Pourquoi est-ce important pour vous ?
Les règles de besoins en personnel vous permettent de définir une seule fois la logique de calcul de vos besoins (nombre de personnes nécessaires à chaque créneau, pour chaque poste), puis de laisser Skello alimenter automatiquement votre plan de charge chaque semaine.
À quoi servent les règles de besoins en personnel ?
Dans de nombreux établissements, les besoins en personnel suivent une logique récurrente : un effectif fixe sur certains créneaux (par exemple, 2 boulangers tous les matins de 8h à 11h30), ou un effectif qui varie en fonction d'un indicateur d'activité (par exemple, 1 caissier par tranche de 250 € de chiffre d'affaires prévu). Avec les règles de besoins en personnel, vous configurez cette logique une seule fois et elle s'applique automatiquement à votre plan de charge.
Deux types de règles sont disponibles :
Règle fixe : un nombre de personnes constant sur un ou plusieurs créneaux horaires, quel que soit le niveau d'activité.
Règle dynamique : un nombre de personnes calculé automatiquement à partir d'un indicateur prévisionnel (chiffre d'affaires, nombre de clients, nombre d'articles).
Quelles sont les permissions nécessaires ?
Pour configurer les règles, vous devez disposer de la permission « Je peux modifier les règles et les absences de l'établissement ».
Pour consulter et interagir avec les besoins calculés sur le planning, vous devez disposer de la permission « J'ai accès aux indicateurs de gestion sur le planning et l'onglet pilotage ».
Si vous ne disposez pas de ces permissions, rapprochez-vous de l'administrateur de votre établissement.
Où trouver la configuration des règles ?
Les règles se configurent depuis Paramètres > Prédiction d'activité > Besoins en personnel.
Comment créer une règle de besoins en personnel ?
Depuis l'onglet « Besoins en personnel », cliquez sur Ajouter une règle. Une fenêtre s'ouvre et vous invite à sélectionner :
Le poste concerné par la règle
Le type de règle : fixe ou dynamique
Vous pouvez créer une seule règle par poste. Si une règle existe déjà pour un poste, celui-ci ne sera pas disponible dans la liste : il faudra d'abord modifier ou supprimer la règle existante.
Vous pouvez créer jusqu'à 50 règles par établissement.
Règle de besoins fixes
La règle fixe vous permet de définir un nombre de personnes nécessaires sur un ou plusieurs créneaux horaires donnés, indépendamment du niveau d'activité. Elle est particulièrement adaptée aux postes dont l'effectif ne dépend pas du volume d'activité.
Exemple : 2 boulangers de 8h à 11h30 tous les jours.
Pour configurer une règle fixe, renseignez :
Un ou plusieurs créneaux horaires (heure de début et heure de fin, d'une durée minimum de 15 minutes)
Le nombre de personnes nécessaires sur chaque créneau (un nombre entier compris entre 1 et 100)
La granularité du créneau (par heure ou par quart d'heure)
Plusieurs créneaux peuvent se chevaucher : dans ce cas, les valeurs se cumulent sur les plages concernées.
Règle de besoins dynamiques
La règle dynamique calcule automatiquement vos besoins en fonction d'un indicateur prévisionnel. Elle est particulièrement adaptée aux postes dont la charge suit l'activité (caisse, accueil, service en salle, etc.).
Exemple : 1 caissier par tranche de 250 € de chiffre d'affaires prévu, avec un minimum de 1 personne et un maximum de 4 personnes.
Pour configurer une règle dynamique, renseignez les champs suivants :
Champ | Description |
Indicateur | L'indicateur prévisionnel sur lequel s'appuie le calcul : chiffre d'affaires hors taxes, nombre de clients ou nombre d'articles. |
Ratio | La valeur d'activité couverte par une personne sur un intervalle de 15 minutes (par exemple, 250 € par personne par quart d'heure). |
Minimum d'employés | Le nombre minimum de personnes à prévoir, même si l'activité est très faible. |
Maximum d'employés | Le nombre maximum de personnes à prévoir, même si l'activité est très élevée. |
Décalage (optionnel) | Permet d'anticiper ou de décaler le besoin par rapport au pic d'activité. Par exemple, un décalage de -1h pour un poste en cuisine permet de prévoir l'effectif nécessaire une heure avant l'arrivée des clients en salle. |
💡Le décalage est particulièrement utile en restauration : il vous permet d'aligner le besoin en personnel sur le moment où le travail est réellement effectué (préparation, mise en place, etc.), et non sur le pic d'activité en salle.
Comment modifier ou supprimer une règle ?
Depuis le tableau listant vos règles dans Paramètres > Prédiction d'activité > Besoins en personnel, cliquez sur la règle de votre choix pour en consulter le détail.
Pour modifier la règle : ajustez les champs souhaités puis enregistrez. La date d'effet de la règle reste celle de sa création initiale : elle ne change pas lors d'une modification.
Pour supprimer la règle : utilisez l'action de suppression. La règle est alors immédiatement supprimée et ne s'applique plus, ni sur les jours passés ni sur les jours futurs.
Où retrouver les besoins calculés sur le planning ?
Une fois vos règles configurées, vos besoins en personnel sont automatiquement calculés et s'affichent à deux endroits sur votre planning, par intervalles de 15 minutes.
Dans la vue jour (graphique de charge)
Les besoins en personnel par poste apparaissent directement dans le graphique de charge de la vue jour, exactement comme s'ils avaient été saisis manuellement. Vous pouvez alors comparer vos besoins à vos shifts planifiés et ajuster votre couverture.
Dans la table KPI de la prédiction d'activité
Dans la fenêtre de la prédiction d'activité, chaque ligne correspond à un intervalle de 15 minutes et chaque colonne de droite correspond à un poste. Les valeurs calculées par vos règles s'affichent automatiquement dans les cellules.
Par exemple, pour un poste « Boulanger » (règle fixe à 2 personnes de 8h à 11h30) et un poste « Caisse » (règle dynamique à 1 personne par tranche de 250 € de CA), vous pourriez voir :
Heure | CA prévu | Boulanger (fixe) | Caisse (dynamique) |
08:00 | 500 € | 2 | 2 |
08:15 | 400 € | 2 | 2 (arrondi au supérieur) |
08:30 | — | 2 | — |
Lorsque la règle est dynamique et qu'aucun prévisionnel n'est renseigné pour un intervalle, la cellule affiche « — » : le calcul n'est pas possible tant que l'indicateur d'activité n'est pas connu.
Bon à savoir
La saisie manuelle reste prioritaire : si vous saisissez manuellement une valeur dans la table KPI, cette valeur prime sur le calcul automatique de la règle et n'est pas écrasée. Si vous constatez que vos besoins ne se mettent pas à jour automatiquement, vérifiez qu'il ne reste pas de valeurs saisies manuellement sur la journée concernée. Pour que la règle reprenne la main, supprimez l'ensemble des valeurs de la journée : le calcul automatique s'appliquera de nouveau.
Les règles dynamiques nécessitent un prévisionnel : si aucune prédiction d'activité n'est renseignée pour un intervalle, la règle ne peut pas calculer de besoin et la cellule reste vide (« — »). Veillez à bien renseigner votre prévisionnel pour bénéficier pleinement des règles dynamiques.
Les règles ne s'appliquent pas rétroactivement : une règle nouvellement créée s'applique à partir de sa date de création. Elle ne recalcule pas les besoins des semaines déjà passées.
Des besoins bien renseignés sont la base d'une planification optimisée : un plan de charge à jour vous permet de tirer le meilleur parti des autres fonctionnalités de Skello (analyse de couverture, optimisation des shifts, etc.).