Rappel
L’activation d’un compte Silae API est un service payant et n’est pas inclus dans votre offre Skello. Nous vous recommandons de vérifier auprès de votre gestionnaire de paie si des frais de mise en place supplémentaires s’appliquent.
1 compte Skello ne peut être rattaché qu’à un seul compte Silae
Création d’employé : vérifier la date de naissance et le numéro de sécurité sociale (cocher de la case “[…] pas de numéro de sécurité sociale” en cas d’absence)
Création de contrat : vérifier les dates de début d’emploi Silae et date de début de contrat contrat Skello
Respecter les bonnes pratiques sur les contrats et les avenants.
La suppression d’un employé ou d’un contrat doit être faite manuellement dans Silae.
La connexion est asynchrone : Aucune erreur instantanée si les clés d'API sont incorrectes. L'utilisateur est notifié ultérieurement par email.
1. Matricule de paie de l’établissement et nom en interne
Pour chaque établissement: un “matricule de paie de l’établissement” est indispensable. Il correspond au numéro de dossier dans Silae et doit être renseigné dans Skello sur la page Établissement.
⚠️Vous ne pouvez connecter qu’un seul compte Silae à votre compte Skello.
Autrement dit, vos dossiers doivent être sur le même compte Silae.
Nom en interne
Afin de d’assurer le bon fonctionnement de l’intégration, il est également nécessaire de renseigner le Nom interne que figure sur Silae pour chacun des établissements Skello dans le champ correspondant.
Pour cela, rendez-vous dans votre Fiche société, où vous trouverez le Nom interne de chacun de vos établissements.
2. Création et synchronisation des employés
2.1 Numéro de sécurité sociale
Sur Silae, le numéro de sécurité sociale est obligatoire pour créer un employé.
Sur Skello, ce champ n'est pas obligatoire, car un manager peut avoir besoin de planifier un employé sans disposer immédiatement de cette information.
Si un employé ne remonte pas dans Silae, vérifier :
Le numéro de sécurité sociale est-il rempli ?
Est-il correct ? (Respect des règles françaises : correspondance avec le département de naissance, structure valide, etc.)
2.2 Gestion des employés sans numéro de sécurité sociale
Cocher l'option "Cet employé n’a pas de numéro de sécurité sociale" dans Skello.
⚠️ Afin de créer l’employé, il faut absolument cocher cette case en cas d’absence de numéro de sécurité sociale
2.3 Date et département de naissance
Renseigner obligatoirement la date de naissance pour que Silae puisse créer l’employé. Si le département de naissance est absent, nous utiliserons le numéro de sécurité sociale pour extraire le code du département et le renseigner dans Silae.
Si la case "Cet employé n'a pas de numéro de sécurité sociale" est cochée, le système comprendra qu'il n'est pas de nationalité française et indiquera le code département sera vide dans Silae. Si numéro de SS étranger → 99.
2.4 Matricule de paie employé
Veiller à ce que l’option
Génération automatique à la création du salariésoit bien activée dans Silae. Cette option se trouve dans Silae, sous : Paramètres techniques > Gestion du matricule des employés.Généré automatiquement par Silae et synchronisé avec Skello.
Pour la première synchronisation, il est recommandé d’ajouter les matricules de paie manuellement afin de faciliter la correspondance entre les bases existantes de Skello et Silae.
S’assurer que la limite de longueur du matricule dans Silae est en accord avec les matricules existants dans Skello. Si la limite est fixée à 5 caractères dans Silae, un employé dont le matricule comporte 6 caractères ne sera pas visible. Cette option se trouve dans Silae, sous : Paramètres techniques > Gestion du matricule des employés
2.5 Email
L’email renseigné dans Skello pour un employé est synchronisé avec le champ "Adresse mail perso" dans Silae, et non avec l’email professionnel.
3. Gestion des contrats et des heures
3.1 Création des contrats
Lors de la création d’un emploi sur Silae, une date de début de contrat est obligatoire.
Avenants :
Utiliser les avenants au contrat en cours, et non les avenants au volume horaire, une fois la connexion Skello x Silae établie.
En cas de type de contrat CDD saisonnier → Renseignez CDD comme type de contrat et CDD saisonnier comme motif.
3.2 Gestion des heures mensuelles
Répartition automatique des heures sur Silae.
Exemple pour un contrat 42h/semaine (182h/mois) :
Heures mensuelles normales : 151,67 h
Heures mensuelles majorées : 30,33 h
Exceptions :
Contrats en forfait jour.
Clients gérant la récupération des heures avec des contrats supérieurs à 151,67 h, compensés par des heures de récupération posées dans le mois.
4. Synchronisation des contrats Skello et des emplois Silae
4.1 Gestion des dates de début dans Silae
Dans Silae, deux dates distinctes sont gérées :
Date de début contrat Silae : correspond à la date de début de contrat Skello.
Date de début emploi Silae : correspond à la date de début du contrat Skello
⚠️ En cas d’avenant, la date de début d’emploi correspond à la date de prise d’effet de l’avenant.
Cependant, la date de début de contrat sera toujours celle du contrat initial.
Ces dates sont mises à jour selon les règles suivantes :
Lors de la première synchronisation :
Skello envoie la date de début du contrat qui est utilisée pour renseigner la date de début emploi Silae.
La date de début contrat Silae est conservée telle quelle, sauf si un nouvel emploi implique une révision de l’ancienneté.
Lorsqu’un nouvel emploi est ajouté sur Skello :
Si l’employé a déjà un historique dans Silae, la date de début contrat Silae reste inchangée.
Si aucun historique n’existe, la date de début contrat Silae est initialisée avec la date de début de contrat la plus ancienne sur Skello.
En cas de modification d’un contrat Skello existant :
La date de début emploi Silae est mise à jour pour refléter la modification.
La date de début contrat Silae ne change pas sauf en cas de rupture suivie d’une réembauche.
4.2 Matching des contrats Skello et des emplois Silae
Le processus de synchronisation suit cet ordre :
Matching par matricule contrat : Si un matricule contrat est déjà renseigné dans Silae et Skello, il est utilisé pour l’association et la mise à jour des données.
Matching par date de début : Si aucun matricule contrat ne correspond, Skello cherche à associer un emploi existant sur Silae en comparant la date de début du contrat Skello avec la date de début emploi Silae.
Création d’un nouvel emploi : Si aucune correspondance n’est trouvée, un nouvel emploi est créé dans Silae avec la date de début du contrat Skello.
4.3 Cas de figure courants
Un emploi Silae existe avec une date de début correspondant à un contrat Skello → Skello met à jour cet emploi, sans modifier la date de début de contrat Silae.
Aucun emploi ne correspond → Un nouvel emploi est créé sur Silae avec la date de début du contrat Skello.
Plusieurs emplois existent pour un même salarié → Skello attribue les mises à jour en fonction des dates et des données existantes.
4.4 Modification d’un contrat dans Skello
Si le contrat Skello est déjà synchronisé avec un emploi Silae, toute modification sera appliquée à cet emploi.
Si un contrat Skello est modifié avant synchronisation, Skello tente à nouveau de matcher avec un emploi existant sur Silae.
Si un contrat est supprimé et remplacé par un autre, Silae considère qu’un nouvel emploi doit être créé.
5. Suppression et mise à jour des données
Suppression d’un employé ou d’un contrat :
Aucune suppression automatique entre Skello et Silae.
Si un employé ou un contrat est supprimé dans Skello, il doit être supprimé manuellement dans Silae.
Mises à jour :
Skello envoie automatiquement les mises à jour des employés à chaque modification d’une fiche.
6. Synchronisation et connexion
6.1 Fonctionnement de la synchronisation
La synchronisation entre Skello et Silae est asynchrone.
Skello utilise Fortify comme intermédiaire pour la connexion.
6.2 Validation des identifiants Silae
Lorsqu’un client entre ses clés d’identification Silae dans Skello :
Validation non instantanée.
Par défaut, le client passe à l’étape suivante.
Si les clés sont incorrectes, un email lui sera envoyé pour lui demander de les renseigner à nouveau.