En tant que manager, il est possible de transformer vos contrats existants en modèles Skello en quelques minutes. Importez un document RH en .docx ou en PDF : sa mise en page est conservée (logos, couleurs, polices, tableaux) et l'IA repère les informations propres au salarié (nom, poste, salaire, date d'embauche…) pour les relier aux bonnes variables. L'IA prépare, vous validez : un coup d'œil, une validation et votre modèle est prêt à être généré et signé sans quitter Skello.
💡 Cette fonctionnalité est disponible dans l'offre HR Expert.
Ce que fait l'import de modèle
Vous avez déjà vos contrats, avenants ou attestations dans Word ou en PDF, souvent validés par votre cabinet comptable ou votre service juridique. L'import vous évite de les recréer à la main dans Skello :
La mise en page est reprise : textes, titres, tableaux, logos, couleurs, en-têtes et pieds de page.
Les variables sont proposées automatiquement : Skello repère les informations qui changent d'un salarié à l'autre (nom, prénom, poste, salaire, dates…) et les remplace par des variables Skello.
Vous gardez la main : rien n'est envoyé à un salarié sans votre validation. Vous pouvez modifier le modèle comme n'importe quel autre modèle Skello.
🤖 Une fonctionnalité basée sur l'IA
L'import utilise l'intelligence artificielle. Comme tout outil d'IA, il peut se tromper ou oublier une information et deux imports du même fichier peuvent donner des résultats légèrement différents. C'est normal : l'IA prépare le travail, vous le vérifiez. Relisez toujours le document avant d'utiliser le modèle.
Avant d'importer : préparer un bon document
La qualité du résultat dépend beaucoup du fichier de départ. Quelques minutes de préparation vous feront gagner du temps ensuite.
Préférez le format Word (.docx). Il donne de meilleurs résultats que le PDF car le texte et la mise en page y sont mieux structurés.
Si vous utilisez un PDF, prenez la version exportée depuis Word (texte sélectionnable), plutôt qu'un scan ou une photo.
Évitez les filigranes, les zones de texte superposées et les documents protégés par mot de passe.
Un fichier = un modèle. Si vous partez d'un contrat déjà rempli pour un salarié, l'IA essaiera de transformer ses informations en variables : vérifiez-les avec attention.
Formats et limites
Formats acceptés | .docx et PDF (les fichiers .doc ne sont pas acceptés : ouvrez-les dans Word et enregistrez-les en .docx) |
Taille maximale | 10 Mo |
Nombre de pages maximum | 50 pages |
Documents refusés | PDF protégés par mot de passe, documents de plus de 50 pages, autres formats (.doc, images, .odt, .zip…) |
Scans et photos | Acceptés mais le résultat est moins fiable : la mise en page et les variables sont reconstituées à partir de l'image |
Durée de l'import | Quelques dizaines de secondes en général, plus pour un document long |
Ce que l'import ne sait pas (encore) faire parfaitement :
Reproduire à l'identique les mises en page complexes : colonnes multiples, tableaux imbriqués, zones de texte, polices rares. Le résultat est très proche de l'original, mais peut demander quelques retouches.
Détecter toutes les variables : seules les variables dont l'IA est suffisamment sûre sont posées. Les autres restent en texte et vous pouvez les ajouter à la main.
Comprendre un libellé ambigu : si le document dit seulement « Ville : …… », l'IA peut hésiter entre la ville du salarié et celle de l'établissement.
Importer un modèle
Allez dans Paramètres > Gestion des documents > Modèles de documents RH
Cliquez sur Importer un modèle.
Glissez-déposez votre fichier ou cliquez pour le sélectionner sur votre ordinateur, puis cliquez sur Importer.
Patientez pendant les 3 étapes de chargement : lecture du document, détection des variables, mise en forme. Vous pouvez annuler à tout moment.
Le modèle s'ouvre dans l'éditeur. Son titre reprend le nom de votre fichier. Il est enregistré désactivé dans votre liste de modèles : il ne pourra pas être utilisé tant que vous ne l'aurez pas activé.
Vérifier et ajuster le résultat
C'est l'étape la plus importante. Prenez le temps de relire votre modèle avant de l'activer.
Relisez chaque variable. Survolez-la pour voir le texte d'origine qu'elle a remplacé.
Supprimez une variable fausse en cliquant sur sa croix : le texte d'origine revient à sa place.
Ajoutez une variable oubliée depuis l'onglet Variables, par glisser-déposer ou en cliquant dessus.
Ajustez la mise en page si besoin avec la barre d'outils : police, taille, couleurs, alignement, images.
Prévisualisez le modèle pour vérifier le rendu final.
Cliquez sur Terminer, puis activez le modèle dans votre liste pour pouvoir l'utiliser.
Le résultat n'est pas celui attendu ?
Ce que vous voyez | Pourquoi | Que faire |
Une information n'a pas été transformée en variable | Le champ n'était pas assez explicite, ou l'IA n'était pas assez sûre d'elle | Ajoutez la variable à la main depuis l'onglet Variables. |
Une variable est au mauvais endroit (ex. la ville de l'établissement au lieu de celle du salarié) | Le libellé du document était ambigu | Cliquez sur la croix de la variable (le texte d'origine revient) et insérez la bonne. |
La mise en page est différente de l'original (police, marges, tableau) | Skello recrée la mise en page de votre document. C'est moins précis à partir d'un PDF et pour les mises en page complexes (colonnes, tableaux imbriqués, polices rares) | Réimportez la version Word si vous l'avez ou ajustez dans l'éditeur. |
Deux imports du même fichier ne donnent pas le même résultat | C'est le fonctionnement normal de l'IA | Gardez la meilleure version et ajustez-la. Supprimez l'autre. |
L'import est refusé | Format non accepté (.doc par exemple), fichier de plus de 10 Mo, PDF protégé ou plus de 50 pages | Retirez la protection, enregistrez le fichier en .docx ou réduisez sa taille. |
Du texte a disparu ou a été modifié | Ce n'est pas un comportement attendu | Contactez-nous avec votre fichier d'origine. |
Utiliser le modèle importé
Une fois enregistré, le modèle fonctionne comme n'importe quel modèle créé dans Skello.
Pour un seul employé(e) : Accédez à la fiche de l'employé(e) > Documents > Créer un document > sélectionnez votre modèle. Les variables sont automatiquement complétées avec les données de son dossier RH.
Pour plusieurs employé(e)s : Accédez à Employés > Gestion groupée des documents > Créer un document à partir d'un modèle, sélectionnez les destinataires et choisissez votre modèle importé.
Qui peut l'utiliser ? Les administrateurs et autres licence qui ont accès aux modèles de documents dans les paramètres, sur l'option RH Expert.
Contacter le support
Avant de nous écrire, essayez de :
Réimporter le fichier une ou deux fois.
L'importer en .docx si vous aviez utilisé un PDF.
Corriger le résultat dans l'éditeur.
Questions fréquentes
Puis-je modifier un modèle importé ?
Puis-je modifier un modèle importé ?
Oui, comme n'importe quel modèle Skello : texte, mise en page, variables, images.
Pourquoi certaines variables n'ont pas été détectées ?
Pourquoi certaines variables n'ont pas été détectées ?
L'IA ne pose une variable que lorsqu'elle est suffisamment sûre d'elle pour éviter les erreurs. Ajoutez les variables manquantes depuis l'onglet Variables, et rendez les champs plus explicites dans vos prochains fichiers.
Puis-je importer un document dans une autre langue ?
Puis-je importer un document dans une autre langue ?
Oui. Les variables sont proposées dans la langue de votre compte.