🔎 Le fonctionnement adopté par vos homologues :

Dans votre secteur, la compensation du temps de travail à travers la modulation des heures est souvent mise en place.
Nous avons aujourd'hui deux types de modulation au mois ou à l'année via le compteur d’heures ou l’annualisation du temps de travail.

💡 Bon à savoir :

Pour la date d’initialisation du compteur d’heures, pensez à sélectionner le dimanche précédant votre première semaine d’utilisation de l’outil.

⚠️ À noter : Des règles de majoration sont souvent appliquées.

👉 Pour savoir comment paramétrer les compteurs d'heures ou l'annualisation, consulter ces articles : Paramétrer les compteurs d’heures ou Paramétrer l’annualisation du temps de travail

​🔎 Le fonctionnement adopté par vos homologues :

Dans votre secteur, vos homologues rendent certaines des alertes bloquantes afin d'optimiser le respect des règles de votre convention collective lors de la planification.

Ces règles sont liées au repos hebdomadaire et au repos journalier.
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👉 Pour savoir comment paramétrer les alertes à respecter dans votre planification, consulter cet article : Définir les règles de fonctionnement de l’établissement

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, l’acquisition des congés payés est souvent en jours ouvrables.

💡 Bon à savoir :

Pour la date d’initialisation du compteur, choisissez le mois d’édition de vos dernières fiches de paie. Vous pourrez suivre sur deux compteurs distincts les congés acquis en année N-1 et en année N.

⚠️ À noter :

Il n’y a pas de prise en compte de l’ancienneté.

👉 Pour savoir comment paramétrer le compteur de congés payés, consulter cet article : Paramétrer les compteurs de Congés Payés

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, il existe 6 jours fériés garantis (chômés). Le compteur de jours fériés vous permettra de les sélectionner et de les personnaliser.

💡 Bon à savoir :

Vous pouvez personnaliser les types de jours fériés ainsi que leur indemnisation (à récupérer ou à payer) pour chaque employé.

⚠️ À noter : Il n’y a pas de prise en compte de l’ancienneté

👉 Pour savoir comment paramétrer le compteur de jours fériés, consulter cet article : Paramétrer le compteur de jours fériés

🔎 Le fonctionnement adopté par vos homologues:

Dans la rubrique “postes”, vous avez la possibilité de paramétrer des pauses. Vos homologues positionnent souvent 60 min de pause déclenchées au bout de 3 heures de travail consécutif.

💡 Bon à savoir :

La rémunération des pauses n’est pas souvent activée.

⚠️ À noter :

Pour la prise en compte des pauses, deux options :

👉 Pour savoir comment paramétrer les postes, consulter cet article : Configurer les postes

🔎 Le fonctionnement adopté par vos homologues :

Dans votre secteur, vos homologues créent des équipes pour permettre à chaque manager / chef de service de gérer son équipe sans forcément avoir de vision sur celles des autres managers.

💡 Bon à savoir :
Pensez à lier chaque manager à son / ses équipe(s) et d’attribuer le niveau de permission correspondant.

👉 Pour en savoir plus sur l'utilisation des postes et des équipes, consulter cet article : Utiliser les outils et options d’affichage du planning

​🔎 Le fonctionnement adopté par vos homologues :

Dans votre secteur, les profils les plus utilisés sont les administrateurs, les masters et les planificateurs.
Les planificateurs peuvent notamment recevoir les SMS en cas de retard si l’option badgeuse a été souscrite. Les niveaux restent personnalisables en fonction de votre fonctionnement en interne.

💡 Bon à savoir :
Pour plus de niveaux de permission, contactez votre référent(e) Skello !

⚠️ À noter : Un planificateur doit être relié à son équipe pour le bon suivi de celle-ci.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage des niveaux de permissions et les actions qui leur sont associées, consulter cet article : Paramétrer les permissions & actions

💡 Bon à savoir :

Si vous leur en avez donné la possibilité via leur niveau de permissions, vos employés sont autonomes pour compléter leurs informations et ajouter des documents depuis leur application à condition qu’ils se soient déjà connectés.

⚠️ À noter :
Il est capital de remplir ces informations pour optimiser votre planification et la communication auprès de vos employés :

💡 Bon à savoir :

Un de vos employés ne travaille plus chez vous ? Archivez sa fiche employée pour ne pas polluer votre planification, mais également mettre à jour le registre unique du personnel et faire courir les durées de conservation des données personnelles. Vous pouvez restaurer l’employé à tout moment, si celui-ci revient dans votre établissement.

⚠️ À noter :

Tant que l’employé n’est pas archivé, on peut continuer à le planifier. Il apparaîtra dans votre planning jusqu'au dimanche suivant sa date d'archivage et dans votre rapport jusqu'à la fin du mois en cours.

👉 Pour en savoir plus sur l'archivage de vos employés, consulter cet article : Archiver/restaurer un(e) employé(e)

💡 Bon à savoir :

Si vous renseignez la date de fin de période d’essai ou de contrat, vous recevrez une alerte dans votre rapport d’activité et cela sera visible sur la page d'accueil lors du mois de fin.

Bien renseigner les taux horaires bruts moyens de vos employés vous permettra de préciser vos indicateurs de performances, notamment la masse salariale.

⚠️ À noter :

Il est important de remplir ces informations pour optimiser votre planification et la gestion des heures réalisées vs contractuelles :

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, hors accord d’entreprise, le nombre maximal d'avenants pouvant être conclu est de 8 par an et par salarié.

⚠️ À noter :

L'ajout d'avenant modifie directement le compteur d'heure à partir de la date de la mise en place de l’avenant.

Il ne faut pas modifier manuellement le volume horaire de vos employés sans avenant.

👉 Pour en savoir plus sur la gestion des contrats de vos employés, consulter cet article : Gérer les contrats de travail de mes employés

​🔎 Le fonctionnement préconisé :

Dans votre secteur, des employés sont amenés à travailler dans plusieurs de vos établissements, il faut donc indiquer sur leur fiche employé quel est l'établissement principal et configurer les autres établissements comme établissements secondaires. L'établissement principal synthétisera dans son rapport l'ensemble des variables de paie et absences indiquées sur les différents espaces de planning.

💡 Bon à savoir :
Vos employés peuvent avoir des niveaux de permissions différents en fonction des établissements auxquels ils sont attachés sauf les administrateurs systèmes qui ont tous les droits sur tous les établissements.

⚠️ À noter : Il faut afficher l’employé sur le planning des établissements dans lesquels il travaille pour qu’il ait accès à l’ensemble de son planning.

👉 Pour en savoir plus sur la répartition des employés dans plusieurs établissements, consulter cet article : Définir les établissements principal et secondaire(s) d’un(e) employé(e)

🔎 Le fonctionnement préconisé :

Cette vue vous permettra de vérifier vos besoins à la journée. En bas de votre écran, vous allez pouvoir visualiser le nombre de personnes présentes tous les quarts d’heures au sein de votre établissement.

Ainsi vous vérifierez si vous avez bon nombre de personnes à l’ouverture et fermeture de votre établissement.

Par ailleurs, pour les clients ayant le pack premium, vous avez une fonctionnalité qui se nomme "Les besoins en personnels" qui vous permettra de contrôler d’un simple coup d'œil que vous avez le bon nombre d’employés, aux bons postes, au quart d’heure près.

💡 Bon à savoir :

Pour vérifier vos besoins par postes et par équipe, vous allez pouvoir utiliser les filtres du planning.

🔎 Le fonctionnement préconisé :

L’optimisation du planning va vous permettre de vérifier qu’un certain nombre de règles légales et structurelles sont respectées lorsque vous faites vos plannings.

💡 Bon à savoir :

Vous pouvez vérifier vos besoins par postes. N’hésitez pas à bien renseigner vos besoins par poste et par tranche horaire.

⚠️ À noter :

Si vos besoins changent, il faudra bien les renseigner dans les postes et tranches horaires concernées.
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👉 Pour en savoir plus sur la gestion des modèles, consulter cet article : Optimiser le planning

🔎 Le fonctionnement préconisé :
La génération de modèle de planning vous permettra de dupliquer sur 5 semaines maximum vos plannings types (qui correspondent à vos besoins et à votre activité, sans recréer semaines après semaines chaque shift).

💡 Bon à savoir :

Pour créer vos plannings, vous pouvez soit dupliquer les semaines précédentes si elles se ressemblent soit créer vos propres modèles.

⚠️ À noter :

N’hésitez pas à bien nommer vos modèles car vous ne pouvez pas les visualiser avant de les dupliquer. Par ailleurs, si vous souhaitez modifier un modèle, il faudra forcément le dupliquer et effectuer vos modifications.

👉 Pour en savoir plus sur la gestion des modèles, consulter cet article : Créer, utiliser et supprimer des modèles de planning

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Il est nécessaire d'enregistrer sur un registre ou tout autre document l'horaire nominatif et individuel de chaque salarié ainsi que les périodes de travail qu'il a réellement effectuées, pour chaque jour où il n'est pas fait une stricte application de celui-ci.

Ce document est émargé par le salarié au moins une fois par semaine et tenu à la disposition de l'inspecteur de travail.

💡 Bon à savoir :
Il est possible de faire signer leurs feuilles d'heures à vos employés manuellement (en version individuelle ou depuis la version imprimée du planning) ou avec via la signature électronique si vous avez souscrit à l'option.

👉 Pour en savoir plus sur la signature des feuilles d'émargement, consulter ces articles : Imprimer le planning et les feuilles d’émargement, Utiliser la signature électronique pour faire signer les feuilles d’heures individuelles.

​🔎 Le fonctionnement adopté par vos homologues :

Dans votre secteur, les règles souvent définies pour la mise au réel des shifts après badge permettent de prendre en considération le retard et les heures supplémentaires faites à la fin d’un shift et ignorent les employés arrivés en avance.
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💡 Bon à savoir :
Si vous autorisez les pauses, cela signifie que votre employé devra badger ses pauses. Au moment de cliquer depuis la tablette sur “Départ”, il aura alors le choix entre : “Pause” ou “Je quitte définitivement l'établissement".

⚠️ À noter :
Si vos employés sont amenés à travailler dans plusieurs établissements, il faut donc indiquer sur quel planning vous souhaitez voir remonter leur badge : sur leur lieu de badgeage ou sur leur établissement principal.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage de la badgeuse, consulter cet article : Paramétrer les règles de la badgeuse

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, la durée conventionnelle est de 39 heures, avec possibilité de faire moins d'heures. Il y a donc des heures supplémentaires structurelles et leur détail est disponible dans le rapport.

Si vous n’êtes pas en modulation, les majorations des heures supplémentaires sont les suivantes : 35h-39h (10%) - 39h-43h (20%) - 50% au-delà

💡 Bon à savoir :
Vous avez la possibilité de transférer les variables de paie contenues dans le rapport directement à votre logiciel de paie pour limiter les doubles saisies. Pour en savoir plus, contacter votre référent(e).

⚠️ À noter :
Vous pouvez choisir de remettre à 0 ou de modifier les compteurs de vos employés. Ces modifications seront prises en compte à partir du dernier dimanche de la période sélectionnée.

👉 Pour en savoir plus sur l'interprétation du contenu du rapport, consulter cet article : Interpréter le rapport

💡 Bon à savoir :

Vous avez la possibilité de personnaliser les informations que vous souhaitez retrouver dans votre rapport depuis les paramètres de l’exportation.

L’onglet “Détails” vous permettra de retravailler et filtrer vos données brutes en fonction de vos besoins (ex : regrouper tous les employés qui ont travaillé un jour férié ou de nuit.)

⚠️ À noter :

Le rapport traduit toutes les données existantes sur le planning. Si vous utilisez la badgeuse, les données qui se trouvent dans le rapport correspondent aux shifts réalisés uniquement si vous avez validé les badges depuis l'espace badgeuse.

👉 Pour en savoir plus sur l'export du rapport sous format Excel, consulter cet article : L'export du rapport