🔎 Le fonctionnement préconisé :

Dans votre secteur, la compensation du temps de travail à travers la modulation des heures est souvent mise en place.

💡 Bon à savoir :

Pour la date d’initialisation du compteur d’heures, pensez à sélectionner le dimanche précédant votre première semaine d’utilisation de l’outil.
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⚠️ À noter : Des règles de majoration sont souvent appliquées et par ailleurs il n’est possible de travailler 6 jours consécutifs que pendant les 16 semaines de modulation autorisées par an.

👉 Pour savoir comment paramétrer les compteurs d'heures ou l'annualisation, consulter ces articles : Paramétrer les compteurs d’heures ou Paramétrer l’annualisation du temps de travail de mes employés

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans la rubrique “postes”, vous avez la possibilité de paramétrer des pauses. Vos homologues positionnent souvent 20 min de pause déclenchées au bout de 6 heures de travail consécutif.

💡 Bon à savoir :

La rémunération des pauses n’est pas souvent activée.

⚠️ À noter :

Pour la prise en compte des pauses, deux options :

👉 Pour savoir comment paramétrer les postes, consulter cet article : Configurer les postes

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, vos homologues créent des équipes pour permettre à chaque manager / chef de secteur de gérer son équipe sans forcément avoir de vision sur celles des autres managers.

💡 Bon à savoir :
Pensez à lier chaque manager à son / ses équipe(s) et d’attribuer le niveau de permission correspondant.

👉 Pour en savoir plus sur l'utilisation des postes et des équipes, consulter cet article : Utiliser les outils et options d’affichage du planning

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, les profils les plus utilisés sont les administrateurs, les masters et les planificateurs.

Les planificateurs peuvent notamment recevoir les SMS en cas de retard si l’option badgeuse a été souscrite. Les niveaux restent personnalisables en fonction de votre fonctionnement en interne.

💡 Bon à savoir :

Pour plus de niveaux de permission, contactez votre référent(e) Skello !

⚠️ À noter :

Un planificateur doit être relié à son équipe pour le bon suivi de celle-ci.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage des niveaux de permissions et les actions qui leur sont associées, consulter cet article : Paramétrer les permissions & actions

💡 Bon à savoir :

Si vous leur en avez donné la possibilité via leur niveau de permissions, vos employés sont autonomes pour compléter leurs informations et ajouter des documents depuis leur application à condition qu’ils se soient déjà connectés.s.

⚠️ À noter :
Il est capital de remplir ces informations pour optimiser votre planification et la communication auprès de vos employés :

💡 Bon à savoir :

Un de vos employés ne travaille plus chez vous ? Vous pouvez archiver sa fiche employée pour ne pas polluer votre planification. Vous pouvez restaurer l’employé à tout moment, si celui-ci revient dans votre établissement.

⚠️ À noter :

Tant que l’employé n’est pas archivé, on peut continuer à le planifier. Il apparaîtra dans votre planning jusqu'au dimanche suivant sa date d'archivage et dans votre rapport jusqu'à la fin du mois en cours.

👉 Pour en savoir plus sur l'archivage de vos employés, consulter cet article : Archiver/restaurer un(e) employé(e)

🔎 Le fonctionnement préconisé par vos homologues :

Dans votre secteur, des employés sont amenés à travailler dans plusieurs de vos établissements, il faut donc indiquer sur leur fiche employée quel établissement est son établissement principal et configurer les autres établissements comme établissements secondaires.

💡 Bon à savoir :
Vos employés peuvent avoir des niveaux de permissions différents en fonction des établissements auxquels ils sont attachés sauf les administrateurs systèmes qui ont tous les droits sur tous les établissements.

⚠️ À noter : Il faut afficher l’employé sur le planning des établissements dans lesquels il travaille pour qu’il ait accès à l’ensemble de son planning.

👉 Pour en savoir plus sur la répartition des employés dans plusieurs établissements, consulter cet article : Définir les établissements principal et secondaire(s) d’un(e) employé(e)

🔎 Le fonctionnement préconisé :

Cette vue vous permettra de vérifier vos besoins à la journée. Tout en bas de votre écran, vous allez pouvoir visualiser le nombre de personnes présentes tous les quarts d’heures au sein de votre établissement.

Ainsi vous vérifierez si vous avez bon nombre de personnes à l’ouverture et fermeture de votre établissement.

Par ailleurs, pour les clients ayant le pack premium, vous avez une fonctionnalité qui se nomme "Les besoins en personnels" qui vous permettra de contrôler d’un simple coup d'œil que vous avez le bon nombre d’employés, aux bons postes, au quart d’heure près.

💡 Bon à savoir :

Pour vérifier vos besoins par postes et par équipe, vous allez pouvoir utiliser les filtres du planning.

Depuis la vue semaine, il est également possible de vérifier qu’un certain nombre de règles légales et structurelles sont respectées lorsque vous faites vos plannings.

Vous pouvez vérifier vos besoins par postes. N’hésitez pas à bien renseigner vos besoins par poste et par tranche horaire.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage pour vérifier l'optimisation de vos plannings, consulter cet article : Optimiser le planning
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🔎 Le fonctionnement préconisé :
La génération de modèle de planning vous permettra de dupliquer sur 5 semaines maximum vos plannings types (qui correspondent à vos besoins et à votre activité, sans recréer semaines après semaines chaque shift).

💡 Bon à savoir :

Pour créer vos plannings, vous pouvez soit dupliquer les semaines précédentes si elles se ressemblent soit créer vos propres modèles.

⚠️ À noter :

N’hésitez pas à bien nommer vos modèles car vous ne pouvez pas les visualiser avant de les dupliquer. Par ailleurs, si vous souhaitez modifier un modèle, il faudra forcément le dupliquer et effectuer vos modifications.

👉 Pour en savoir plus sur la gestion des modèles, consulter cet article : Créer, utiliser et supprimer des modèles de planning

🔎 Le fonctionnement régi selon l'obligation générale de l'employeur :

Il est nécessaire d'enregistrer sur un registre ou tout autre document l'horaire nominatif et individuel de chaque salarié ainsi que les périodes de travail qu'il a réellement effectuées, pour chacun des jours, où il n'est pas fait une stricte application de celui-ci.

Ce document est émargé par le salarié au moins une fois par semaine et tenu à la disposition de l'inspecteur de travail.

💡 Bon à savoir :
Il est possible de faire signer leurs feuilles d'heures à vos employés manuellement (en version individuelle ou depuis la version imprimée du planning) ou avec via la signature électronique si vous avez souscrit à l'option.

👉 Pour en savoir plus sur la signature des feuilles d'émargement, consulter ces articles : Imprimer le planning et les feuilles d’émargement, Utiliser la signature électronique pour faire signer les feuilles d’heures individuelles.

🔎 Le fonctionnement préconisé par vos homologues :

Dans votre secteur, les règles souvent définies pour la mise au réel des shifts après badge permettent de prendre en considération le retard et les heures supplémentaires faites à la fin d’un shift et ignorent les employés arrivés en avance.
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💡 Bon à savoir :
Si vous autorisez les pauses, cela signifie que votre employé devra badger ses pauses. Au moment de cliquer depuis la tablette sur “Départ”, il aura alors le choix entre : “Pause” ou “Je quitte définitivement l'établissement".

⚠️ À noter :
Si vos employés sont amenés à travailler dans plusieurs établissements, il faut donc indiquer sur quel planning vous souhaitez voir remonter leur badge : sur leur lieu de badgeage ou sur leur établissement principal.

👉 Pour en savoir plus sur le paramétrage de la badgeuse, consulter cet article : Paramétrer les règles de la badgeuse

🔎 Le fonctionnement préconisé par votre convention collective :

Dans votre secteur, les heures supplémentaires structurelles sont souvent utilisées, leur détail est disponible dans le rapport. Si vous n’êtes pas en modulation, les heures supplémentaires sont réparties selon les majorations de votre convention.

💡 Bon à savoir :
Vous avez la possibilité de transférer les variables de paies contenues dans le rapport directement à votre logiciel de paie pour limiter les doubles saisies. Pour en savoir plus, contacter votre référent(e).

⚠️ À noter :
Vous pouvez choisir de remettre à 0 ou de modifier les compteurs de vos employés. Ces modifications seront prises en compte à partir du dernier dimanche de la période sélectionnée.

👉 Pour en savoir plus sur l'interprétation du contenu du rapport, consulter cet article : Interpréter le rapport

💡 Bon à savoir :

Vous avez la possibilité de personnaliser les informations que vous souhaitez retrouver dans votre rapport depuis les paramètres de l’exportation.

L’onglet “Détails” vous permettra de retravailler et filtrer vos données brutes en fonction de vos besoins (ex : regrouper tous les employés qui ont travaillé un jour férié ou de nuit.)

⚠️ À noter :

Le rapport traduit toutes les données existantes sur le planning. Si vous utilisez la badgeuse, les données qui se trouvent dans le rapport correspondent aux shifts réalisés uniquement si vous avez validé les badges depuis l'espace badgeuse.

👉 Pour en savoir plus sur l'export du rapport sous format Excel, consulter cet article : L'export du rapport