Como manager, puedes crear y centralizar plantillas de documentos administrativos en un único espacio y reutilizarlas para todos tus empleados.
Para saber cómo gestionar los documentos añadidos a Skello, consulta estos artículos:
Disponible en la oferta RH Expert
¿Cómo crear una plantilla de documentos?
Acceso a la creación de plantillas
Puedes acceder a esta función desde Configuración > Gestión de plantillas > Crear una plantilla.
Es accesible para todos los administradores del sistema y para los niveles de permiso máster estándar/avanzado, planificadores estándar/avanzado y sólo lectura estándar/avanzado siempre que tengan acceso al permiso asociado.
Cómo crear una plantilla de documento
Crear una plantilla de documento implica escribir un cuerpo de texto fijo y añadir variables que se rellenarán automáticamente con la información introducida en los registros de los empleados cuando se utilice la plantilla.
Haz clic en + Crear una plantilla: aparecerá una página en blanco para escribir el cuerpo del texto.
Copiar/pegar: Puedes copiar y pegar desde un documento ya creado en formato texto, Word o PDF.
Personaliza la maquetación del cuerpo del texto desde la barra de herramientas en la parte superior de la página:
Estilo de texto
Tipo de bloque (título, subtítulo, párrafo, etc.)
Tamaño y tipo de fuente
Negrita, Cursiva, Subrayado, Tachado
Color de resaltado, Color del texto
Maquetación
Izquierda, Centrado, Derecha, Justificado
Interlineado
Salto de página
Numeración
Lista ordenada, Lista no ordenada
Regla
Multimedia
Hipervínculo
Tabla
Historial
Deshacer
Rehacer
Añadir variables: En la parte derecha de la página, selecciona las variables correspondientes a los datos personales y contractuales introducidos en las fichas de los empleados y del establecimiento (apellidos, nombre, fecha de nacimiento, dirección, fechas de contrato, etc.).
Para añadir una variable al cuerpo del texto:Sitúa el ratón sobre la variable y haz clic para seleccionarla.
Mantén pulsado el botón del ratón y arrastra la variable a la zona deseada del documento para añadirla.
La variable puede eliminarse del documento haciendo clic en la cruz situada a la derecha del recuadro.
Añadir imágenes: En la parte derecha de la página, puedes cargar y añadir imágenes (logo, etc.) y moverlas en tu documento.
Para añadir una imagen al cuerpo del texto:
Coloca el ratón sobre la imagen y haz clic para seleccionarla.
Mantén el clic con el ratón y desplaza la imagen hacia la zona deseada en el documento para insertarla. Puedes cambiar el tamaño y moverla donde quieras en el documento.
La imagen puede eliminarse del documento seleccionándola y haciendo clic en el botón de eliminación del teclado.
Estas imágenes se añaden automáticamente a tu biblioteca y podrán reutilizarse en tus próximas creaciones de plantillas.
Guarda la plantilla: Una vez añadidos el cuerpo del texto y las variables a la plantilla del documento, haz clic en el botón Guardar como una plantilla situado en la parte superior derecha de la página y elige un título para la plantilla.
La plantilla guardada puede consultarse y modificarse si es necesario desde Parámetros > Plantillas de documentos administrativos.
¿Cómo se utiliza una plantilla de documento?
Para un solo empleado/a
Una vez guardada la plantilla de documento en los parámetros del establecimiento, puede utilizarse para los empleados/as del establecimiento:
Accede a la ficha del empleado/a:
Empleados > Ficha del empleado/a > Documentos
Crear un documento: En el espacio Documentos de la ficha del empleado/a, haz clic en el botón Crear un documento y selecciona la plantilla de documento deseada.
Autocompletar: Cuando la plantilla se utiliza para un/a empleado/a, las variables añadidas a la plantilla se completan automáticamente con los datos personales y contractuales introducidos en la ficha del empleado/a.
Es posible previsualizar la versión final del documento haciendo clic en el ojo en la parte superior derecha.
Para varios empleados
Una vez guardada la plantilla de documento en los parámetros del establecimiento, puede utilizarse para los empleados/as del establecimiento:
Accede al espacio Empleados > Gestión agrupada de documentos (icono en la parte superior derecha)
Haz clic en "Crear un documento a partir de una plantilla"
Selecciona los empleados y/o los equipos para quienes deseas crear el documento
Elige si solicitar o no una firma electrónica
Elige la carpeta en la que se depositará el documento
Elige tu plantilla de documento
Previsualiza la plantilla y un ejemplo del documento final en PDF con la información de uno de los destinatarios. Una vez que todo esté en orden, haz clic en "Crear los documentos".
Autocompletar: Cuando la plantilla se utiliza para varios empleados, las variables añadidas a la plantilla se completan automáticamente con los datos personales y contractuales introducidos en la ficha de cada empleado/a.
Si falta una o varias informaciones correspondientes a las variables de la plantilla en la ficha del empleado/a, el documento no puede crearse. Aparece un punto rojo a la izquierda del nombre del documento con un signo de exclamación. Al pasar el ratón sobre este punto, aparece la lista de variables no completadas para saber qué debe rellenarse en la ficha del empleado/a para poder crear el documento.
Guardar y enviar el documento
Una vez completado el documento, puede guardarse en formato PDF en el espacio Documentos del empleado/a directamente.
El documento guardado puede enviarse posteriormente por correo electrónico al empleado/a desde la plataforma.
Debe introducirse una dirección de correo electrónico en la ficha del empleado/a para que el documento pueda enviarse por correo.
Si la opción Firma electrónica de documentos está activada, el documento también puede enviarse al empleado/a para firma electrónica desde la plataforma. Más información sobre la firma de documentos
El documento guardado puede consultarse, compartirse y eliminarse desde el espacio del empleado/a.
Saber cómo gestionar los documentos como mánager o como empleado/a.