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Planificación de entrevistas

Este artículo explica cómo configurar la sincronización del calendario, planificar entrevistas, crear y compartir enlaces de reserva, y gestionar las entrevistas. Disponible solo en ordenador.

Gestiona las entrevistas de los candidatos dentro de tu proceso de selección con las herramientas de planificación integradas de JOIN. Esta funcionalidad está diseñada para ahorrarte tiempo, reducir la coordinación manual y agilizar la comunicación en cada etapa.

Con la planificación de entrevistas, puedes:

  • Sincronizar tu calendario: conecta tus calendarios personales (Google, Office 365, Exchange u Outlook) o los calendarios de tu espacio de trabajo (Google Workspace o Microsoft 365) para una disponibilidad en tiempo real.

  • Gestionar de forma centralizada: consulta, planifica y actualiza las entrevistas directamente desde la pestaña Entrevistas o desde cualquier perfil de candidato.

  • Personalizar la disponibilidad: define tus horarios de trabajo, añade tiempo de preparación entre entrevistas y establece límites diarios o semanales.

  • Activar la planificación autónoma: comparte enlaces de reserva con los candidatos para que elijan un horario que convenga a todos.

  • Evitar conflictos: JOIN verifica automáticamente la disponibilidad de todos los entrevistadores.

  • Automatizar la comunicación: usa plantillas listas para usar o personalizadas para los correos de invitación, confirmación y cancelación.

  • Mantener la flexibilidad: modifica, reprograma o cancela entrevistas cuando tus planes cambien.

Antes de planificar entrevistas, debes conectar tu calendario. Puedes conectar un calendario a nivel de espacio de trabajo o individualmente.

Conectar los calendarios del espacio de trabajo

La integración del calendario del espacio de trabajo solo puede gestionarla un Administrador del sistema. Solo puede conectarse un proveedor a la vez, Google o Microsoft 365.

Google Workspace

  1. En la barra lateral, ve a Configuración de la empresa y haz clic en Integraciones.

  2. Desplázate hasta la sección Espacios de trabajo y haz clic en +Conectar en la tarjeta de Google Workspace.

  3. Haz clic en Conectar para abrir la ventana «Autorizar el acceso».

  4. Haz clic en Continuar a los permisos de Google en la ventana.

  5. Autoriza el acceso en la página de permisos de Google.

  6. Todos los usuarios del espacio de trabajo con un dominio de correo coincidente se conectarán automáticamente.

Si no eres el administrador de Google Workspace de tu empresa, haz clic en Compartir con el administrador de Google para copiar el enlace OAuth y compartirlo con tu administrador.

Espacio de trabajo de Microsoft 365

  1. En la barra lateral, ve a Configuración de la empresa y haz clic en Integraciones.

  2. Desplázate hasta la sección Espacios de trabajo y haz clic en +Conectar en la tarjeta de Microsoft 365.

  3. Haz clic en Conectar para abrir la ventana «Autorizar el acceso».

  4. Haz clic en Continuar a los permisos de Microsoft en la ventana.

  5. Autoriza el acceso en la página de permisos de Microsoft.

  6. Todos los usuarios del espacio de trabajo con un dominio de correo coincidente se conectan automáticamente.

Solo puede estar activo un calendario de espacio de trabajo a la vez. Si conectas uno nuevo, el anterior se desactivará.

Conectar un calendario personal

Si tu empresa no ha configurado un calendario de espacio de trabajo, o si quieres conectar tu propio calendario, puedes hacerlo individualmente en tu configuración de usuario.

  1. Haz clic en el icono de tu perfil en la parte inferior izquierda de JOIN.

  2. Ve a Configuración de usuario y abre la pestaña Configuración del calendario.

  3. En la sección Configurar la integración, haz clic en Conectar junto a tu proveedor de calendario.

  4. Sigue las instrucciones en pantalla para iniciar sesión y autorizar el acceso a tu calendario.

  5. Tu calendario aparece en la lista Calendarios conectados y JOIN empieza a sincronizar tu disponibilidad automáticamente.

Configurar la disponibilidad para las entrevistas

Definir los horarios de reunión

  1. Ve a Configuración de usuario y abre la pestaña Configuración del calendario.

  2. Desplázate hasta Horarios de reunión y disponibilidad.

  3. Define las horas de inicio y fin para cada día con los selectores de hora.

  4. Haz clic en + o en Añadir nueva franja para añadir varias franjas por día, hasta 5 por día.

  5. Haz clic en Guardar cambios.

La disponibilidad por defecto es de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00.

Definir el tiempo de preparación

  1. Ve a Configuración de usuario > Configuración del calendario.

  2. Desplázate hasta Tiempo y límites de preparación.

  3. Activa Tiempo de preparación antes y selecciona el número de minutos (de 5 a 120 minutos).

  4. Activa Tiempo de preparación después y selecciona el número de minutos (de 0 a 120 minutos).

  5. Haz clic en Guardar cambios.

Definir límites de entrevistas

  1. Ve a Configuración de usuario > Configuración del calendario.

  2. Desplázate hasta Tiempo y límites de preparación.

  3. Activa Límite de entrevistas diario y define un número de 1 a 99.

  4. Activa Límite de entrevistas semanal y define un número de 1 a 99.

  5. Haz clic en Guardar cambios.

Planificar entrevistas

Desde el perfil del candidato

  1. Ve al perfil del candidato.

  2. Puedes planificar entrevistas desde la pestaña Resumen haciendo clic en Planificar una entrevista, desde el botón + en el panel izquierdo seleccionando Entrevista, o desde la pestaña Entrevistas haciendo clic en Planificar una entrevista.

  3. En la ventana de entrevista, rellena los detalles.

  4. Haz clic en Enviar invitación.

Desde la pestaña Entrevistas

  1. En la barra lateral, ve a la pestaña Entrevistas y abre la subpestaña Próximas.

  2. Haz clic en el botón Calendario en la parte superior derecha.

  3. Selecciona un candidato en el menú desplegable.

  4. En la ventana de entrevista, rellena los detalles.

  5. Haz clic en Enviar invitación.

Gestionar entrevistas

Ver entrevistas

Ve a la pestaña Entrevistas en tu barra lateral. Esta sección se divide en tres subpestañas: Próximas, Pendientes (el candidato aún no ha reservado), Anteriores. Puedes filtrar las entrevistas con los menús desplegables Oferta y Entrevistador.

Estados de las entrevistas

  • Pendiente del candidato: la invitación ha sido enviada, el candidato aún no ha reservado.

  • Expirada: el enlace de reserva ha expirado.

  • Planificada: el candidato ha reservado una franja.

  • Reprogramada: el candidato ha modificado su reserva.

  • Confirmada: todos los participantes han aceptado la entrevista.

  • En curso: la entrevista está teniendo lugar.

  • Finalizada: la entrevista ha terminado.

  • Ausente: el candidato no se ha presentado.

  • Cancelada: la entrevista ha sido cancelada.

  • Rechazada por el candidato: el candidato ha rechazado la entrevista.

Modificar una entrevista

Para entrevistas pendientes: haz clic en la tarjeta de la entrevista, selecciona Modificar, actualiza los campos deseados, haz clic en Actualizar.

Para entrevistas reservadas: haz clic en la tarjeta, selecciona Modificar, actualiza el título, los entrevistadores, el tipo de lugar, el lugar, la videoconferencia, las salas, la descripción o el estado privado. La hora, la fecha, el candidato y la Oferta no pueden modificarse tras confirmar la reserva.

Cancelar una entrevista

  1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista y selecciona Cancelar.

  2. Selecciona una plantilla de correo de cancelación o redacta un mensaje personalizado.

  3. Haz clic en Cancelar la entrevista.

Reenviar la invitación

  1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista expirada.

  2. Haz clic en Reenviar invitación.

  3. Verifica y actualiza los detalles si es necesario.

  4. Haz clic en Reenviar invitación al final de la ventana.

Eliminar una entrevista

  1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista y selecciona Eliminar.

  2. En la ventana de confirmación, haz clic en Sí, eliminar para confirmar.

Solo el organizador de la entrevista y los usuarios Administrador del sistema pueden eliminar entrevistas.

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