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Planification des entretiens

Cet article explique comment configurer la synchronisation du calendrier, planifier des entretiens, créer et partager des liens de réservation, et gérer les entretiens. Disponible uniquement sur ordinateur.

Gérez les entretiens des candidats dans le cadre de votre processus de recrutement avec les outils de planification intégrés de JOIN. Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner du temps, réduire la coordination manuelle et fluidifier la communication à chaque étape.

Avec la planification des entretiens, vous pouvez :

  • Synchroniser votre calendrier : connectez vos calendriers personnels (Google, Office 365, Exchange ou Outlook) ou les calendriers de votre espace de travail (Google Workspace ou Microsoft 365) pour une disponibilité en temps réel.

  • Gérer de façon centralisée : consultez, planifiez et mettez à jour les entretiens directement depuis l'onglet Entretiens ou depuis n'importe quel profil candidat.

  • Personnaliser la disponibilité : définissez vos horaires de travail, ajoutez du temps de préparation entre les entretiens et fixez des limites quotidiennes ou hebdomadaires.

  • Activer la planification autonome : partagez des liens de réservation avec les candidats afin qu'ils choisissent un horaire qui convienne à tout le monde.

  • Éviter les conflits : JOIN vérifie automatiquement les disponibilités de tous les interviewers.

  • Automatiser la communication : utilisez des modèles prêts à l'emploi ou personnalisés pour les e-mails d'invitation, de confirmation et d'annulation.

  • Rester flexible : modifiez, reprogrammez ou annulez des entretiens quand vos plans changent.

Avant de planifier des entretiens, vous devez connecter votre calendrier. Vous pouvez connecter un calendrier au niveau de l'espace de travail ou individuellement.

Connecter les calendriers d'espace de travail

L'intégration du calendrier d'espace de travail peut être gérée uniquement par un Admin système. Un seul fournisseur à la fois peut être connecté, Google ou Microsoft 365.

Google Workspace

  1. Dans la barre latérale, allez dans Paramètres de l'entreprise puis cliquez sur Intégrations.

  2. Faites défiler jusqu'à la section Espaces de travail, puis cliquez sur +Connecter sur la carte Google Workspace.

  3. Cliquez sur Connecter pour ouvrir la fenêtre « Autoriser l'accès ».

  4. Cliquez sur Continuer vers les autorisations Google dans la fenêtre.

  5. Autorisez l'accès sur la page des autorisations Google.

  6. Tous les utilisateurs de l'espace de travail avec un domaine d'e-mail correspondant seront connectés automatiquement.

Si vous n'êtes pas l'administrateur Google Workspace de votre entreprise, cliquez sur Partager avec l'administrateur Google pour copier le lien OAuth et le partager avec votre administrateur pour la configuration.

Espace de travail Microsoft 365

  1. Dans la barre latérale, allez dans Paramètres de l'entreprise puis cliquez sur Intégrations.

  2. Faites défiler jusqu'à la section Espaces de travail, puis cliquez sur +Connecter sur la carte Microsoft 365.

  3. Cliquez sur Connecter pour ouvrir la fenêtre « Autoriser l'accès ».

  4. Cliquez sur Continuer vers les autorisations Microsoft dans la fenêtre.

  5. Autorisez l'accès sur la page des autorisations Microsoft.

  6. Tous les utilisateurs de l'espace de travail avec un domaine d'e-mail correspondant sont connectés automatiquement.

Un seul calendrier d'espace de travail peut être actif à la fois. Si vous en connectez un nouveau, le précédent sera désactivé.

Connecter un calendrier personnel

Si votre entreprise n'a pas configuré de calendrier d'espace de travail, ou si vous souhaitez connecter votre propre calendrier, vous pouvez le faire individuellement dans vos paramètres utilisateur.

  1. Cliquez sur l'icône de votre profil en bas à gauche dans JOIN.

  2. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l'onglet Paramètres du calendrier.

  3. Dans la section Configurer l'intégration, cliquez sur Connecter à côté de votre fournisseur de calendrier.

  4. Suivez les instructions à l'écran pour vous connecter et autoriser l'accès à votre calendrier.

  5. Votre calendrier apparaît ensuite dans la liste Calendriers connectés, et JOIN commence automatiquement à synchroniser votre disponibilité.

Configurer la disponibilité pour les entretiens

Définir les horaires de réunion

  1. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l'onglet Paramètres du calendrier.

  2. Faites défiler jusqu'à Horaires de réunion et disponibilité.

  3. Définissez les heures de début et de fin pour chaque jour à l'aide des sélecteurs d'heure.

  4. Cliquez sur + ou sur Ajouter un nouveau créneau pour ajouter plusieurs créneaux par jour, jusqu'à 5 par jour.

  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

La disponibilité par défaut est du lundi au vendredi, de 09:00 à 17:00.

Définir le temps de préparation

  1. Allez dans Paramètres utilisateur > Paramètres du calendrier.

  2. Faites défiler jusqu'à Temps et limites de préparation.

  3. Activez Temps de préparation avant et sélectionnez le nombre de minutes (de 5 à 120 minutes).

  4. Activez Temps de préparation après et sélectionnez le nombre de minutes (de 0 à 120 minutes).

  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définir des limites d'entretien

  1. Allez dans Paramètres utilisateur > Paramètres du calendrier.

  2. Faites défiler jusqu'à Temps et limites de préparation.

  3. Activez Limite d'entretiens quotidienne et définissez un nombre de 1 à 99.

  4. Activez Limite d'entretiens hebdomadaire et définissez un nombre de 1 à 99.

  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Planifier des entretiens

Depuis le profil du candidat

  1. Allez sur le profil du candidat.

  2. Vous pouvez planifier des entretiens depuis l'onglet Résumé en cliquant sur Planifier un entretien, depuis le bouton + dans le panneau gauche en sélectionnant Entretien, ou depuis l'onglet Entretiens en cliquant sur Planifier un entretien.

  3. Dans la fenêtre d'entretien, renseignez les détails de l'entretien.

  4. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Depuis l'onglet Entretiens

  1. Dans la barre latérale, allez dans l'onglet Entretiens puis ouvrez le sous-onglet À venir.

  2. Cliquez sur le bouton Calendrier en haut à droite.

  3. Sélectionnez un candidat dans le menu déroulant.

  4. Dans la fenêtre d'entretien, renseignez les détails de l'entretien.

  5. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Gérer les entretiens

Voir les entretiens

Allez dans l'onglet Entretiens dans votre barre latérale. Cette section est divisée en trois sous-onglets : À venir, En attente (candidat n'a pas encore réservé), Anciens. Vous pouvez filtrer les entretiens avec les menus déroulants Job et Interviewer.

Statuts des entretiens

  • En attente du candidat : l'invitation a été envoyée, le candidat n'a pas encore réservé.

  • Expiré : le lien de réservation a expiré.

  • Planifié : le candidat a réservé un créneau.

  • Reprogrammé : le candidat a modifié sa réservation.

  • Confirmé : tous les participants ont accepté l'entretien.

  • En cours : l'entretien est en train d'avoir lieu.

  • Terminé : l'entretien est terminé.

  • Absent : le candidat ne s'est pas présenté.

  • Annulé : l'entretien a été annulé.

  • Refusé par le candidat : le candidat a refusé l'entretien.

Modifier un entretien

Pour les entretiens en attente : cliquez sur la carte de l'entretien, sélectionnez Modifier, mettez à jour les champs souhaités, cliquez sur Mettre à jour.

Pour les entretiens réservés : cliquez sur la carte, sélectionnez Modifier, mettez à jour le titre, les interviewers, le type de lieu, le lieu, la visioconférence, les salles, la description ou le statut privé. L'heure, la date, le candidat et le Job ne peuvent pas être modifiés après confirmation de la réservation.

Annuler un entretien

  1. Cliquez sur la carte de l'entretien, puis sélectionnez Annuler.

  2. Sélectionnez un modèle d'e-mail d'annulation ou rédigez un message personnalisé.

  3. Cliquez sur Annuler l'entretien.

Renvoyer l'invitation

  1. Cliquez sur la carte de l'entretien expiré.

  2. Cliquez sur Renvoyer l'invitation.

  3. Vérifiez et mettez à jour les détails si nécessaire.

  4. Cliquez sur Renvoyer l'invitation en bas de la fenêtre.

Supprimer un entretien

  1. Cliquez sur la carte de l'entretien, puis sélectionnez Supprimer.

  2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Oui, supprimer pour confirmer.

Seuls l'organisateur de l'entretien et les utilisateurs Admin système peuvent supprimer des entretiens.

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