¿Por qué es importante?
Una vez que un documento ha sido enviado para su firma electrónica, tu puedes seguir su estado de dos maneras: desde el área de documentos del empleado o desde el área de seguimiento de firma electrónica de documentos.
En el área de documentos del empleado
Desde la carpeta donde está guardado el documento (por ejemplo: Contratos), aparece un estado de firma a la derecha de la línea del documento enviado para firma electrónica. Este estado indica si el documento ha sido enviado y está pendiente de firma o si ya ha sido firmado.
El documento puede ser devuelto para su firma si aún no ha sido firmado. Haz clic en los tres puntos a la derecha de la línea y selecciona «Enviar para firmar».
El documento sólo se devolverá a quienes aún no lo hayan firmado.
Una vez firmado, el documento enviado será sustituido por la versión firmada, que podrá visualizarse y descargarse.
Del área de seguimiento de la firma electrónica
Se ha creado un área de seguimiento para rastrear la firma electrónica de varios documentos enviados desde la pestaña Empleados.
Haga clic en el icono del lápiz situado en la parte superior derecha de la página para acceder a él.
El área de seguimiento aparece en su pantalla y le permitirá realizar un seguimiento de cada documento enviado con información detallada visible :
Firmante : la persona o personas que deben firmar el documento.
Nombre del documento : identificación clara del documento enviado.
Carpeta del documento : indica a qué proyecto o categoría pertenece el documento.
Estado de la firma : indica si el documento ha sido firmado, con el nombre de la persona que lo ha firmado.
El estado de la firma se puede seguir en la columna «Firma». Hay tres estados posibles :
Un rectángulo amarillo vacío 0/2: ninguno de los firmantes ha firmado aún el documento.
Un rectángulo amarillo 1/2: uno de los dos firmantes ha firmado el documento.
Un rectángulo verde 2/2: los dos firmantes han firmado el documento.
Pase el ratón por encima del círculo para saber quién ha firmado el documento..
Fecha de envío : para saber cuánto tiempo hace que se envió el documento.
Fecha de recordatorio : si procede, indica el último recordatorio enviado para obtener la firma.
Acciones que se pueden realizar directamente desde la tabla :
Cancelar el envío : retirar el documento del proceso de firma si es necesario.
Reenviar en masa : permite reenviar para su firma todos los documentos no firmados con un solo clic.
Filtrado y búsqueda avanzada :
Posibilidad de filtrar los documentos por destinatario, carpeta o estado de la firma (los filtros se pueden combinar).