Como gerente, puedes convertir tus contratos actuales en plantillas de Skello en pocos minutos. Importa un documento de RRHH en .docx o PDF: se mantiene su diseño (logotipos, colores, fuentes, tablas) y la IA detecta los datos propios de cada empleado (nombre, puesto, salario, fecha de alta…) para vincularlos con las variables correctas. La IA lo prepara, tú lo validas: un vistazo, una validación y tu plantilla está lista para generarse y firmarse sin salir de Skello.
💡 Esta funcionalidad está disponible en el plan HR Expert.
Qué hace la importación de plantillas
Ya tienes tus contratos, anexos o certificados en Word o PDF, a menudo revisados por tu gestoría o tu departamento jurídico. Con la importación, no tienes que volver a crearlos a mano en Skello:
Se mantiene el diseño: textos, títulos, tablas, logotipos, colores, encabezados y pies de página.
Las variables se proponen automáticamente: Skello detecta los datos que cambian de un empleado a otro (nombre, apellidos, puesto, salario, fechas…) y los sustituye por variables de Skello.
Tú tienes el control: no se envía nada a ningún empleado sin tu validación. Puedes editar la plantilla como cualquier otra plantilla de Skello.
🤖 Una funcionalidad basada en IA
La importación utiliza inteligencia artificial. Como cualquier herramienta de IA, puede equivocarse u omitir algún dato, y dos importaciones del mismo archivo pueden dar resultados ligeramente distintos. Es normal: la IA prepara el trabajo y tú lo revisas. Revisa siempre el documento antes de usar la plantilla.
Antes de importar: prepara bien el documento
El resultado depende mucho del archivo de partida. Unos minutos de preparación te harán ganar tiempo después.
Usa preferentemente Word (.docx). Da mejores resultados que el PDF porque el texto y el diseño están mejor estructurados.
Si usas un PDF, elige la versión exportada desde Word (texto seleccionable), no un escaneo ni una foto.
Evita marcas de agua, cuadros de texto superpuestos y documentos protegidos con contraseña.
Un archivo = una plantilla. Si partes de un contrato ya rellenado para un empleado, la IA intentará convertir sus datos en variables: revísalas con atención.
Formatos y límites
Formatos aceptados | .docx y PDF (los archivos .doc no se aceptan: ábrelos en Word y guárdalos como .docx) |
Tamaño máximo | 10 MB |
Número máximo de páginas | 50 páginas |
Documentos rechazados | PDF protegidos con contraseña, documentos de más de 50 páginas, otros formatos (.doc, imágenes, .odt, .zip…) |
Escaneos y fotos | Se aceptan, pero el resultado es menos fiable: el diseño y las variables se reconstruyen a partir de la imagen |
Duración de la importación | Unas decenas de segundos por lo general, más si el documento es largo |
Lo que la importación (aún) no hace a la perfección:
Reproducir de forma idéntica los diseños complejos: varias columnas, tablas anidadas, cuadros de texto, fuentes poco comunes. El resultado se parece mucho al original, pero puede necesitar algunos retoques.
Detectar todas las variables: solo se añaden las variables de las que la IA está lo bastante segura. El resto se queda como texto y puedes añadirlas a mano.
Entender una etiqueta ambigua: si el documento solo dice «Ciudad: ……», la IA puede dudar entre la ciudad del empleado y la del establecimiento.
Importar una plantilla
Ve a Ajustes > Gestión de documentos > Plantillas de documentos de RRHH
Haz clic en Importar una plantilla.
Arrastra y suelta tu archivo o haz clic para seleccionarlo en tu ordenador y, después, haz clic en Importar.
Espera a que terminen las 3 fases de carga: lectura del documento, detección de variables y maquetación. Puedes cancelar en cualquier momento.
La plantilla se abre en el editor. Su título es el nombre de tu archivo. Se guarda desactivada en tu lista de plantillas: no podrás usarla hasta que la actives.
Revisar y ajustar el resultado
Es el paso más importante. Tómate tu tiempo para revisar la plantilla antes de activarla.
Revisa cada variable. Pasa el ratón por encima para ver el texto original que ha sustituido.
Elimina una variable incorrecta haciendo clic en su cruz: el texto original vuelve a su sitio.
Añade una variable que falte desde la pestaña Variables, arrastrándola o haciendo clic en ella.
Ajusta el diseño si hace falta con la barra de herramientas: fuente, tamaño, colores, alineación, imágenes.
Previsualiza la plantilla para comprobar el resultado final.
Haz clic en Finalizar y, después, activa la plantilla en tu lista para poder usarla.
¿El resultado no es el que esperabas?
Lo que ves | Por qué | Qué hacer |
Un dato no se ha convertido en variable | El campo no era lo bastante explícito o la IA no estaba lo bastante segura | Añade la variable a mano desde la pestaña Variables. |
Una variable está en el lugar equivocado (p. ej., la ciudad del establecimiento en vez de la del empleado) | La etiqueta del documento era ambigua | Haz clic en la cruz de la variable (el texto original vuelve a aparecer) e inserta la correcta. |
El diseño es distinto del original (fuente, márgenes, tabla) | Skello recrea el diseño de tu documento. Es menos preciso a partir de un PDF y con diseños complejos (columnas, tablas anidadas, fuentes poco comunes) | Vuelve a importar la versión en Word si la tienes o ajústalo en el editor. |
Dos importaciones del mismo archivo no dan el mismo resultado | Es el funcionamiento normal de la IA | Quédate con la mejor versión y ajústala. Elimina la otra. |
La importación se rechaza | Formato no aceptado (.doc, por ejemplo), archivo de más de 10 MB, PDF protegido o más de 50 páginas | Quita la protección, guarda el archivo como .docx o reduce su tamaño. |
Ha desaparecido o se ha modificado texto | No es un comportamiento esperado | Contáctanos con tu archivo original. |
Usar la plantilla importada
Una vez guardada, la plantilla funciona como cualquier plantilla creada en Skello.
Para un solo empleado: ve a la ficha del empleado > Documentos > Crear un documento > selecciona tu plantilla. Las variables se rellenan automáticamente con los datos de su expediente de RRHH.
Para varios empleados: ve a Empleados > Gestión agrupada de documentos > Crear un documento a partir de una plantilla, selecciona los destinatarios y elige tu plantilla importada.
¿Quién puede usarla? Los administradores y otras licencias con acceso a las plantillas de documentos en los ajustes, con la opción HR Expert.
Contactar con soporte
Antes de escribirnos, prueba a:
Volver a importar el archivo una o dos veces.
Importarlo en .docx si habías usado un PDF.
Corregir el resultado en el editor.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una plantilla importada?
¿Puedo editar una plantilla importada?
Sí, como cualquier plantilla de Skello: texto, diseño, variables, imágenes.
¿Por qué no se han detectado algunas variables?
¿Por qué no se han detectado algunas variables?
La IA solo añade una variable cuando está lo bastante segura, para evitar errores. Añade las variables que falten desde la pestaña Variables y haz que los campos sean más explícitos en tus próximos archivos.
¿Puedo importar un documento en otro idioma?
¿Puedo importar un documento en otro idioma?
Sí. Las variables se proponen en el idioma de tu cuenta.