Cet article présente les trois niveaux de verrouillage possibles du planning, et explique comment chaque niveau peut être utilisé.

Les sujets abordés dans cet article sont :

L’utilisation de différents niveaux de verrouillage, bleu, vert ou rouge, facilite la communication entre les managers : demander la validation d’un planning quand il est créé, et/ou informer les autres managers qu’une période planifiée ne doit plus être modifiée.

💡L’accès aux verrous par les différents managers (master, planificateurs) peut être autorisé ou non depuis les paramètres des permissions 👉 Paramétrer les permissions & actions

⚠️ Une demande d’absence (congés payés, arrêt maladie, récupération …) pour une date comprise dans une période verrouillée sur le planning, ne peut pas être validée. La période doit être déverrouillée pour accepter la demande.

Les cadenas bleus sont accessibles aux managers et aux administrateurs système d'un établissement, et sont principalement destinés à informer les autres managers de l’état d’avancement de la planification.

L'ajout d'un cadenas bleu sur le planning d'un jour ou d'une semaine est réversible : le cadenas peut être retiré à tout moment en cliquant dessus. Le cadenas bleu permet de distinguer les horaires validés de ceux qui sont encore en construction.

Exemple : Un manager planifie une semaine d’activité pour son équipe. Il a terminé le planning du lundi et du mardi, mais pas encore le reste de la semaine. Il peut ainsi marquer ces 2 premières journées d'un cadenas bleu pour se rappeler qu'il a terminé le planning de ces deux jours. Cela permet également aux autres managers de savoir que les plannings sont terminés et qu'ils n’ont pas à être modifiés.

Les cadenas bleus sont situés sur le planning à deux niveaux :

En utilisant l’option badgeuse, la validation des shifts rémunérés active automatiquement un verrou bleu sur la journée ou la semaine validée.

⚠️ Si la période (jour ou semaine) est validée via la badgeuse pour un(e) employé(e), le verrou est activé sur la même période pour tous les employés sur le planning.

Le cadenas vert est utilisé pour verrouiller les temps travaillés et les absences du planning avant la paie.

Pour y accéder : cliquer sur les 3 points en haut à droite du planning > Choisir

"Verrouiller pour la paie", dans le menu déroulant.

Une fenêtre s’ouvre pour choisir les dates de la période à verrouiller : il est possible d’utiliser la fonctionnalité pour des périodes courtes (un ou quelques jours) ou plus longues (plusieurs semaines)

Une fois qu'un manager a verrouillé son planning à l'aide d'un cadenas vert, il ne peut plus apporter aucune modification sur celui-ci.

Le superviseur du manager qui a verrouillé le planning (master et administrateur système) reçoit un e-mail l'informant que la période choisie a été verrouillée.

Il peut alors vérifier si le planning est valide, ou demander à ce qu’il soit modifié.

Si un manager veut modifier un planning verrouillé d’un cadenas vert, il peut envoyer une demande de modification à l’administrateur système en cliquant sur le cadenas vert activé sur la journée ou la semaine qu’il souhaite modifier.

L’administrateur reçoit alors un e-mail l'informant qu'un manager a demandé le déblocage d'une certaine période, ainsi que la raison de cette demande.

Ils peuvent cliquer sur le cadenas vert (au niveau de la semaine ou de la journée) pour le déverrouiller. Le cadenas devient alors bleu pour indiquer que l'agenda avait été considéré comme définitif, mais qu'il peut à nouveau être modifié.

Le cadenas rouge est le plus haut niveau de validation du planning. Il est visible sur le planning lorsqu’il est activé, mais il n’est accessible que depuis l’onglet Rapport pour l’activer/désactiver.

Il peut être utilisé par les administrateurs système par défaut & une autorisation spécifique permet aux permissions de masters et de lecture seule d’y avoir accès quand elle est cochée, dans les paramètres des permissions.

Le cadenas rouge est utilisé lorsqu'une période est terminée et que le planning est conforme aux heures réellement travaillées par les employé(e)s.

Ce niveau de validation est principalement utilisé au moment de la validation des paies à des fins comptables : une fois la période verrouillée, elle est considérées comme payée.

Les administrateurs peuvent retirer un cadenas rouge à tout moment, depuis l’onglet Rapport, en sélectionnant la période verrouillée.

Lorsque l’organisation comprend plusieurs établissements : il est possible d’activer le cadenas rouge en un clic, sur la même période, pour tous les établissements.