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Plantillas de correo electrónico

Crea y gestiona plantillas de correo electrónico para comunicarte con los candidatos. Utiliza variables, idiomas y valores por defecto para mantener una comunicación coherente. Disponible solo en ordenador.

Las plantillas de correo electrónico en JOIN son mensajes predactados que puedes preparar una sola vez y reutilizar cuando sea necesario. Facilitan el envío de una comunicación coherente y profesional a los candidatos. Por ejemplo, puedes crear plantillas para las confirmaciones de candidatura, las invitaciones a una entrevista, los rechazos o las cartas de oferta.

Usar las plantillas de correo electrónico

Las plantillas pueden usarse en JOIN en diferentes escenarios:

  • Enviar correos individuales desde el perfil de un candidato o desde la Mensajería

  • Responder, reenviar o responder a todos en hilos de correo existentes

  • Enviar mensajes masivos (p. ej. rechazos en masa)

  • Enviar correos del sistema automatizados (p. ej. confirmaciones de candidatura o rechazos)

Las plantillas son completamente editables cuando se insertan en correos individuales. Para los rechazos masivos, los correos de rechazo automáticos y las confirmaciones de candidatura, las plantillas deben usarse tal cual.

Crear plantillas de correo electrónico

Los usuarios Administrador del sistema y Estándar pueden crear, modificar, duplicar, eliminar y definir plantillas por defecto. Los usuarios Limitado solo pueden ver e insertar plantillas existentes.

Crear una nueva plantilla

  1. Ve a Configuración en el menú de navegación izquierdo

  2. Haz clic en Plantillas de correo

  3. Haz clic en +Añadir plantilla en la parte superior derecha

  4. Rellena los campos obligatorios:

    • Nombre : nombre interno para identificar la plantilla

    • Tipo de correo : Confirmación de candidatura, Confirmación de rechazo, Solicitud de consentimiento, Invitación a una evaluación, Confirmación de candidatura espontánea o General

    • De : tu dirección de reclutador de JOIN o dirección sin respuesta

    • Idioma : la versión lingüística que añades

    • Asunto : el asunto de esta plantilla de correo

    • Cuerpo : el contenido del mensaje

  5. Opcional: marca Usar la plantilla por defecto para este tipo de correo

  6. Haz clic en Guardar

Puedes añadir varias versiones lingüísticas a una sola plantilla. No puedes eliminar una versión lingüística una vez añadida a una plantilla.

Modificar una plantilla

  1. Ve a Configuración > Plantillas de correo.

  2. Selecciona la plantilla que deseas modificar.

  3. Actualiza el asunto, el cuerpo o añade nuevas versiones lingüísticas.

  4. Haz clic en Guardar cambios.

No puedes modificar el tipo de correo de la plantilla una vez creada. Si necesitas otro tipo, duplica la plantilla y selecciona un nuevo tipo.

Duplicar y eliminar una plantilla

Duplicar : abre la plantilla, haz clic en el icono de copia en la parte inferior, renombra la plantilla duplicada, haz clic en Guardar cambios.

Eliminar : abre la plantilla, haz clic en el icono de eliminación en la parte inferior y confirma. Las plantillas definidas como «por defecto» no pueden eliminarse. Si eliminas una plantilla usada en una Oferta activa, JOIN la reemplazará automáticamente por la plantilla por defecto de ese tipo de correo.

Usar las variables

Las variables son campos dinámicos que personalizan automáticamente ciertas partes de tus correos (p. ej. nombre del candidato, título de la oferta, nombre de la empresa).

Para añadir una variable:

  1. En el editor de plantilla, coloca el cursor donde quieras

  2. Haz clic en el icono {...} en la barra de formato o escribe {

  3. Selecciona la variable deseada en el menú que se abre

Plantillas de correo electrónico por defecto

JOIN proporciona un conjunto de plantillas por defecto preconfiguradas:

  • Confirmación de candidatura : enviada automáticamente cuando un candidato se postula a tu oferta en línea

  • Confirmación de rechazo : enviada cuando se rechaza a un candidato, manual o automáticamente

  • Invitación a una evaluación : enviada automáticamente cuando invitas a un candidato a realizar una prueba

  • Solicitud de consentimiento : enviada automáticamente cuando solicitas consentimiento para procesar los datos de un candidato

  • Confirmación de candidatura espontánea : enviada automáticamente después de que un candidato envíe una candidatura espontánea

  • General : para cualquier comunicación personalizada en tu proceso de selección

Definir una plantilla por defecto

  1. Ve a Plantillas de correo

  2. Abre la plantilla que quieres definir por defecto

  3. Marca la casilla Usar la plantilla por defecto para este tipo de correo

  4. Haz clic en Guardar cambios

Insertar una plantilla de correo

Cada vez que redactas un correo en JOIN, puedes insertar rápidamente una plantilla.

  1. Haz clic en Redactar correo y, en la ventana de redacción, haz clic en el icono Plantillas en la parte inferior.

  2. Un menú desplegable se abre y muestra todas las plantillas disponibles para ese tipo de correo.

  3. Pasa el ratón por el nombre de una plantilla para previsualizar su asunto y cuerpo.

  4. Haz clic en la plantilla deseada para insertarla en tu borrador.

  5. Realiza los cambios deseados (en los correos individuales, las plantillas son completamente editables).

  6. Haz clic en Enviar cuando estés listo.

Las plantillas solo pueden modificarse cuando se insertan en correos individuales. Para las acciones masivas o los correos automatizados, las plantillas se usan tal cual.

Insertar una plantilla al rechazar a un candidato

También puedes usar plantillas cuando rechazas candidatos:

  • Rechazos individuales : abre la candidatura del candidato y elige una plantilla de rechazo. Puedes modificar el contenido antes del envío.

  • Rechazos masivos : selecciona varios candidatos y aplica una plantilla de rechazo. La plantilla se envía tal cual y no puede modificarse en el paso de envío.

  • Programar los correos de rechazo : programa los mensajes de rechazo para un envío posterior.

Si prefieres no informar a los candidatos, simplemente haz clic en Rechazar sin notificación.

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