Cet article explique la marche à suivre pour permettre aux employé(e)s, de tous niveaux de permissions, d’accéder à leur espace Skello.
Il existe deux façon d'inviter un(e) employé(e) à rejoindre Skello :
Lorsqu'on l'ajoute dans l'établissement
Quand l'employé(e) a déjà été ajouté(e)
Inviter un(e) employé(e) lorsqu'on créé sa fiche
Étapes à suivre
L’ajout d’un(e) nouvel(le) employé(e) dans l’établissement se fait en deux étapes :
Renseigner les informations personnelles et contractuelles :
Remplissez toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’outil.
Choisir l’établissement de rattachement :
Lors de cette dernière étape, cochez la case “Envoyer un e-mail d’invitation à l’utilisateur pour se connecter à Skello”.
Un e-mail sera envoyé à l’employé(e) pour l’inviter à créer un mot de passe et se connecter à son espace.
L’adresse e-mail de l’employé(e) doit être renseignée dans les informations personnelles à l’étape précédente pour que cette option soit proposée.
Si, en ajoutant l'adresse e-mail de l'employé, vous voyez le message d'erreur "Un utilisateur existe déjà avec cette adresse e-mail", nous vous invitons à consulter le dernier bloc informatif de cet article, situé à la fin de cette page.
Inviter un(e) employé(e) déjà ajouté(e)
Étapes à suivre
Une fois la fiche de l’employé(e) créée, vous pouvez toujours envoyer une invitation par e-mail pour créer son mot de passe :
Accédez à la fiche de l’employé(e).
Cliquez sur l’enveloppe en haut à droite de la fiche de l’employé(e).
Remarque
Si l’enveloppe n’apparaît pas sur la fiche de l’employé(e), cela signifie qu’un mot de passe a déjà été créé sur Skello via l’e-mail de l’employé(e).
Contactez notre équipe Support pour qu’une invitation puisse être renvoyée à l’employé(e) si besoin.
Une fois son compte activé, l'employé(e) ou le manager, peut utiliser les différentes fonctionnalités accessibles à son niveau de permission.
Message d'erreur : "Un utilisateur existe déjà avec cet e-mail"
Lorsque vous essayez d’ajouter une adresse e-mail pour un employé et que ce message s’affiche, cela signifie que l’adresse est encore associée à une fiche active dans l’établissement d’un ancien employeur.
Comment résoudre ce problème ?
1. Solution rapide pour les adresses Gmail
Si l’employé utilise une adresse Gmail, vous pouvez contourner ce problème en ajoutant un suffixe "+1" à son adresse e-mail.
Exemple :
Adresse initiale : exemple@gmail.com
Adresse à renseigner : exemple+1@gmail.com
👉 Les communications continueront d’arriver dans la boîte de réception originale (exemple@gmail.com). L’employé devra se connecter à Skello en utilisant l’adresse modifiée avec le "+1".
2. Demande de suppression par l’employé
L’employé lui-même doit faire la demande de suppression de ses données liées à son ancien employeur en :
Nous écrivant directement via le chat Skello ou à l’adresse hello@skello.io.
Contactant son ancien employeur pour lui demander d’archiver sa fiche employée.
💡 Lorsqu’une fiche employée est archivée dans Skello, l’adresse e-mail associée est automatiquement supprimée, ce qui rend l’adresse à nouveau disponible pour être ajoutée dans un autre établissement.