¿Por qué es importante?
Al suscribirse a la opción de firma electrónica, puede enviar varios tipos de documentos a los empleados para que los firmen en línea de forma segura.
La opción de firma electrónica también puede utilizarse para que los empleados firmen las hojas de asistencia cada semana.
¿Cómo envío documentos para su firma?
Acceda a la opción de firma electrónica
Puede acceder a la opción de firma electrónica de documentos desde la sección Empleados > Documentos.
Todos los documentos añadidos a los expedientes de los empleados pueden enviarse para su firma electrónica, tanto si se han creado utilizando una plantilla de documento en Skello como si se han importado desde el exterior.
Los documentos importados deben guardarse en formato PDF antes de poder ser enviados para su firma.
Cuando se crea un documento utilizando una plantilla de documento
Cuando se crea un documento utilizando una plantilla de documento en Skello, se puede enviar para su firma inmediatamente después de su creación.
Una vez finalizada la creación del documento, aparece una ventana confirmando que el documento se ha guardado en el espacio del empleado y ofreciendo enviarlo para su firma o simplemente por correo electrónico, sin firma electrónica.
Si el documento no se envía a firmar en esta fase, puede enviarse más tarde a través del documento guardado.
Una vez guardado o importado el documento en el espacio del empleado
Haga clic en los tres puntos a la derecha de la línea del documento.
Seleccione Enviar para firmar.
Seleccionar el/los firmante(s)
Aparece una ventana para seleccionar el destinatario o destinatarios del documento para firma electrónica.
Por defecto, el documento se envía al empleado cuyo espacio contiene el documento.
Se puede añadir un segundo firmante: sólo los gestores con permisos de administrador del sistema o máster avanzado pueden ser seleccionados como segundo firmante.
Para poder ser seleccionado, el gestor debe tener una dirección de correo electrónico válida introducida en su ficha.
Puede añadir las iniciales del empleado y del gestor al final de cada página del documento marcando la casilla «Añadir iniciales al final de cada página».
Prepare el documento antes de enviarlo
Una vez que haya seleccionado al firmante o firmantes, aparecerá una nueva ventana en la que podrá visualizar el documento para:
Revisar el contenido del documento antes de enviarlo.
Colocar la inserción para la(s) firma(s) en el documento.
Hacer clic en las flechas situadas a la derecha y a la izquierda del documento para navegar entre las páginas. Haga clic en el icono de la lupa para ampliar la página.
Haga clic en el lugar de la página donde debe colocarse la firma. Aparecerá una vista previa que le ayudará a decidir dónde colocar la firma.
Si la firma no está colocada correctamente, haga clic en la cruz a la derecha del nombre del firmante para cambiar la colocación.
Envío del documento para su firma
Los firmantes reciben un correo electrónico invitándoles a firmar el documento. Pueden acceder al documento, leerlo y optar por firmarlo.
Las palabras «Leído y aprobado» y la fecha de la firma se añaden automáticamente bajo la firma del firmante.
Se envían recordatorios automáticos a los firmantes si no firman el documento: se envían tres recordatorios cada dos días.