Disponible sur les offres Planning Max et Duo Max.
Pour accéder aux suggestions de remplacement intelligentes, il vous suffit de vous rendre sur votre planning.
Celles-ci sont disponibles dans deux cas de figure :
En les déclenchant manuellement sur n’importe quel shift de travail :
Cliquez sur le menu "..." sur le shift pour lequel vous souhaitez trouver un remplaçant à l'employé initialement prévu, puis sélectionnez “Trouver un remplaçant”.
En cas de conflit entre un shift de travail et une nouvelle absence validée :
Les shifts de travail en conflit avec l’absence se placeront automatiquement dans la ligne “Non-assigné” avec une étiquette “À remplacer”.
Cliquez sur l’un de ces shifts pour voir les suggestions de remplacement.
Si la ligne “Non-assigné” n’est pas affichée sur votre planning, les shifts à remplacer resteront au planning, en doublon de l’absence.
Vous pouvez l’afficher simplement :
Sur la page Planning: cliquez sur “…” à côté de “Publier mon planning” > Options d’affichage > Afficher les shifts non-assignés
Celle-ci vous permet de préparer vos shifts avant de les assigner à un employé en particulier, notamment pour vous assurer de bien couvrir tous vos besoins pour la semaine ou la journée. C’est aussi sur cette ligne qu’apparaîtront les shifts à remplacer.
Ensuite, vous verrez les suggestions de remplacements sur la base des critères suivants (détaillés ci-dessous) :
L’employé a-t-il un contrat en cours ?
L’employé a-t-il ce poste dans ses postes principaux ou secondaires ?
L’employé est-il disponible sur ce créneau (pas de conflits avec un autre shift, une absence validée ou un repos) ?
Y a-t-il un risque de déclenchement d’une alerte réglementaire pour l’employé remplaçant ?
Comment comprendre et améliorer les suggestions ?
Pour qu’un employé soit recommandé, il faut qu’il soit éligible, c’est-à-dire :
Ait un contrat en cours à la date et heure du shift
Soit visible sur le planning
Ne soit pas archivé
Si ces conditions sont remplies, les recommandations prennent ensuite en compte un ensemble de critères pour déterminer quels employés sont les plus appropriés pour couvrir le shift.
Un employé sera identifié comme :
“Idéal” s’il :
a ce poste dans ses postes principaux ou secondaires
n’a aucun conflit de planning
ne génère pas d’heures supplémentaires ou complémentaires
ne déclenche pas d’alertes
Si plusieurs employés idéaux sont trouvés, ils sont présentés par volume horaire hebdomadaire, du plus petit au plus grand.
“Possible” s’il :
a ce poste dans ses postes principaux ou secondaires
ne déclenche que des alertes non-bloquantes
génère des heures supplémentaires ou complémentaires
est en repos ce jour là
Si plusieurs employés possibles sont trouvés, ils sont présentés par nombre d’alertes déclenchées, du plus petit au plus grand.
Ne sera pas recommandé s’il :
ne peut pas couvrir ce poste
a un conflit de planning
déclenche des alertes légales bloquantes
Dans tous les cas, vous gardez la possibilité de réassigner ce shift à n’importe quel employé affiché au planning. Le motif pour lequel un employé n'est pas proposé est affiché dans la liste des employés.
Vérification du poste
Un employé est considéré comme capable de couvrir un poste si le poste à remplacer se trouve dans ses postes principaux ou secondaires.
Vous pouvez définir les postes principaux et secondaires de vos employés :
Individuellement sur leur page Employé > Informations personnelles > Accès aux réseaux et aux établissements (en bas de page)
Collectivement dans les paramètres d’établissement > Paramètres Smart Planner > Attribution des shifts (en-haut de la page)
Pour vous assurer que les recommandations soient toujours de qualité, il est important de bien préciser les postes principaux et secondaires à la création d’un employé et de les maintenir à jour en cas de changement de poste.
Vérification de la disponibilité
Un employé est inclut dans les recommandations, si en le positionnant sur le shift à remplacer, il :
Idéal :
N’a aucun conflit sur le créneau
Possible :
Est en repos hebdomadaire sur le créneau
Ne sera pas recommandé :
Est déjà shifté sur le créneau
A une absence validée sur le créneau
Vérification des compteurs d'heures
Les recommandations se basent sur le volume horaire hebdomadaire et ne tiennent pour l’instant pas compte des compteurs de modulation au mois ou à l’année.
Un employé est inclus dans les recommandations, si en le positionnant sur le shift à remplacer, il :
Idéal :
N'effectue aucune heure supplémentaire ou complémentaire
Possible :
Dépasse le total d’heures hebdomadaire prévu à son contrat
Ce total d’heures se présente sous le format suivant : “Total d’heures si l’employé est positionné sur ce shift (différence entre celui-ci et le total d’heures hebdomadaires prévu à son contrat)”
Par exemple:
Pour un employé avec un contrat à 35h : “Total d’heures : 34h (-1h)”
Vérification de la conformité légale
⚠️Les recommandations prennent en compte les contraintes légales les plus courantes. Il est recommandé de toujours vérifier qu'en positionnant l'employé choisi sur le shift de remplacement, vous respectez les contraintes spécifiques de votre CCN ou vos accords d’entreprise.
La conformité est vérifiée sur la base de 7 alertes identifiées comme critiques et appliquées selon votre convention collective et vos paramètres d’établissement :
Temps plein :
Volume horaire journée
Temps de travail maximum par semaine
Repos journalier
Repos hebdomadaire
Temps partiel (alertes spécifiques) :
Maximum d’heures complémentaires (le total d’heures ne doit pas être équivalent ou supérieur au total horaire d’un temps plein)
Limite d’heures complémentaires (le total d’heures complémentaires ne doit pas dépasser un pourcentage du volume d’heures hebdomadaire stipulé au contrat)
Amplitude horaire temps partiels (temps entre le début du premier shift et la fin du dernier shift)
Pour chacune de ces alertes, nous vérifions si :
L’alerte est activée sur votre établissement
Si non, la règle n’est pas vérifiée par notre moteur de recommandations
L’alerte est signalée comme bloquante
Si oui, un non-respect de cette règle exclura l’employé des recommandations
Si non, un non-respect de cette règle affichera un avertissement dans les recommandations