Un shift est une plage horaire de travail durant laquelle l’employé(e) va travailler.
Vous pouvez créer un shift de travail via l’onglet Planning, depuis les vues jour, semaine ou mois.
Comment créer un ou plusieurs shifts de travail ?
Créer un shift de travail
Vue jour : L’ajout des shifts se fait par employé(e), par tranches de 15 minutes. Cliquez sur le + qui apparaît en passant la souris sur le quart d’heure souhaité. En glissant la souris, vous pouvez définir toute la durée du shift.
Vue semaine : L’ajout des shifts se fait par employé(e), à la journée. Cliquez sur le + qui apparaît en passant la souris sur la case correspondant à l’employé(e) et au jour souhaité.
Vue mois : L’ajout des shifts se fait par employé(e), à la journée. Cliquez sur le + bleu en passant la souris sur la case de l’employé(e) et du jour souhaité.
Une fenêtre d’ajout d’un shift de travail apparaît, permettant de renseigner les détails du shift.
Paramètres de la fenêtre d’ajout d’un shift
Ajuster les horaires du shift
Définir le poste correspondant
Ajouter un poste
Ajouter un temps de pause
Ajouter une note
Ajouter une tâche
Répliquer le shift sur d’autres jours de la semaine
Vous pouvez taper sur la touche "Entrée" pour ajouter un shift lorsque toutes les informations obligatoires sont renseignées.
Les informations indispensables pour créer un shift de travail sont les horaires de début et de fin, ainsi que le poste de travail.
Ajouter un ou plusieurs shifts sur la même journée
Pour renseigner deux shifts de travail sur une même journée pour un employé :
Ajoutez un premier shift :
Passez la souris sur la case correspondant à l’employé(e) et au jour souhaité.
Cliquez sur le + qui apparaît dans la case.
Une fenêtre s’ouvre. Renseignez les détails du shift.
Cliquez sur Créer pour valider le shift.
Ajoutez un ou plusieurs shifts supplémentaires :
Faites un clic droit sur la case correspondant à l’employé(e) et au jour souhaité.
Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Ajouter un shift.
Une fenêtre s’ouvre. Renseignez les détails du shift.
Cliquez sur Créer pour valider le shift.
👉 Astuce : Répétez cette opération pour chaque shift supplémentaire que vous souhaitez ajouter pour cet employé(e) sur cette journée.
Comment personnaliser un shift de travail ?
Afficher ou non les horaires
Il est possible d’afficher ou non les horaires de l’employé(e) sur un shift de travail. Cette option doit être activée dans les options d’affichage du planning :
Cliquez sur les 3 points en haut à droite du planning.
Choisissez Options d’affichage dans le menu déroulant.
Personnalisez l’affichage des shifts.
Pour cacher les horaires du shift, cliquez sur l’œil à côté de l’horaire et/ou à côté de la durée du shift.
Ajouter une note
Une note peut être ajoutée sur un shift de travail. Elle n’est pas visible à l’impression du planning, mais l’employé(e) peut la consulter depuis son planning, que ce soit sur ordinateur ou sur l’application mobile. Elle est également visible sur la feuille d’heures individuelle de l’employé(e).
Si vous utilisez l’option badgeuse, vous pouvez ajouter une note depuis cet onglet, à droite de la ligne correspondant au shift. Cette note sera ensuite visible directement sur le shift depuis le planning.
Ajouter des liens cliquables dans les Notes
Il est possible d’ajouter des liens URL cliquables dans les Notes. Ces liens permettent aux employés d’accéder en un clic à des ressources importantes, comme un fichier Google Drive, une adresse sur Google Maps ou un site web.
Ajouter des documents directement dans les shifts
Il est possible d'ajouter des documents directement dans les shifts, permettant ainsi aux managers de centraliser toutes les informations liées à une mission en un seul endroit.
Ce processus combine à la fois les éléments partagés par les managers avec leurs employés et ceux remontés par ces derniers.
👉 À noter :
6 fichiers maximum par shift (10 Mo chacun).
Formats acceptés : Images (jpeg, png, gif…), documents (pdf, xls, doc…), vidéos (mp4) et Audio (mp3, wav).