Pourquoi est-ce important pour vous ?
Archiver un(e) employé(e) qui quitte l'établissement permet de garder un planning propre et précis. Restaurer un(e) employé(e) réintégré(e) facilite son retour sans perdre d'informations.
Comment archiver un(e) employé(e) ?
Contexte de l’archivage
Quand un contrat se termine, l’employé(e) reste visible sur le planning pour gérer les dates ou créer un nouveau contrat. Si l’employé(e) ne travaille plus, il faut archiver sa fiche pour qu'il/elle disparaisse des plannings.
Pour les saisonniers, archivez leur fiche en fin de contrat et restaurez-la à leur retour.
Fonctionnement de l’archivage
Accédez à la fiche employé(e) via l’onglet Employés.
Cliquez sur "Archiver l'employé".
Choisissez la date d’archivage.
L’archivage peut être rétroactif ou programmé. L’employé(e) est archivé(e) le soir de la date choisie.
Après l'archivage, l'employé apparaît dans le planning jusqu'au dimanche de la semaine d'archivage choisie.
Par exemple, un employé archivé à partir du mardi de la semaine 45, apparaîtra dans le planning jusqu'au dimanche de la semaine 45. Il ne sera plus visible à partir du lundi de la semaine 46.
Les shifts futurs qui avaient été assignés à l'employé désormais archivé, sont soit supprimés, soit déplacés dans la ligne Non assignés (si cette option est active).
Toutes les demandes d’absence, disponibilité et transferts de shift sont supprimées lors de l’archivage.
À savoir
Liste des archivé(e)s : Onglet "Archivés" dans l’espace Employés.
Rapport de paie : L’employé(e) figure pendant un mois après l’archivage.
Accès au compte : Supprimé après archivage.
Adresse e-mail : elle est automatiquement supprimée au moment de l'archivage et devra être à nouveau remplie lors de la restauration
Modèle de planning : Shifts déplacés en Non assignés si option activée.
Pour plus d'informations sur la ligne de shifts Non assignés, consultez l'article suivant : Comment activer et utiliser la ligne de shifts non-assignés sur le planning ?
L'archivage affecte tous les établissements de l'organisation. Si vous souhaitez supprimer l'accès à un ou plusieurs établissements, mais pas à tous, ne procédez pas à l'archivage de l'employé. Retirez simplement l'accès à l'établissement en question depuis la fiche de l'employé concerné.
Pour plus d'informations sur la gestion des établissements auxquels vos employés ont accès, consultez l'article suivant : Comment paramétrer les accès des employés aux réseaux et établissements ?
Comment restaurer un(e) employé(e) archivé(e) ?
Fonctionnement de la restauration
En cas d’erreur ou si l’employé(e) réintègre l’établissement, restaurez sa fiche.
Accédez à la fiche archivée.
Cliquez sur "Restaurer l'employé".
La restauration est immédiate et l'employé(e) redevient actif/ve.
Si la compensation des heures supplémentaires est activée : le compteur d’heures doit être réinitialisé manuellement après la restauration.
Que faire si mon employé est actif mais n'apparaît pas au planning ?
Vérifiez la fiche employée :
Accédez à la fiche de l'employé, dans Information personnelles
Défilez en bas et cochez Afficher au planning.
Vérifiez les filtres actifs dans le planning :
Assurez-vous que l'icône de filtre n'est pas bleue.
Désactivez tous les filtres actifs.
Vérifiez les données contractuelles :
Assurez-vous que la date de début de contrat n'est pas dans le futur.
Pour en savoir plus sur la gestion des contrats de travail, consultez l'article suivant : Comment ajouter un contrat pour les employés ?