¿Por qué es importante?
Las reglas de necesidades de personal te permiten definir una sola vez la lógica de cálculo de tus necesidades (número de personas necesarias en cada franja horaria, para cada puesto), y después dejar que Skello alimente automáticamente tu plan de carga cada semana.
¿Para qué sirven las reglas de necesidades de personal?
En muchos establecimientos, las necesidades de personal siguen una lógica recurrente: una plantilla fija en ciertas franjas horarias (por ejemplo, 2 panaderos cada mañana de 8:00 a 11:30), o una plantilla que varía en función de un indicador de actividad (por ejemplo, 1 cajero por tramo de 250 € de facturación prevista). Con las reglas de necesidades de personal, configuras esta lógica una sola vez y se aplica automáticamente a tu plan de carga.
Hay dos tipos de reglas disponibles:
Regla fija: un número constante de personas en una o varias franjas horarias, sea cual sea el nivel de actividad.
Regla dinámica: un número de personas calculado automáticamente a partir de un indicador previsional (facturación, número de clientes, número de artículos).
¿Qué permisos se necesitan?
Para configurar las reglas, necesitas el permiso «Puedo modificar las reglas y las ausencias del establecimiento».
Para consultar e interactuar con las necesidades calculadas en el planning, necesitas el permiso «Tengo acceso a los indicadores de gestión en el planning y en la pestaña de seguimiento».
Si no dispones de estos permisos, ponte en contacto con el administrador de tu establecimiento.
¿Dónde encontrar la configuración de las reglas?
Las reglas se configuran desde Parámetros > Predicción de actividad > Necesidades de personal.
¿Cómo crear una regla de necesidades de personal?
Desde la pestaña «Necesidades de personal», haz clic en Añadir una regla. Se abre una ventana que te invita a seleccionar:
El puesto al que afecta la regla
El tipo de regla: fija o dinámica
Solo puedes crear una regla por puesto. Si ya existe una regla para un puesto, este no aparecerá en la lista: primero tendrás que modificar o eliminar la regla existente.
Puedes crear hasta 50 reglas por establecimiento.
Regla de necesidades fijas
La regla fija te permite definir un número de personas necesarias en una o varias franjas horarias concretas, independientemente del nivel de actividad. Es especialmente adecuada para puestos cuya plantilla no depende del volumen de actividad.
Ejemplo: 2 panaderos de 8:00 a 11:30 todos los días.
Para configurar una regla fija, indica:
Una o varias franjas horarias (hora de inicio y hora de fin, con una duración mínima de 15 minutos)
El número de personas necesarias en cada franja (un número entero entre 1 y 100)
La granularidad de la franja (por hora o por cuarto de hora)
Varias franjas pueden solaparse: en ese caso, los valores se suman en los tramos comunes.
Regla de necesidades dinámicas
La regla dinámica calcula automáticamente tus necesidades en función de un indicador previsional. Es especialmente adecuada para puestos cuya carga sigue la actividad (caja, recepción, servicio en sala, etc.).
Ejemplo: 1 cajero por tramo de 250 € de facturación prevista, con un mínimo de 1 persona y un máximo de 4 personas.
Para configurar una regla dinámica, rellena los siguientes campos:
Campo | Descripción |
Indicador | El indicador previsional en el que se basa el cálculo: facturación sin IVA, número de clientes o número de artículos. |
Ratio | El valor de actividad cubierto por una persona en un intervalo de 15 minutos (por ejemplo, 250 € por persona por cuarto de hora). |
Mínimo de empleados | El número mínimo de personas previstas, aunque la actividad sea muy baja. |
Máximo de empleados | El número máximo de personas previstas, aunque la actividad sea muy alta. |
Desfase (opcional) | Permite anticipar o desplazar la necesidad respecto al pico de actividad. Por ejemplo, un desfase de -1h para un puesto de cocina permite prever la plantilla necesaria una hora antes de la llegada de los clientes en sala. |
💡El desfase es especialmente útil en restauración: te permite alinear la necesidad de personal con el momento en el que realmente se realiza el trabajo (preparación, puesta a punto, etc.), y no con el pico de actividad en sala.
¿Cómo modificar o eliminar una regla?
Desde la tabla que lista tus reglas en Parámetros > Predicción de actividad > Necesidades de personal, haz clic en la regla que quieras para consultar su detalle.
Para modificar la regla: ajusta los campos deseados y guarda. La fecha de efecto de la regla sigue siendo la de su creación inicial: no cambia al editar la regla.
Para eliminar la regla: utiliza la acción de eliminación. La regla se elimina inmediatamente y deja de aplicarse, ni a los días pasados ni a los días futuros.
¿Dónde ver las necesidades calculadas en el planning?
Una vez configuradas tus reglas, tus necesidades de personal se calculan automáticamente y aparecen en dos lugares de tu planning, en intervalos de 15 minutos.
En la vista día (gráfico de carga)
Las necesidades de personal por puesto aparecen directamente en el gráfico de carga de la vista día, exactamente como si se hubieran introducido manualmente. Así puedes comparar tus necesidades con tus turnos planificados y ajustar tu cobertura.
En la tabla KPI de la predicción de actividad
En la ventana de predicción de actividad, cada fila corresponde a un intervalo de 15 minutos y cada columna de la derecha corresponde a un puesto. Los valores calculados por tus reglas se muestran automáticamente en las celdas.
Por ejemplo, para un puesto «Panadero» (regla fija de 2 personas de 8:00 a 11:30) y un puesto «Caja» (regla dinámica de 1 persona por tramo de 250 € de facturación), podrías ver:
Hora | Facturación prevista | Panadero (fija) | Caja (dinámica) |
08:00 | 500 € | 2 | 2 |
08:15 | 400 € | 2 | 2 (redondeado al alza) |
08:30 | — | 2 | — |
Cuando la regla es dinámica y no hay ninguna previsión introducida para un intervalo, la celda muestra «—»: el cálculo no es posible mientras no se conozca el indicador de actividad.
Bueno saberlo
La entrada manual tiene prioridad: si introduces manualmente un valor en la tabla KPI, ese valor prevalece sobre el cálculo automático de la regla y no se sobrescribe. Si observas que tus necesidades no se actualizan automáticamente, comprueba que no queden valores introducidos manualmente en el día correspondiente. Para que la regla vuelva a aplicarse, elimina todos los valores del día: el cálculo automático se aplicará de nuevo.
Las reglas dinámicas requieren una previsión: si no hay ninguna predicción de actividad introducida para un intervalo, la regla no puede calcular la necesidad y la celda queda vacía («—»). Asegúrate de rellenar correctamente tu previsión para aprovechar al máximo las reglas dinámicas.
Las reglas no se aplican retroactivamente: una regla recién creada se aplica a partir de su fecha de creación. No recalcula las necesidades de las semanas ya pasadas.
Unas necesidades bien rellenadas son la base de una planificación optimizada: un plan de carga actualizado te permite sacar el máximo partido de las demás funcionalidades de Skello (análisis de cobertura, optimización de turnos, etc.).