Gestion des offres
Préparez, envoyez et gérez vos offres d'embauche directement depuis le profil du candidat. Découvrez comment les offres sont pré-remplies à partir de votre offre d'emploi, ce que voit le candidat et comment gérer vos offres.
La gestion des offres vous permet de préparer une offre d'embauche, de l'envoyer à un candidat et de suivre sa réponse sans quitter JOIN.
Lorsque la candidature d'un candidat atteint l'étape Offre du pipeline, vous pouvez préparer une offre depuis son profil. La plupart des informations de l'offre sont pré-remplies à partir de votre offre d'emploi : il vous suffit de les vérifier, d'ajuster ce qui est propre à ce candidat, puis d'envoyer. Le candidat reçoit un e-mail contenant un lien vers une page d'offre, où il peut l'accepter ou la refuser.
Avec la gestion des offres, vous pouvez :
Préparer une offre avec la rémunération, la date de début et les conditions d'emploi pré-remplies à partir de votre offre d'emploi
Envoyer l'offre par e-mail, à l'aide de votre modèle d'e-mail de type Offre
Suivre si le candidat a accepté, refusé ou pas encore répondu
Modifier, renvoyer ou retirer une offre à tout moment
Pour préparer et gérer les offres d'une offre d'emploi, vous devez être Job Admin ou Hiring Manager sur cette offre d'emploi, ou System Admin sur le compte de votre entreprise. Les Reviewers ne peuvent ni voir ni gérer les offres.
Préparer une offre
Dès que vous déplacez un candidat vers l'étape Offre, une carte apparaît en haut de l'onglet Aperçu de son profil, avec l'activité Préparer l'offre.
Ouvrez le profil du candidat
Allez sur la page Candidatures de l'offre d'emploi et cliquez sur le candidat à l'étape Offre. Ou retrouvez simplement le candidat dans l'onglet Candidats et ouvrez son profil.
Dans la carte de l'offre, cliquez sur « Préparer l'offre »
La carte affiche l'intitulé du poste, ce qui vous permet de distinguer les offres si le candidat a postulé à plusieurs de vos offres d'emploi.
Vérifiez et configurez les détails et conditions de l'offre
La fenêtre Préparer l'offre s'ouvre avec les détails pré-remplis à partir de votre offre d'emploi. Vérifiez-les et complétez-les. Voir Détails de l'offre et Conditions d'emploi ci-dessous.
Envoyez l'e-mail d'offre
Cliquez sur Rédiger l'e-mail d'offre. L'éditeur d'e-mail s'ouvre avec votre modèle d'e-mail Offre par défaut, qui contient déjà un lien vers la lettre d'offre. Les modifications apportées ici ne s'appliquent qu'à cet e-mail, pas au modèle. Cliquez sur Envoyer pour l'envoyer immédiatement, ou programmez-le pour plus tard.
Finaliser les détails et les conditions
La fenêtre dans laquelle vous préparez votre lettre d'offre contient les conditions principales de l'offre.
Détails de l'offre
Intitulé du poste : pré-rempli à partir de l'intitulé de votre offre d'emploi. Vous pouvez le modifier, par exemple pour proposer un niveau de séniorité différent.
Date de début : choisissez le premier jour de travail du candidat dans le calendrier.
Rémunération : saisissez le montant, puis choisissez la devise (EUR par défaut) et la période : Annuelle, Mensuelle, Hebdomadaire, Journalière ou Horaire.
L'intitulé du poste, la date de début et la rémunération sont des champs obligatoires.
L'option Rédiger l'e-mail d'offre reste désactivée tant qu'ils ne sont pas remplis.
Conditions d'emploi
La deuxième section liste les conditions d'emploi du poste :
Mode de travail
Lieu
Type de contrat
Durée du contrat
Période d'essai
Heures de travail hebdomadaires
Jours de congés
Avantages
Cliquez sur l'icône de modification à côté d'une condition pour la changer dans cette offre. Modifier une condition ici ne change que l'offre de ce candidat, pas votre annonce.
Ces champs sont pré-remplis à partir des conditions d'emploi définies lors de la création de l'offre d'emploi, mais ils restent modifiables pour refléter les changements que vous souhaitez apporter à l'offre finale.
La modification fonctionne de la même manière que la définition des conditions d'emploi lors de la création de l'offre d'emploi : vous passez par les mêmes étapes, et un changement peut entraîner des questions complémentaires.
Les avantages ne sont pré-remplis qu'avec ceux que vous avez sélectionnés lors de la configuration de l'offre d'emploi. Les avantages rédigés directement dans le texte de l'annonce ne sont pas repris. Cliquez sur l'icône de modification pour les ajouter à l'offre.
Envoyer l'e-mail d'offre
Un clic sur Rédiger l'e-mail d'offre ouvre l'éditeur d'e-mail, pré-rempli avec le modèle d'e-mail Offre par défaut de votre entreprise. Le modèle contient la variable { Offer Link }, que JOIN remplace par le lien personnel du candidat vers la page d'offre au moment de l'envoi.
Vous pouvez envoyer l'e-mail tel quel, le modifier directement dans l'éditeur ou choisir un autre modèle d'offre :
Cliquez sur Modèles dans l'éditeur
Sous Modèles d'offre, survolez un modèle pour le prévisualiser
Cliquez sur un modèle pour l'insérer, ou utilisez Langue pour changer la langue du modèle
Quand vous êtes prêt, cliquez sur Envoyer. Vous pouvez aussi utiliser la flèche à côté d'Envoyer pour programmer l'e-mail plus tard.
Le corps de l'e-mail d'offre doit contenir la variable { Offer Link }. Si vous la supprimez, le bouton Envoyer est désactivé jusqu'à ce que vous la remettiez.
Les e-mails d'offre sont toujours privés. Seuls vous et les membres que vous ajoutez à la conversation peuvent voir le fil d'e-mails, et il ne peut pas être rendu public.
Une fois l'e-mail envoyé, la carte Offre passe à Offre envoyée, avec la mention « Le candidat n'a pas encore répondu à l'offre ». Une entrée est ajoutée au journal d'activité du candidat.
E-mails d'offre programmés
Si vous programmez l'e-mail d'offre, l'offre reste à l'état de brouillon jusqu'à son envoi, et une bannière sur la carte Offre indique quand elle doit partir. Le lien de l'offre ne devient actif qu'une fois l'e-mail envoyé.
Pour annuler l'e-mail programmé, utilisez la bannière de la carte Offre. Le brouillon de l'offre est conservé.
Pour reprogrammer, annulez l'e-mail programmé et programmez-le à nouveau depuis l'éditeur.
Vous pouvez toujours modifier l'offre pendant qu'elle est programmée. L'e-mail utilise l'offre telle qu'elle est au moment de l'envoi.
Si le candidat est refusé ou sort de l'étape Offre avant l'heure programmée, l'e-mail programmé est automatiquement annulé.
Modèles d'e-mail d'offre
Votre compte comprend un modèle d'e-mail Offre par défaut, disponible dans toutes les langues prises en charge. Pour modifier la formulation de toutes les offres ou créer des versions alternatives :
Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mail
Modifiez le modèle Offre par défaut, ou cliquez sur +Ajouter un modèle et choisissez Offre comme type d'e-mail
Assurez-vous que le corps contient la variable
{ Offer Link }, sinon le modèle ne peut pas être enregistré(Facultatif) Sélectionnez Utiliser ce modèle par défaut pour ce type d'e-mail
Cliquez sur Enregistrer
La variable { Offer Link } ne peut être utilisée que dans le corps des modèles Offre, ni dans l'objet ni dans les autres types de modèles. Les modèles Offre ne sont disponibles que lors de l'envoi d'une offre, pas dans les e-mails classiques.
Statuts de l'offre
La carte Offre du profil candidat affiche toujours le statut actuel de l'offre. Cliquez sur le menu ⋯ de la carte pour voir les actions disponibles pour ce statut.
Statut | Signification | Actions disponibles |
Offre envoyée | L'e-mail d'offre a été envoyé et le candidat n'a pas encore répondu | Modifier, Renvoyer l'offre, Copier le lien de l'offre, Retirer l'offre |
Offre acceptée | Le candidat a accepté l'offre | Retirer l'offre |
Offre refusée | Le candidat a refusé l'offre | Modifier, Retirer l'offre |
Offre expirée | Le candidat n'a pas répondu sous 14 jours | Modifier, Renvoyer l'offre |
Ce que voit le candidat
Voici à quoi ressemble l'offre du côté du candidat, depuis son envoi jusqu'à sa réponse.
E-mail d'offre
Le candidat reçoit l'e-mail d'offre que vous avez envoyé depuis l'éditeur, avec un lien vers sa lettre d'offre. L'e-mail est envoyé en votre nom : s'il répond avec des questions, sa réponse arrive dans le fil privé de l'offre sur son profil candidat.
Page de l'offre
Lorsque le candidat ouvre le lien, il voit une page Consulter l'offre avec sa photo de profil, le logo de votre entreprise et la phrase « Consultez les détails de l'offre de {Nom de l'entreprise}. Acceptez-la ou refusez-la ci-dessous. »
En dessous, une section Détails du contrat reprend tout ce que vous avez défini dans l'offre :
Intitulé du poste, date de début et rémunération
Mode de travail, lieu et politique de travail hybride
Type de contrat, durée du contrat et période d'essai
Heures de travail hebdomadaires, jours de congés et avantages
En bas de la page, il peut cliquer sur Accepter l'offre ou Refuser.
Si vous mettez à jour l'offre après que le candidat l'a déjà ouverte, la page affiche une bannière l'informant que le recruteur a mis à jour l'offre ce jour-là. S'il ne l'a pas encore ouverte, il voit directement la dernière version, sans bannière.
Accepter l'offre
Lorsque le candidat clique sur Accepter l'offre, il doit confirmer. Une fois confirmé :
La page affiche « Vous avez accepté l'offre », avec le message « Nous avons déjà prévenu le recruteur. Félicitations ! »
Les détails du contrat restent visibles en dessous, et les boutons de réponse sont remplacés par Accéder au tableau de bord
JOIN envoie un e-mail de confirmation au candidat ainsi qu'au recruteur
Refuser l'offre
Lorsque le candidat clique sur Refuser, une fenêtre Refuser cette offre ? s'ouvre. Il peut ajouter un motif de refus facultatif, jusqu'à 1 500 caractères, puis cliquer sur Refuser pour confirmer. Une fois confirmé :
La page affiche « Vous avez refusé l'offre », avec le message « Nous avons déjà prévenu le recruteur. »
S'il a indiqué un motif, celui-ci s'affiche sous le message
Les détails du contrat restent visibles en dessous, et les boutons de réponse sont remplacés par Accéder au tableau de bord
JOIN envoie un e-mail de confirmation au candidat ainsi qu'au recruteur
Les e-mails de confirmation d'acceptation ou de refus sont des e-mails système envoyés par JOIN. Ils ne font pas partie du fil d'e-mails et ne peuvent pas être modifiés dans les Modèles d'e-mail.
Lorsque le lien de l'offre ne fonctionne plus
Si l'offre n'est plus active, le candidat voit un message à la place de l'offre :
Situation | Ce que voit le candidat |
L'offre a expiré après 14 jours d'inactivité | « Le lien de l'offre a expiré » |
Vous avez retiré l'offre | « Cette offre a été retirée. Veuillez contacter le recruteur pour plus d'informations. » |
L'offre a été supprimée, par exemple parce que le profil candidat a été supprimé | « Cette offre n'est pas valide » |
Étapes suivantes après une réponse
Lorsque le candidat accepte ou refuse, ou que l'offre expire, JOIN prévient le recruteur qui a envoyé l'offre, par e-mail et dans l'application. La carte Offre du profil candidat est mise à jour et une entrée est ajoutée au journal d'activité du candidat.
L'étape du pipeline du candidat ne change pas automatiquement. Il reste à l'étape Offre quel que soit le résultat : c'est vous qui décidez de la suite.
Vous pouvez choisir comment recevoir les notifications d'offre (Candidat a accepté l'offre, Candidat a refusé l'offre et Offre expirée) dans vos préférences de notification.
Offres acceptées
Lorsque le candidat accepte, la carte Offre passe à Offre acceptée. Cliquez sur la carte pour voir un récapitulatif en lecture seule des détails du contrat acceptés par le candidat.
Accepter une offre ne fait pas passer le candidat à l'étape Embauché. Cliquez sur Embaucher sur le profil du candidat, ou déplacez-le vers l'étape Embauché dans le pipeline, pour finaliser l'embauche.
Si l'embauche n'aboutit pas après l'acceptation, vous pouvez retirer l'offre depuis le menu ⋯. Voir Retirer une offre.
Offres refusées
Lorsque le candidat refuse, la carte affiche le statut Offre refusée. S'il a indiqué un motif, vous pouvez le lire en haut de l'offre en cliquant sur la carte.
À partir de là, vous pouvez :
Mettre à jour l'offre et la renvoyer, par exemple avec un salaire plus élevé ou une date de début plus tardive
Déplacer le candidat vers une autre étape de votre pipeline, par exemple revenir à une étape d'entretien
Refuser le candidat si vous ne poursuivez pas avec lui
Retirer l'offre depuis le menu ⋯
Pour mettre à jour et renvoyer une offre refusée :
Cliquez sur la carte Offre refusée, ou sélectionnez Modifier dans le menu ⋯
Mettez à jour les détails de l'offre ou les conditions d'emploi
Cliquez sur Mettre à jour l'offre. L'éditeur d'e-mail s'ouvre.
Vérifiez l'e-mail et cliquez sur Envoyer
Le statut de l'offre repasse à Offre envoyée, et le candidat peut à nouveau répondre.
Offres expirées
Un lien d'offre est valable 14 jours après son envoi. Si le candidat ne répond pas dans ce délai, l'offre expire et la carte Offre passe à Offre expirée.
À partir de là, vous pouvez :
Renvoyer l'offre : sélectionnez Renvoyer l'offre dans le menu ⋯, vérifiez l'e-mail et cliquez sur Envoyer. Le lien redevient actif pour 14 jours supplémentaires.
Modifier l'offre avant de la renvoyer, si les conditions doivent changer
Déplacer le candidat vers une autre étape, ou le refuser si vous ne poursuivez pas
À chaque envoi ou renvoi d'une offre, le délai d'expiration de 14 jours repart de cet envoi.
Modifier une offre
Vous pouvez modifier une offre envoyée, refusée ou expirée. Sélectionnez Modifier dans le menu ⋯ de la carte Offre. La fenêtre Mettre à jour l'offre s'ouvre avec les détails actuels de l'offre.
Faites vos modifications, puis cliquez sur Mettre à jour l'offre. Ce bouton reste désactivé tant que vous n'avez rien modifié.
Pour une offre envoyée, la mise à jour modifie l'offre derrière le lien existant. Aucun nouvel e-mail n'est envoyé, et le candidat voit les conditions mises à jour la prochaine fois qu'il ouvre le lien.
Pour une offre refusée, la mise à jour ouvre l'éditeur d'e-mail pour que vous puissiez envoyer la nouvelle offre au candidat.
Si vous fermez la fenêtre Mettre à jour l'offre sans cliquer sur Mettre à jour l'offre, vos modifications sont perdues et l'offre actuelle reste active.
Renvoyer une offre
Utilisez Renvoyer l'offre pour renvoyer l'e-mail d'offre au candidat, par exemple s'il ne retrouve pas l'e-mail d'origine ou si l'offre a expiré.
Renvoyer l'offre ouvre l'éditeur d'e-mail pour que vous puissiez relire ou ajuster le message avant l'envoi. Cela ne modifie pas les conditions de l'offre. Pour changer les conditions, utilisez plutôt Modifier.
Pour partager la page de l'offre par un autre canal, sélectionnez Copier le lien de l'offre dans le menu ⋯. Cette option n'est disponible que lorsque l'offre est au statut Offre envoyée.
Retirer une offre
Retirez une offre lorsqu'elle ne doit plus être maintenue, par exemple si les conditions étaient erronées ou si le poste n'est plus disponible.
Cliquez sur le menu ⋯ de la carte Offre
Sélectionnez Retirer l'offre
Confirmez dans la fenêtre qui s'ouvre
Lorsque vous retirez une offre :
Le lien de l'offre ne fonctionne plus. Le candidat voit « Cette offre a été retirée. Veuillez contacter le recruteur pour plus d'informations. »
Le candidat n'est pas refusé et reste à son étape actuelle
L'activité Préparer l'offre réapparaît sur la carte Offre, pour que vous puissiez préparer une nouvelle offre
Une entrée est ajoutée au journal d'activité du candidat
Une offre retirée ne peut pas être réactivée. Pour refaire une offre au candidat, préparez-en une nouvelle depuis l'activité Préparer l'offre.
Refuser un candidat ayant une offre active ou acceptée retire automatiquement l'offre.
Offres sur des offres d'emploi archivées
Archiver une offre d'emploi ne change rien à ses offres. Les liens d'offre continuent de fonctionner, les candidats peuvent toujours accepter ou refuser, et le délai d'expiration de 14 jours se poursuit.
En revanche, vous ne pouvez pas modifier, renvoyer, retirer, copier le lien ni envoyer une offre sur une offre d'emploi archivée. Ces actions sont désactivées avec l'info-bulle « Non disponible pour les offres d'emploi archivées ». Désarchivez l'offre d'emploi pour les utiliser à nouveau.
Si vous êtes encore en négociation avec un candidat mais souhaitez ne plus recevoir de nouvelles candidatures, mettez l'offre d'emploi hors ligne au lieu de l'archiver. Les offres d'emploi hors ligne ne sont pas concernées.