Les modèles d'e-mails dans JOIN sont des messages pré-rédigés que vous pouvez préparer une seule fois et réutiliser dès que nécessaire. Ils facilitent l'envoi d'une communication cohérente et professionnelle aux candidats. Par exemple, vous pouvez créer des modèles pour les confirmations de candidature, les invitations à un entretien, les refus ou les lettres d'offre.

Utiliser les modèles d'e-mails

Les modèles peuvent être utilisés dans JOIN dans différents scénarios :

Envoyer des e-mails individuels depuis le profil d'un candidat ou depuis la Messagerie
Répondre, transférer ou répondre à tous dans des fils d'e-mails existants
Envoyer des messages groupés (ex. des refus en masse)
Envoyer des e-mails système automatisés (ex. des confirmations de candidature ou des refus)

Les modèles sont entièrement modifiables lorsqu'ils sont insérés dans des e-mails individuels. Pour les refus groupés, les e-mails de refus automatiques et les confirmations de candidature, les modèles doivent être utilisés tels quels.

Créer des modèles d'e-mails

Les utilisateurs Admin système et Standard peuvent créer, modifier, dupliquer, supprimer et définir des modèles par défaut. Les utilisateurs Limité peuvent uniquement voir et insérer des modèles existants.

Créer un nouveau modèle

Allez dans Paramètres dans le menu de navigation de gauche
Cliquez sur Modèles d'e-mails
Cliquez sur +Ajouter un modèle en haut à droite
Remplissez les champs obligatoires :
- Nom : nom interne pour identifier le modèle
- Type d'e-mail : Confirmation de candidature, Confirmation de refus, Demande de consentement, Invitation à une évaluation, Confirmation de candidature spontanée ou Général
- De : votre adresse recruteur JOIN ou adresse no-reply
- Langue : la version linguistique que vous ajoutez
- Objet : l'objet de ce modèle d'e-mail
- Corps : le contenu du message
Facultatif : cochez Utiliser le modèle par défaut pour ce type d'e-mail
Cliquez sur Enregistrer

Vous pouvez ajouter plusieurs versions linguistiques à un seul modèle. Vous ne pouvez pas supprimer une version linguistique une fois qu'elle a été ajoutée à un modèle.

Modifier un modèle

Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mails.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier.
Mettez à jour l'objet, le corps ou ajoutez de nouvelles versions linguistiques.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous ne pouvez pas modifier le type d'e-mail du modèle une fois qu'il a été créé. Si vous avez besoin d'un autre type, dupliquez le modèle et sélectionnez un nouveau type.

Dupliquer et supprimer un modèle

Dupliquer : ouvrez le modèle, cliquez sur l'icône de copie en bas, renommez le modèle dupliqué, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer : ouvrez le modèle, cliquez sur l'icône de suppression en bas, puis confirmez. Les modèles définis comme « par défaut » ne peuvent pas être supprimés. Si vous supprimez un modèle utilisé dans un Job actif, JOIN le remplacera automatiquement par le modèle par défaut de ce type d'e-mail.

Utiliser les variables

Les variables sont des champs dynamiques qui personnalisent automatiquement certaines parties de vos e-mails (ex. nom du candidat, intitulé du job, nom de l'entreprise).

Pour ajouter une variable :

Dans l'éditeur de modèle, placez votre curseur à l'endroit souhaité
Cliquez sur l'icône {...} dans la barre de mise en forme ou saisissez {
Sélectionnez la variable souhaitée dans le menu qui s'ouvre

Modèles d'e-mails par défaut

JOIN fournit un ensemble de modèles par défaut préconfigurés :

Confirmation de candidature : envoyée automatiquement lorsqu'un candidat postule à votre job en ligne
Confirmation de refus : envoyée lorsqu'un candidat est rejeté, manuellement ou automatiquement
Invitation à une évaluation : envoyée automatiquement lorsque vous invitez un candidat à réaliser un test
Demande de consentement : envoyée automatiquement lorsque vous demandez le consentement pour traiter les données d'un candidat
Confirmation de candidature spontanée : envoyée automatiquement après qu'un candidat envoie une candidature spontanée
Général : pour toute communication personnalisée dans votre processus de recrutement

Définir un modèle par défaut

Allez dans Modèles d'e-mails
Ouvrez le modèle que vous souhaitez définir par défaut
Cochez la case Utiliser le modèle par défaut pour ce type d'e-mail
Cliquez sur Enregistrer les modifications

Insérer un modèle d'e-mail

Chaque fois que vous rédigez un e-mail dans JOIN, vous pouvez rapidement insérer un modèle.

Cliquez sur Composer un courriel puis, dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l'icône Modèles en bas.
Un menu déroulant s'ouvre et affiche tous les modèles disponibles pour ce type d'e-mail.
Survolez le nom d'un modèle pour prévisualiser son objet et son corps.
Cliquez sur le modèle souhaité pour l'insérer dans votre brouillon.
Apportez les modifications souhaitées (dans les e-mails individuels, les modèles sont entièrement modifiables).
Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt.

Les modèles peuvent être modifiés uniquement lorsqu'ils sont insérés dans des e-mails individuels. Pour les actions groupées ou les e-mails automatisés, les modèles sont utilisés tels quels.

Insérer un modèle lors du rejet d'un candidat

Vous pouvez également utiliser des modèles lorsque vous rejetez des candidats :

Refus individuels : ouvrez la candidature du candidat et choisissez un modèle de refus. Vous pouvez modifier le contenu avant l'envoi.
Refus groupés : sélectionnez plusieurs candidats et appliquez un modèle de refus. Le modèle est envoyé tel quel et ne peut pas être modifié à l'étape d'envoi.
Planifier les e-mails de refus : programmez les messages de refus pour un envoi ultérieur.

Si vous préférez ne pas informer les candidats, cliquez simplement sur Rejeter sans notification.

Modèles d’e-mails