Les notes vous permettent de laisser des commentaires internes sur un candidat. Les notes vous aident à suivre les retours, les mises à jour internes et les discussions de recrutement, directement dans le profil du candidat. Elles prennent en charge le texte mis en forme, les réponses en fil, les mentions et les réactions emoji.

Les notes sont visibles uniquement par votre équipe de recrutement et ne sont jamais partagées avec les candidats.

Vous pouvez utiliser les notes pour :

Consigner des retours après des entretiens ou des évaluations
Identifier des collègues avec des mentions @ pour demander un avis ou relancer un suivi
Vous laisser un rappel
Partager du contexte provenant d'échanges effectués en dehors de JOIN
Démarrer des fils de discussion sur une note en y répondant
Indiquer votre avis sur les notes d'autres collègues via des réactions emoji

Les notes sont liées au profil du candidat et ne sont visibles qu'à cet endroit, quel que soit le(s) job(s) auquel(s) le candidat est rattaché ou si le job est archivé.

Ajouter des notes

Vous pouvez ajouter et consulter des notes depuis plusieurs endroits dans JOIN :

Depuis le profil du candidat

Cliquez sur le nom d'un candidat pour ouvrir son profil
Faites défiler jusqu'à la section Notes, à la fin du panneau de droite
Cliquez dans le champ de saisie pour ouvrir l'éditeur de notes, saisissez votre note, puis cliquez sur l'icône pour Enregistrer la note

Depuis l'onglet Candidatures d'un Job

Allez dans Jobs > Actifs > Sélectionnez un Job > Candidatures
Vue Cartes : cliquez sur l'icône note en bas de la carte du candidat
Vue Tableau : sélectionnez le(s) candidat(s), utilisez la barre d'outils en bas > menu overflow > Ajouter des notes

Depuis la fenêtre de pré-sélection

À l'extrémité droite de la fenêtre de pré-sélection, vous voyez la section Notes
Cliquez sur Ajouter une note pour ouvrir l'éditeur de notes
Rédigez votre note, puis enregistrez avant de passer au candidat suivant

Depuis les onglets Candidatures

Allez dans Candidatures, puis ouvrez le sous-onglet concerné
Sélectionnez un ou plusieurs candidats via les cases à cocher
Utilisez la barre d'outils en bas > menu overflow > Ajouter des notes

Rédiger et mettre en forme des notes

L'éditeur de notes prend en charge une mise en forme avancée : gras, italique, souligné, barré, listes numérotées et à puces, liens, emojis, paragraphes, mentions. Les notes ont une limite de 2 500 caractères.

Mentionner des membres de l'équipe

Vous pouvez mentionner des membres de l'équipe dans une note pour attirer leur attention sur un candidat. Tapez @ suivi du nom de la personne. Lorsque vous identifiez un collègue, il reçoit une notification par e-mail avec un lien vers le profil du candidat.

Vous ne pouvez mentionner que les collègues qui font partie du compte de votre entreprise sur JOIN et qui ont accès au candidat. Vous ne pouvez pas mentionner des membres de l'équipe dans des notes en masse.

Réagir à une note

Les réactions vous permettent d'indiquer votre accord ou votre ressenti sans écrire un nouveau commentaire. Cliquez sur l'icône sourire sous une note pour ajouter un emoji. Survolez une réaction pour voir la liste des membres de l'équipe qui ont réagi. Chaque note peut contenir jusqu'à 8 types d'emojis uniques.

Répondre aux notes (fils de notes)

Les notes prennent en charge des conversations en fil. Cliquez sur Répondre sous une note pour y répondre. Votre réponse devient partie intégrante du fil. Lorsque vous répondez à la note de quelqu'un d'autre, JOIN ajoute automatiquement une mention de ce collègue.

Pour démarrer un nouveau fil, utilisez simplement le champ Ajouter une note… en haut de la section Notes.

Modifier ou supprimer des notes

Seule la personne qui a créé une note peut la modifier.
Les System Admins peuvent supprimer n'importe quelle note. Les utilisateurs Standard et Limited peuvent supprimer uniquement les notes qu'ils ont créées.
Si vous supprimez une note qui contient des réponses, l'intégralité du fil de notes est supprimée.

Consultation et permissions d'accès

System admins : peuvent consulter et ajouter des notes sur n'importe quel candidat, sur tous les jobs.
Standard and limited users : peuvent consulter et ajouter des notes uniquement pour les candidats des jobs auxquels ils sont affectés.

Questions fréquentes

Les candidats peuvent-ils voir les notes que j'écris ?

Non, les notes sont visibles uniquement par votre équipe de recrutement dans JOIN.

Puis-je ajouter des notes à plusieurs candidats en même temps ?

Oui, vous pouvez ajouter des notes en masse depuis les onglets Candidatures ou le pipeline. Cependant, vous ne pouvez pas @mentionner des membres de l'équipe dans des notes en masse.

Le(s) collègue(s) que je mentionne dans la note sera(ont)-il(s) notifié(s) ?

Oui. Lorsque vous mentionnez un collègue dans une note ou une réponse, il reçoit une notification par e-mail avec un lien vers le profil du candidat, à condition qu'il ait accès à ce candidat.

Puis-je modifier ou supprimer une note après l'avoir enregistrée ?

Seul l'auteur initial d'une note peut la modifier. Les System Admins peuvent supprimer n'importe quelle note.

Les notes sont-elles visibles si le job est archivé ?

Oui. Les notes restent visibles et modifiables sur les profils candidats, même après l'archivage du job.

Quand puis-je utiliser les notes ?

Vous pouvez ajouter des notes à tout moment, quel que soit le statut du job, même si le job est archivé.