🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, la modulation du temps de travail sans majoration est souvent mise en place. Nous avons aujourd'hui deux types de modulation : Le compteur d’heures et l’annualisation.

💡 Bon à savoir :

Pour la date d’initialisation du compteur d’heures, pensez à sélectionner le dimanche précédant votre première semaine d’utilisation de l’outil.
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Le volume d’heures à réaliser dans le cadre de l’annualisation sera automatiquement calculé selon le volume contractuel de vos employés. (ex : 1607 h pour une personne en 35h). Concernant la période de référence, celle-ci est du 01.01 au 31.12 sans accord de votre CSE pour une autre période.

👉 Pour savoir comment paramétrer les compteurs d'heures ou l'annualisation, consulter ces articles : Paramétrer les compteurs d’heures ou Paramétrer l’annualisation du temps de travail de mes employés

🔎 Le fonctionnement préconisé :

Dans votre secteur, vos homologues rendent certaines des alertes bloquantes afin d'optimiser le respect des règles de votre convention collective lors de la planification.

💡 Bon à savoir :

Si vous avez plusieurs employés en temps partiel, il est important dans votre secteur de vérifier leur amplitude horaire de leur journée de travail.

👉 Pour savoir comment paramétrer les alertes à respecter dans votre planification, consulter cet article : Définir les règles de fonctionnement de l’établissement

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, les profils les plus utilisés sont les administrateurs, les masters et les planificateurs.

Les planificateurs peuvent notamment recevoir les SMS en cas de retard si l’option badgeuse a été souscrite. Les niveaux restent personnalisables en fonction de votre fonctionnement en interne.

💡 Bon à savoir :
Pour plus de niveaux de permission, contactez votre référent Skello !

⚠️ À noter : Un planificateur doit être relié à son équipe pour le bon suivi de celle-ci.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage des niveaux de permissions et les actions qui leur sont associées, consulter cet article : Paramétrer les permissions & actions

💡 Bon à savoir :

Si vous leur en avez donné la possibilité via leur niveau de permissions, vos employés sont autonomes pour compléter leurs informations et ajouter des documents depuis leur application à condition qu’ils se soient déjà connectés.

⚠️ À noter :
Il est capital de remplir ces informations pour optimiser votre planification et la communication auprès de vos employés :

💡 Bon à savoir :

Un de vos employés ne travaille plus chez vous ? Vous pouvez archiver sa fiche employée pour ne pas polluer votre planification. Vous pouvez restaurer l’employé à tout moment, si celui-ci revient dans votre établissement.

⚠️ À noter :

Tant que l’employé n’est pas archivé, on peut continuer à le planifier. Il apparaîtra dans votre planning jusqu'au dimanche suivant sa date d'archivage et dans votre rapport jusqu'à la fin du mois en cours.

👉 Pour en savoir plus sur l'archivage de vos employés, consulter cet article : Archiver/restaurer un(e) employé(e)

🔎 Le fonctionnement préconisé :

Dans votre secteur, des employés sont amenés à travailler dans plusieurs de vos établissements, il faut donc indiquer sur leur fiche employée quel établissement est son établissement principal et configurer les autres établissements comme établissements secondaires. L'établissement principal synthétisera dans son rapport l'ensemble des variables de paie et absences indiquées sur les différents espaces de planning.

💡 Bon à savoir :
Vos employés peuvent avoir des niveaux de permissions différents en fonction des établissements auxquels ils sont attachés sauf les administrateurs systèmes qui ont tous les droits sur tous les établissements.

⚠️ À noter : Il faut afficher l’employé sur le planning des établissements dans lesquels il travaille pour qu’il ait accès à l’ensemble de son planning.

👉 Pour en savoir plus sur la répartition des employés dans plusieurs établissements, consulter cet article : Définir les établissements principal et secondaire(s) d’un(e) employé(e)

🔎 Le fonctionnement préconisé :

Cette vue vous permettra de vérifier vos besoins à la journée. Tout en bas de votre écran, vous allez pouvoir visualiser le nombre de personnes présentes tous les quarts d’heures au sein de votre établissement.

Ainsi cela vous permettra de vérifier si vous avez bon nombre de personnes à l’ouverture et fermeture de votre établissement selon vos contraintes.

Par ailleurs pour aller plus loin, pour les clients ayant le pack premium, la fonctionnalité qui se nomme "Les besoins en personnels" vous permettra de contrôler d’un simple coup d'œil que vous avez le bon nombre d’employés, aux bons postes, au quart d’heure près en fonction des besoins que vous aurez paramétré en amont.

💡 Bon à savoir :

Pour vérifier vos besoins par postes et par équipe, vous allez pouvoir utiliser les filtres du planning.

Depuis la vue semaine, il est également possible de vérifier qu’un certain nombre de règles légales et structurelles sont respectées lorsque vous faites vos plannings.

Vous pouvez vérifier vos besoins par postes. N’hésitez pas à bien renseigner vos besoins par poste et par tranche horaire.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage pour vérifier l'optimisation de vos plannings, consulter cet article : Optimiser le planning

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :
La génération de modèle de planning vous permettra de dupliquer sur 5 semaines maximum vos plannings types (qui correspondent à vos besoins et à votre activité, sans recréer semaines après semaines chaque shift).

💡 Bon à savoir :

Pour créer vos plannings, vous pouvez soit dupliquer les semaines précédentes si elles se ressemblent soit créer vos propres modèles.

⚠️ À noter :

N’hésitez pas à bien nommer vos modèles car vous ne pouvez pas les visualiser avant de les dupliquer. Par ailleurs, si vous souhaitez modifier un modèle, il faudra forcément le dupliquer et effectuer vos modifications.

👉 Pour en savoir plus sur la gestion des modèles, consulter cet article : Créer, utiliser et supprimer des modèles de planning

🔎 Le fonctionnement régi selon l'obligation générale de l'employeur :

Il est nécessaire d'enregistrer sur un registre ou tout autre document l'horaire nominatif et individuel de chaque salarié ainsi que les périodes de travail qu'il a réellement effectuées, pour chacun des jours, où il n'est pas fait une stricte application de celui-ci.

Ce document est émargé par le salarié au moins une fois par semaine et tenu à la disposition de l'inspecteur de travail.

💡 Bon à savoir :
Il est possible de faire signer leurs feuilles d'heures à vos employés manuellement (en version individuelle ou depuis la version imprimée du planning) ou avec via la signature électronique si vous avez souscrit à l'option.
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👉 Pour en savoir plus sur la signature des feuilles d'émargement, consulter ces articles : Imprimer le planning et les feuilles d’émargement, Utiliser la signature électronique pour faire signer les feuilles d’heures individuelles.

🔎 Le fonctionnement préconisé par vos homologues :

Dans votre secteur, les règles souvent définies pour la mise au réel des shifts après badge permettent de prendre en considération le retard et les heures supplémentaires faites à la fin d’un shift et ignorent les employés arrivés en avance.

💡 Bon à savoir :
Si vous autorisez les pauses, cela signifie que votre employé devra badger ses pauses. Au moment de cliquer depuis la tablette sur “Départ”, il aura alors le choix entre : “Pause” ou “Je quitte définitivement l'établissement".

⚠️ À noter :
Si vos employés sont amenés à travailler dans plusieurs établissements, il faut donc indiquer sur quel planning vous souhaitez voir remonter leur badge : sur leur lieu de badgeage ou sur leur établissement principal.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage de la badgeuse, consulter cet article : Paramétrer les règles de la badgeuse

🔎 Le fonctionnement préconisé par vos homologues :

Si vous n’êtes pas en modulation, les heures supplémentaires sont réparties selon les majorations de votre convention :

35h-43h (25%) - 50% au-delà de 43h

Pour les horaires de nuit, les majorations appliquées sont selon les horaires travaillés :

21h-22h (20%) - 22h-5h (20%).

💡 Bon à savoir :
Vous avez la possibilité de transférer les variables de paies contenues dans le rapport directement à votre logiciel de paie pour limiter les doubles saisies. Pour en savoir plus, contacter votre référent(e).

⚠️ À noter :
Vous pouvez choisir de remettre à 0 ou de modifier les compteurs de vos employés. Ces modifications seront prises en compte à partir du dernier dimanche de la période sélectionnée.

👉 Pour en savoir plus sur l'interprétation du contenu du rapport, consulter cet article : Interpréter le rapport

💡 Bon à savoir :

Vous avez la possibilité de personnaliser les informations que vous souhaitez retrouver dans votre rapport depuis les paramètres de l’exportation.

L’onglet “Détails” vous permettra de retravailler et filtrer vos données brutes en fonction de vos besoins (ex : regrouper tous les employés qui ont travaillé un jour férié ou de nuit.)

⚠️ À noter :

Le rapport traduit toutes les données existantes sur le planning. Si vous utilisez la badgeuse, les données qui se trouvent dans le rapport correspondent aux shifts réalisés uniquement si vous avez validé les badges depuis l'espace badgeuse.

👉 Pour en savoir plus sur l'export du rapport sous format Excel, consulter cet article : L'export du rapport
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