La suscripción a la opción de firma electrónica permite enviar diferentes tipos de documentos a los empleados para que los firmen en línea de manera segura.

Los temas presentados en este artículo:

La opción de firma electrónica también se puede utilizar para que los empleados firmen las hojas de asistencia cada semana. 👉Consultar este artículo para obtener más información.

La opción de firma electrónica de documentos está disponible en la sección Empleados > Documentos.

Todos los documentos agregados en las fichas de los empleados se pueden enviar para su firma electrónica, ya sean creados a través de una plantilla de documento en Skello o importados desde el exterior.

⚠️ Los documentos importados deben guardarse en formato PDF no editable para poder enviarse para su firma.

👉 Obtén más información sobre la gestión de documentos en las fichas de los empleados

Cuando se crea un documento a través de una plantilla de documento en Skello, se puede enviar para su firma inmediatamente después de su creación.

Una vez finalizada la creación del documento, aparece una ventana para confirmar que el documento se ha guardado en el espacio del empleado y, al mismo tiempo, ofrece enviar el documento para su firma electrónica o enviarlo simplemente por correo electrónico sin firma electrónica.

💡Si el documento no se envía para su firma en esta etapa, se puede enviar más tarde a través del documento guardado.

Haga clic en los 3 puntos a la derecha de la línea > seleccione Enviar para firmar.

Aparece una ventana en la que se puede seleccionar el destinatario o destinatarios del documento para su firma electrónica.

Por defecto, el documento se envía al empleado en cuyo espacio se creó o importó el documento.

Se puede agregar un segundo firmante para el mismo documento: solo los gerentes que tienen permiso de Administrador del sistema o Maestro avanzado pueden ser seleccionados como segundo firmante de los documentos.

👉 Obtenga más información sobre los diferentes permisos

⚠️ Para poder ser seleccionado en la lista, el gerente debe tener una dirección de correo electrónico válida registrada en su ficha.

💡Además de las firmas del empleado y del gerente, se pueden agregar las iniciales de ambos al final de cada página del documento para rubricarlo. Marque la casilla “Añadir las iniciales al final de cada página".

Una vez seleccionado(s) el/los firmante(s), se propone una nueva ventana para visualizar el documento, para poder:

💡Haz clic en las flechas a la derecha e izquierda del documento para ir a la página siguiente o anterior.

💡Haz clic en el icono de la lupa para ampliar la página y poder releerla.

Una vez identificada la página que se va a firmar, haz clic en el lugar donde se va a colocar la firma. Se muestra una vista previa para ayudar a determinar la ubicación de la firma.

💡Si la firma no está en el lugar correcto, haz clic en la cruz a la derecha del nombre del firmante para modificar la ubicación.

Los firmantes reciben un correo electrónico que los invita a firmar el documento: pueden acceder al documento para leerlo y elegir firmarlo.

💡 Las palabras "Leído y aprobado" y la fecha en que se firmó el documento se colocan automáticamente debajo de la firma del firmante.

💡Se envían recordatorios automáticamente a los firmantes si no firman el documento enviado: se enviarán 3 recordatorios, uno cada 2 días.

Una vez que se envía el documento para firma electrónica, hay 2 formas de seguir el estado de la firma del documento. Desde el espacio de documentos del empleado o desde el espacio de seguimiento de la firma electrónica de los documentos.

Desde la carpeta donde se guarda el documento (por ejemplo, Contratos): a la derecha de la línea del documento enviado para la firma electrónica, aparece un estado de las firmas. Esto permite saber si el documento se envió y está esperando ser firmado o si está firmado.

Se puede reenviar el documento para su firma electrónica si aún no está firmado > Haga clic en los 3 puntos a la derecha de la línea y seleccione "Reenviar para firma".

💡El documento solo se reenviará a las personas que aún no hayan firmado el documento.

⚠️Una vez que está firmado, el documento enviado se reemplaza por la versión firmada para que se pueda consultar y descargar.

Se creó un espacio de seguimiento para seguir la firma electrónica de varios documentos enviados, desde la pestaña Empleados.

Haga clic en el icono del lápiz en la esquina superior derecha de la página para acceder a él.

El espacio de seguimiento aparece a la derecha de la pantalla. Permite seguir la fecha de envío y el progreso de la firma de todos los documentos enviados.

El estado de la firma se puede seguir en la columna de firma. Hay 3 estados posibles:

💡Pase el mouse sobre el círculo para saber quién firmó el documento.

💡Si el documento aún no está firmado por todos los firmantes, una flecha a la derecha de la línea propone reenviar el documento para su firma.

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