En tant que manager, il est possible de créer et centraliser les modèles de documents administratifs sur un même espace et les réutiliser pour tous vos employé(e)s.
Pour savoir comment gérer les documents ajoutés sur Skello, consultez ces articles :
Comment créer un modèle de document ?
Accéder à la création de modèle
Cette fonctionnalité est accessible depuis les Paramètres de l’établissement > Modèles de documents administratifs > + Créer un modèle.
Elle est accessible à tous les administrateurs système ainsi qu’aux niveaux de permission masters standards/avancés, planificateurs standards/avancés et lecture seule standard/avancée dès lors qu’ils ont accès à la permission associée.
Comment créer un modèle de document
La création d’un modèle de document consiste à rédiger un corps de texte fixe et à ajouter des variables qui seront automatiquement complétées avec les informations renseignées dans les fiches des employé(e)s lors de l’utilisation du modèle.
Cliquez sur + Créer un modèle : Une page blanche apparaît pour rédiger le corps de texte.
💡 Copier/coller : Il est possible de faire un copier/coller depuis un document déjà créé en format texte, Word ou PDF.
Mise en page : Personnalisez la mise en page du corps de texte depuis la barre d’outils en haut de la page :
Tailles du titre ou du paragraphe
Gras, italique, soulignement, texte barré
Alignement à gauche, au centre ou à droite / texte justifié
Puces ou numéros
Ajout d’une image depuis les fichiers de l’ordinateur
La taille de la police peut être modifiée pour un paragraphe entier. La couleur du texte ne peut pas être modifiée.
Ajouter des variables : Sur la droite de la page, sélectionnez les variables correspondant aux données personnelles et contractuelles renseignées dans les fiches des employé(e)s (nom, prénom, date de naissance, adresse, dates de contrat, etc.).
Pour ajouter une variable au corps de texte :
Placez la souris sur la variable et cliquez pour la sélectionner.
Maintenez le clic avec la souris et déplacez la variable vers la zone souhaitée sur le document pour l’apposer.
La variable peut être supprimée du document en cliquant sur la croix à droite de l’encadré.
Enregistrer le modèle : Une fois le corps du texte et les variables ajoutés au modèle de document, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite de la page et choisissez un titre de modèle.
Le modèle enregistré peut être consulté et modifié si besoin depuis les Paramètres de l’établissement > Modèles de documents administratifs.
Comment utiliser un modèle de document ?
Comment utiliser un modèle de document
Une fois le modèle de document enregistré dans les paramètres de l’établissement, il peut être utilisé pour les employé(e)s de l’établissement :
Accédez à la fiche de l’employé(e) :
Employés > Fiche de l’employé(e) > Documents
Créer un document : Dans l’espace Documents de la fiche de l’employé(e), cliquez sur le bouton Créer un document et sélectionnez le modèle de document souhaité.
Complétion automatique : Lorsque le modèle est utilisé pour un(e) employé(e), les variables ajoutées au modèle sont automatiquement complétées avec les données personnelles et contractuelles renseignées dans la fiche de l’employé(e).
S’il manque une ou plusieurs informations correspondant aux variables du modèle dans la fiche de l’employé(e), le document ne peut pas être créé. Une pastille rouge apparaît à gauche du nom du document avec un point d’exclamation. En passant la souris sur cette pastille, la liste des variables non renseignées apparaît pour savoir ce qui doit être rempli dans la fiche de l’employé(e) pour pouvoir créer le document.
Enregistrer et envoyer le document
Une fois le document complété, il peut être enregistré en format PDF dans l’espace Documents de l’employé(e) directement.
Le document enregistré peut ensuite être envoyé par e-mail à l’employé(e) depuis la plateforme.
Une adresse e-mail doit être renseignée dans la fiche de l’employé(e) pour que le document puisse être envoyé par e-mail.
Si l’option Signature électronique des documents est activée, le document peut également être envoyé à l’employé(e) pour signature électronique depuis la plateforme. Plus d’informations sur la signature des documents
Le document enregistré peut ensuite être consulté, partagé et supprimé depuis l’espace de l’employé(e).
Savoir comment gérer les documents en tant que manager ou en tant qu’employé(e).