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Messagerie candidats

Envoyez des e-mails aux candidats depuis la Messagerie JOIN. Envoyez, recevez, programmez et suivez les réponses dans un seul fil, avec une copie vers votre e-mail externe. Disponible uniquement sur ordinateur.

La messagerie dans JOIN vous permet de communiquer directement avec les candidats par e-mail. JOIN fournit une Messagerie intégrée dans laquelle vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails comme dans votre client de messagerie habituel. Toutes les conversations avec les candidats sont enregistrées et organisées dans JOIN, et les réponses sont aussi relayées vers votre messagerie externe.

Cas d'usage pertinents :

  • Envoyer une invitation à un entretien ou une mise à jour de reprogrammation

  • Partager des détails sur le poste ou le calendrier de recrutement

  • Demander des documents complémentaires ou des disponibilités

  • Envoyer la lettre d'offre

Consulter les e-mails

Vous pouvez consulter et gérer les messages à deux endroits :

  1. Messagerie → Utilisez les onglets Boîte de réception, Envoyé ou Programmé

  2. Profil du candidat → Ouvrez l'onglet E-mails

Vous ne recevrez pas d'alertes ou de notifications séparées lorsqu'un candidat répond. Vous verrez un point rouge sur l'onglet Messagerie et un point bleu à côté des fils dans votre Boîte de réception. Vous pouvez filtrer votre Boîte de réception en passant à l'onglet Non lu pour afficher les messages non ouverts.

Votre adresse e-mail d'expéditeur

1. Envoyer depuis votre adresse recruteur JOIN

Par défaut, les candidats voient votre adresse recruteur JOIN : prénom.nom@nomEntreprise.msg.join.com. Cela permet de garder votre adresse e-mail professionnelle personnelle privée et garantit que toutes les réponses restent dans JOIN.

2. Envoyer depuis une adresse no-reply

Vous pouvez aussi choisir d'envoyer un e-mail depuis no-reply@msg.join.com. Cette option est utile pour les messages automatisés ou à sens unique.

Quelle que soit l'adresse d'expéditeur choisie, les candidats ne verront qu'une adresse JOIN, jamais votre adresse e-mail professionnelle personnelle.

Rédiger et envoyer des e-mails

Depuis la Boîte de réception

  1. Allez dans Messagerie → Boîte de réception.

  2. Cliquez sur l'icône bleue Composer.

  3. Dans À, commencez à saisir le nom ou l'e-mail d'un candidat. Sélectionnez la bonne personne.

  4. Facultatif : ajoutez Cc/Cci pour ajouter des destinataires supplémentaires (membres d'équipe JOIN uniquement).

  5. Ajoutez un Objet et rédigez votre message. Utilisez la barre de mise en forme, joignez des fichiers ou insérez un modèle d'e-mail enregistré.

  6. Vous pouvez définir la visibilité : Rendre privé ou Rendre public.

  7. Cliquez sur Envoyer.

Depuis le profil d'un candidat

  1. Ouvrez le profil du candidat.

  2. Cliquez sur Composer un courriel dans la barre latérale de gauche ou dans l'onglet E-mails.

  3. L'adresse du candidat est préremplie. Ajoutez Cc/Cci, l'objet et votre message.

  4. Utilisez la barre d'outils pour mettre en forme, ajouter des liens, joindre des fichiers (max. 8,5 Mo) ou insérer un modèle.

  5. Définissez la visibilité si nécessaire.

  6. Cliquez sur Envoyer.

Mise en forme des e-mails

Lorsque vous rédigez un e-mail dans JOIN, vous pouvez utiliser la barre de mise en forme :

  • Styles de texte (Normal, Titre 1/2/3, Listes, Citation)

  • Gras, Italique, Souligné, Barré

  • Surligner, Aligner le texte

  • Insérer un lien

  • Insérer des variables dynamiques {...} (nom du candidat, nom de l'expéditeur, titre du job, etc.)

  • Pièces jointes : formats .pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .jpg, .png — taille max. 8,5 Mo

Planifier des e-mails

Contrôlez précisément quand vos e-mails sont envoyés.

  1. Rédigez votre message

  2. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Envoyer

  3. Choisissez une heure prédéfinie : Dans 3 heures, Demain matin (9:00), Lundi prochain matin, ou Date et heure personnalisées

  4. Cliquez sur Planifier

Un seul message programmé peut exister par fil de candidat. Tous les messages programmés apparaissent dans Messagerie → Programmé.

E-mails privés

Chaque fil d'e-mail peut être :

  • Privé : seuls l'expéditeur, les destinataires et les Admins système peuvent le voir.

  • Public : visible par tous les membres de l'équipe qui ont accès au profil du candidat.

Pour rendre un e-mail privé pendant la rédaction, cliquez sur l'icône cadenas ouvert dans la fenêtre de rédaction. Pour modifier la visibilité d'un fil existant, ouvrez le fil, cliquez sur le menu en haut à droite, et choisissez Rendre privé ou Rendre public.

Seul l'auteur du fil d'e-mail ou un Admin système peut modifier l'accès d'une conversation.

Messagerie e-mail côté candidat

  1. Vous envoyez un e-mail depuis JOIN → il arrive dans la boîte de réception personnelle du candidat

  2. Le candidat répond depuis son propre client de messagerie

  3. Sa réponse est automatiquement ajoutée au même fil d'e-mail dans JOIN

  4. Vous pouvez voir la conversation complète dans votre Boîte de réception ou dans l'onglet E-mails du profil du candidat

E-mails relayés et synchronisation des réponses

JOIN envoie aussi une copie de la conversation à votre adresse e-mail professionnelle connectée. Vous avez deux options pour répondre :

  • Option 1 : répondre dans JOIN

  • Option 2 : répondre depuis votre adresse e-mail professionnelle liée (JOIN enregistre votre réponse et l'ajoute au fil du candidat)

Si vous démarrez un nouvel e-mail dans votre client de messagerie au lieu de répondre dans le même fil, JOIN ne peut pas le rattacher à la conversation existante.

Bonnes pratiques :

  • Répondez toujours aux messages existants, que ce soit dans JOIN ou depuis le message copié dans votre client de messagerie.

  • Ne créez pas de nouveaux fils dans votre messagerie externe.

  • Rappelez aux candidats de répondre à vos e-mails au lieu d'en composer de nouveaux.

Questions fréquentes

Les candidats doivent-ils se connecter à leur compte JOIN pour lire ou répondre aux e-mails ?

Non. Les candidats reçoivent vos messages dans leur boîte de réception habituelle et y répondent directement. Leurs réponses se synchronisent automatiquement avec JOIN.

Serai-je averti lorsqu'un candidat répond ?

Non, JOIN n'envoie pas d'alertes séparées. Vous verrez les nouvelles réponses signalées par un point rouge dans la Messagerie et les messages non lus signalés par des points bleus dans votre Boîte de réception.

Que se passe-t-il si je réponds depuis mon compte e-mail externe ?

Les réponses se synchroniseront avec JOIN uniquement si vous répondez directement au message candidat relayé. Les fils nouvellement rédigés depuis votre client de messagerie externe n'apparaîtront pas dans JOIN.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?