Como manager, puedes crear y centralizar plantillas de documentos administrativos en un único espacio y reutilizarlas para todos tus empleados.
Para saber cómo gestionar los documentos añadidos a Skello, consulta estos artículos:
¿Cómo crear una plantilla de documentos?
Acceso a la creación de plantillas
Puedes acceder a esta función desde Parámetros > Plantillas de documentos administrativos > + Crear una plantilla.
Es accesible para todos los administradores del sistema y para los niveles de permiso máster estándar/avanzado, planificadores estándar/avanzado y sólo lectura estándar/avanzado siempre que tengan acceso al permiso asociado.
Cómo crear una plantilla de documento
Crear una plantilla de documento implica escribir un cuerpo de texto fijo y añadir variables que se rellenarán automáticamente con la información introducida en los registros de los empleados cuando se utilice la plantilla.
Haz clic en + Crear una plantilla: aparecerá una página en blanco para escribir el cuerpo del texto.
Copiar/pegar: Puedes copiar y pegar desde un documento ya creado en formato texto, Word o PDF.
Diseño: personaliza el diseño del cuerpo del texto desde la barra de herramientas situada en la parte superior de la página:
Tamaño del título o del párrafo
Texto en negrita, cursiva, subrayado o tachado
Alineación a la izquierda, al centro o a la derecha / texto justificado
Viñetas o números
Añadir una imagen desde archivos informáticos
El tamaño de letra puede cambiarse para todo un párrafo. El color del texto no puede cambiarse.
Añadir variables: En la parte derecha de la página, selecciona las variables correspondientes a los datos personales y contractuales introducidos en las fichas de los empleados (apellidos, nombre, fecha de nacimiento, dirección, fechas de contrato, etc.).
Para añadir una variable al cuerpo del texto:Sitúa el ratón sobre la variable y haz clic para seleccionarla.
Mantén pulsado el botón del ratón y arrastra la variable a la zona deseada del documento para añadirla.
La variable puede eliminarse del documento haciendo clic en la cruz situada a la derecha del recuadro.
Guarda la plantilla: Una vez añadidos el cuerpo del texto y las variables a la plantilla del documento, haz clic en el botón Guardar como una plantilla situado en la parte superior derecha de la página y elige un título para la plantilla.
La plantilla guardada puede consultarse y modificarse si es necesario desde Parámetros > Plantillas de documentos administrativos.
¿Cómo se utiliza una plantilla de documento?
Cómo utilizar una plantilla de documento
Una vez guardada la plantilla de documento en los ajustes del establecimiento, puede utilizarse para los empleados del centro:
Accede al expediente del empleado:
Empleados > Expediente del empleado > Documentos
Crea un documento: En el área Documentos del expediente del empleado, haz clic en el botón Crear un documento y selecciona la plantilla de documento deseada.
Cumplimentación automática: Cuando se utiliza la plantilla para un empleado, las variables añadidas a la plantilla se completan automáticamente con los datos personales y contractuales introducidos en la ficha del empleado.
Si en el expediente del empleado faltan uno o varios datos correspondientes a las variables de la plantilla, el documento no podrá crearse. A la izquierda del nombre del documento aparece un punto rojo con un signo de exclamación. Si pasa el ratón por encima de este punto, aparece una lista de variables que no se han rellenado, mostrando lo que hay que rellenar en el expediente del empleado antes de poder crear el documento.
Guardar y enviar el documento
Una vez completado el documento, puedes guardarlo en formato PDF directamente en el área Documentos del empleado.
A continuación, el documento guardado puede enviarse por correo electrónico al empleado desde la plataforma.
Es necesario introducir una dirección de correo electrónico en la ficha del empleado para que el documento se envíe por correo electrónico.
Si la opción Firma electrónica de documentos está activada, el documento también puede enviarse al empleado para que lo firme electrónicamente desde la plataforma.
A continuación, el documento guardado puede visualizarse, compartirse y eliminarse desde la ficha del empleado.