Pourquoi est-ce important?
L’abonnement à l’option signature électronique permet d’envoyer différents types de documents aux employé(e)s pour qu'ils soient signés en ligne, de manière sécurisée.
L’option e-signature peut également être utilisée pour faire signer les feuilles d’émargement chaque semaine par les employé(e)s.
Comment envoyer les documents pour signature ?
Accéder à l'option e-signature
L’option e-signature des documents est accessible depuis la section Employés > Documents.
Tous les documents ajoutés dans les fiches des employé(e)s peuvent être envoyés pour signature électronique, qu’ils soient créés via un modèle de document sur Skello ou importés depuis l’extérieur.
Les documents importés doivent être enregistrés en format PDF pour pouvoir être envoyés pour signature.
Lorsqu’un document est créé via un modèle de document
Lorsque vous créez un document via un modèle de document sur Skello, il peut être envoyé pour signature immédiatement après sa création.
Lorsque la création du document est finalisée, une fenêtre apparaît pour confirmer l’enregistrement du document dans l’espace de l’employé et propose de l’envoyer pour signature ou simplement par e-mail, sans e-signature.
Si le document n’est pas envoyé pour signature à cette étape, il pourra l’être plus tard via le document enregistré.
Une fois le document enregistré ou importé dans l’espace de l’employé(e)
Cliquez sur les trois points à droite de la ligne du document.
Choisissez Envoyer pour signature.
Sélection du/des signataire(s)
Une fenêtre apparaît pour sélectionner le(s) destinataire(s) du document pour e-signature.
Par défaut, le document est envoyé à l’employé(e) dont l’espace contient le document.
Un second signataire peut être ajouté : seuls les managers ayant une permission d’Administrateur système ou Master avancé peuvent être sélectionnés comme second signataire.
Pour pouvoir être sélectionné, le manager doit avoir une adresse e-mail valide renseignée sur sa fiche.
Vous pouvez ajouter les initiales de l’employé(e) et du manager en bas de chaque page du document en cochant la case “Ajouter les initiales en bas de chaque page”.
Préparer le document avant l’envoi
Une fois le(s) signataire(s) sélectionné(s), une nouvelle fenêtre propose de visualiser le document pour :
Revoir le contenu du document avant de l’envoyer.
Placer l’encart pour la/les signature(s) sur le document.
Cliquez sur les flèches à droite et gauche du document pour naviguer entre les pages. Cliquez sur l’icône en forme de loupe pour agrandir la page.
Cliquez là où la signature doit être placée sur la page. Un aperçu est proposé pour vous aider à définir le placement de la signature.
Si la signature n’est pas bien placée, cliquez sur la croix à droite du nom du signataire pour modifier le placement.
Envoi du document pour signature
Les signataires reçoivent un e-mail les invitant à signer le document. Ils peuvent accéder au document, le lire et choisir de le signer.
La mention “Lu et approuvé” ainsi que la date de la signature sont automatiquement ajoutées sous la signature du signataire.
Des relances automatiques sont envoyées aux signataires s’ils ne signent pas le document : trois relances sont envoyées tous les deux jours.