Pourquoi est-ce important pour vous ?
Gérer les disponibilités des employé(e)s permet de créer des plannings optimisés en tenant compte des périodes où ils sont disponibles ou indisponibles.
Avec l’option Smart Planner, les disponibilités des employé(e)s peuvent être prises en compte pour créer les plannings. En savoir plus sur l’option Smart Planner.
Dans cet article, "disponibilités" inclut également les indisponibilités des employé(e)s.
Comment faire et accepter une demande de disponibilité ?
Faire une demande de disponibilité
Depuis l’application mobile :
Cliquez sur le logo Demandes en bas de l’écran.
Sélectionnez Disponibilités.
Cliquez sur le + en bas à droite pour saisir une nouvelle demande.
Depuis l’espace en ligne :
Cliquez sur la flèche à côté des initiales en haut à droite.
Sélectionnez Mes demandes.
Cliquez sur Ajouter une disponibilité.
Types de demandes :
Exceptionnelle : Disponibilité ou indisponibilité pour un jour spécifique.
Récurrente : Disponibilité ou indisponibilité chaque semaine, le même jour et la même plage horaire.
Les demandes sont proposées comme exceptionnelles par défaut.
Pour une demande récurrente :
Application mobile : Décochez le bouton demande exceptionnelle.
Espace en ligne : Sélectionnez l’onglet Récurrente.
L’employé(e) indique :
Disponibilité ou indisponibilité.
Date, heure de début et heure de fin du créneau.
La demande doit être validée ou refusée par le manager, qui reçoit une notification par mail et sur l’application.
Comment accepter une demande de disponibilité ?
Sur l’application :
Allez dans l’onglet Demandes > En attente.
Sur l’espace en ligne :
Cliquez sur la flèche à côté des initiales en haut à droite.
Sélectionnez Mes demandes.
Le manager peut consulter, valider ou refuser les demandes en attente.
Une demande validée peut être refusée ultérieurement, et vice versa.
Comment renseigner les disponibilités des employé(e)s ?
En tant que manager, vous pouvez renseigner les disponibilités/indisponibilités des employé(e)s sans qu'ils aient besoin d’en faire la demande.
Depuis la fiche de l’employé(e) : Cliquez sur le bouton Disponibilités.
Ajouter une disponibilité :
Choisissez disponibilité récurrente ou exceptionnelle.
Indiquez disponibilité ou indisponibilité.
Saisissez la date, le jour et la plage horaire concernés.
Cliquez sur Valider.
Les disponibilités peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment en cliquant sur l’icône. Plusieurs disponibilités ou indisponibilités peuvent être renseignées pour la même journée.
Comment visualiser les disponibilités sur le planning ?
Une fois renseignées ou acceptées, les disponibilités des employé(e)s sont visibles sur le planning pour faciliter la création des shifts.
Les disponibilités sont en vert et les indisponibilités en rouge.
Les disponibilités ont une valeur d’information et ne contraignent pas la création des shifts. Il est toujours possible de planifier des shifts de travail ou d’absence sur les périodes de disponibilités visibles.
Lors de la création d’un nouveau shift, les disponibilités des employé(e)s sont indiquées pour information. Les disponibilités sont identifiables grâce à un triangle vert ou rouge en haut à droite du shift.