En tant que manager il est possible de créer et centraliser les modèles de documents administratifs sur un même espace et les réutiliser pour tous vos employé(e)s.

Les sujets abordés dans cet article sont :

Pour savoir comment gérer les documents ajoutés sur Skello, consulter ces articles :

Cette fonctionnalité est accessible depuis les paramètres de l’établissement ⚙️ > Modèles de documents administratifs > + Créer un modèle.

La création d’un modèle de document consiste rédiger un corps de texte fixe, et d’ajouter des variables, qui seront automatiquement complétées avec les informations renseignées dans les fiches des employé(e)s, lors de l’utilisation du modèle.

En cliquant sur + Créer un modèle, une page blanche apparaît, sur laquelle le corps de texte peut être rédigé.

💡Il est possible de faire un copier/coller depuis un document déjà créé en format texte, word ou pdf.

La mise en page du corps de texte peut être personnalisée, depuis la barre d’outils en haut de la page :

⚠️ La taille de la police peut être modifiée pour un paragraphe entier. La couleur du texte ne peut pas être modifiée.

Sur la droite de la page, plusieurs variables peuvent être sélectionnées : elles correspondent aux données personnelles et contractuelles renseignées dans les fiches des employé(e)s (nom, prénom, date de naissance, adresse, dates de contrats …)

Pour ajouter une variable au corps de texte : placer la souris sur la variable et cliquer pour la sélectionner > maintenir le clic avec la souris et déplacer la variable vers la zone souhaitée sur le document, pour l’apposer. La variable peut être supprimée du document en cliquant sur la croix à droite de l’encadré.

Une fois le corps du texte et les variables ajoutés au modèle de document, cliquer sur le bouton Enregistrer, en haut à droite de la page, et choisir un titre de modèle.

💡 Le modèle enregistré peut être consulté et modifié si besoin, depuis les paramètres de l’établissement ⚙️ > Modèles de documents administratifs.

Une fois le modèle de document enregistré dans les paramètres de l’établissement, il peut être utilisé pour les employé(e)s de l’établissement :

Employés > fiche de l’employé(e) > Documents

Dans l’espace Documents de la fiche de l’employé(e), cliquer sur le bouton Créer un document et sélectionner le modèle de document souhaité.

Lorsque le modèle est utilisé pour un(e) employé(e), les variables ajoutées au modèle sont automatiquement complétées avec les données personnelles et contractuelles renseignées dans la fiche de l’employé(e).

⚠️ S’il manque une ou plusieurs information(s) correspondant aux variables du modèle dans la fiche de l’employé(e), le document ne peut pas être créé.

Dans ce cas, une pastille rouge apparaît à gauche du nom du document, avec un point d’exclamation à l’intérieur (voir image ci-dessus) : en passant la souris sur cette pastille, la liste des variables non renseignées apparait, pour savoir ce qui doit être rempli dans la fiche de l’employé(e) pour pouvoir créer le document.

Une fois le document complété, il peut être enregistré en format pdf. dans l’espace Documents de l’employé(e) directement.

Le document enregistré peut ensuite être envoyé par mail à l’employé(e) depuis la plateforme.

⚠️ Une adresse e-mail doit être renseignée dans la fiche de l’employé(e) pour que le document puisse être envoyé par e-mail.

💡Si l’option Signature électronique des documents est activée, le document peut également être envoyé à l’employé(e) pour signature électronique depuis la plateforme 👉 Plus d’informations sur la signature des documents

Le document enregistré peut ensuite être consulté, partagé et supprimé depuis l’espace de l’employé(e). Savoir comment gérer les documents 👉 En tant que manager / En tant qu’employé(e)