Le verrouillage du planning est essentiel pour garantir la stabilité et la clarté de l'organisation de travail. Il permet d'éviter les modifications de dernière minute qui peuvent perturber la gestion des équipes et la préparation de la paie.
Le cadenas bleu
Les cadenas bleus sont accessibles aux managers et aux administrateurs système d'un établissement. Ils servent principalement à informer les autres managers de l’état d’avancement de la planification.
Utilisation
L'ajout d'un cadenas bleu sur le planning d'un jour ou d'une semaine est réversible : le cadenas peut être retiré à tout moment en cliquant dessus.
Il permet de distinguer les horaires validés de ceux qui sont encore en construction.
Exemple : Un manager a terminé le planning du lundi et du mardi, mais pas encore le reste de la semaine. Il peut marquer ces deux journées d'un cadenas bleu pour indiquer qu'elles sont terminées, afin que les autres managers sachent qu'elles ne doivent pas être modifiées.
Emplacement
Niveau de la semaine entière.
Niveau de la journée : depuis la vue jour ou semaine du planning.
Validation automatique via la badgeuse
La validation des shifts rémunérés active automatiquement un verrou bleu sur la journée ou la semaine validée. Si la période (jour ou semaine) est validée via la badgeuse pour un(e) employé(e), le verrou est activé sur la même période pour tous les employés sur le planning.
Le cadenas vert
Le cadenas vert est utilisé pour verrouiller les temps travaillés et les absences du planning avant la paie.
Utilisation
Accès : Cliquez sur les trois points en haut à droite du planning, puis choisissez Verrouiller pour la paie dans le menu déroulant.
Une fenêtre s’ouvre pour choisir les dates de la période à verrouiller. Vous pouvez verrouiller des périodes courtes (un ou quelques jours) ou longues (plusieurs semaines).
Fonctionnement
Une fois verrouillé, le manager ne peut plus apporter de modifications.
Le superviseur du manager (administrateur système) reçoit un e-mail informant du verrouillage de la période.
Le superviseur peut vérifier si le planning est valide ou demander des modifications.
Si des modifications sont nécessaires, le manager peut envoyer une demande de déverrouillage à l’administrateur système en cliquant sur le cadenas vert activé.
Attention : Seuls les administrateurs système peuvent déverrouiller un planning verrouillé avec un cadenas vert. Ils peuvent cliquer sur le cadenas vert (au niveau de la semaine ou de la journée) pour le déverrouiller. Le cadenas devient alors bleu pour indiquer que l'agenda peut à nouveau être modifié.
Le cadenas rouge
Le cadenas rouge est le plus haut niveau de validation du planning. Il est visible sur le planning lorsqu’il est activé, mais il n’est accessible que depuis l’onglet Rapport pour l’activer/désactiver.
Utilisation
Accès : Par défaut, il est utilisé par les administrateurs système. Une autorisation spécifique permet aux masters et aux utilisateurs en lecture seule d’y accéder lorsque cette option est cochée dans les paramètres des permissions.
Utilisé lorsque la période est terminée et que le planning est conforme aux heures réellement travaillées par les employé(e)s.
Principalement utilisé lors de la validation des paies à des fins comptables : une fois la période verrouillée, elle est considérée comme payée.
Fonctionnement
Les administrateurs peuvent retirer un cadenas rouge à tout moment depuis l’onglet Rapport, en sélectionnant la période verrouillée.
Multi-établissements : Lorsque l’organisation comprend plusieurs établissements, il est possible d’activer le cadenas rouge en un clic pour la même période dans tous les établissements.