Les sujets présentés dans cet article sont :
Renseigner les besoins en personnel depuis un modèle
Renseigner et dupliquer les besoins en personnel depuis Skello
Créer des plannings sur mesure
💡La fonctionnalité Besoins en personnel est accessible depuis la vue jour du planning.
Cliquer sur l’icône en forme de graphique, dans la barre d’outils au-dessus du planning.
⚠️La fonctionnalité Besoins en personnel est disponible avec un abonnement premium uniquement.
Renseigner les besoins en personnel depuis un modèle
Les besoins en personnel peuvent être renseignés depuis un modèle, qui est d’abord téléchargé depuis Skello pour être complété. Une fois le document complété, il est importé dans Skello.
Télécharger le modèle à compléter
Cliquer sur l’icône Besoins en personnel > choisir “Télécharger le modèle à compléter”
⚠️ Les besoins en personnels doivent être renseignés dans le modèle téléchargé depuis la plateforme Skello. Ils ne peuvent pas être complétés sur un autre document Excel.
Sélectionner les dates de la période à compléter > puis cliquer sur Télécharger.
⚠️ Les besoins en personnels peuvent être renseignés sur une période maximale de 2 semaines avec un modèle.
Un document est téléchargé en format Excel (.xls) qui peut être complété avec les besoins en personnel, au quart d’heure et poste par poste, sur tous les jours de la période sélectionnée.
💡 Le document peut être renseigné depuis Libre Office ou depuis Google sheet, si vous n’avez pas de logiciel Excel.
Compléter le modèle, en renseignant au quart d’heure, quels sont les besoins en personnel sur chaque poste.
S’il n’y a aucun besoin sur un poste, laisser la case vide.
S’il y a un besoin : renseigner le nombre de personnes dont il y a besoin à ce moment.
💡Astuce : sur Excel, il est possible de copier/coller les informations renseignées sur les cases du document pour aller plus vite, si le besoin en personnel reste identique.
Exemple : dans mon établissement, la nuit, je n’ai pas besoin d’avoir un cuisinier. Mais j’ai besoin d’avoir au moins 2 serveurs, 1 réceptionniste, 3 personnes à la plonge jusqu’à 00h45, puis seulement 2 personnes. Je renseigne ainsi mes besoins en personnel sur le modèle.
💡La plage horaire proposée sur le modèle à compléter, tient compte des horaires d’ouverture de l’établissement.
Importer le modèle complété
Depuis l’icône Besoins en personnel > choisir “Importer le modèle complété”
Sélectionner le fichier enregistré sur l’ordinateur comme modèle, puis cliquer sur le bouton importer.
⚠️Si le fichier comporte une erreur il ne pourra pas être importé. Un message d’erreur apparaît avec le détail des erreurs constatées dans le fichier, pour le corriger et refaire l’import.
💡Si un premier modèle a été importé avec succès, il peut être corrigé avec un modèle modifié ou avec un nouveau modèle téléchargé : cliquer à nouveau sur “Importer le modèle complété” depuis l’icône Besoins en personnel.
Une fenêtre s’ouvre, qui s’intitule Gérer les besoins en conflit sur le planning. Elle permet de choisir soit :
de garder les besoins en personnel qui avaient déjà été renseignés avant, et donc d’ignorer l’import du nouveau modèle.
ou de remplacer les besoins en personnel existants par les nouveaux et donc d’écraser l’ancien modèle pour le nouveau.
Renseigner et dupliquer les besoins en personnel depuis Skello
Ajouter manuellement
Les besoins en personnel d’une journée, peuvent être renseignés manuellement depuis Skello, sans nécessité d’importer un modèle complété.
Cette option peut être utilisée pour ajouter des besoins en personnel, ou pour modifier les besoins déjà renseignés, depuis l’ajout manuel, ou depuis un modèle importé.
Depuis l’icône Besoins en personnel > choisir Ajouter manuellement
Un tableau s’affiche en bas de la page, où les besoins en personnel peuvent être renseignés au quart d’heure et par poste, comme avec le modèle téléchargé (voir plus haut)
Pour renseigner une valeur dans le tableau : double-cliquer sur la case, qui correspond au poste et au quart d'heure concerné.
Une fois les besoins ajoutés manuellement dans le tableau, cliquer sur le bouton Ajouter en bas à droite du tableau.
💡Les besoins renseignés sur la journée, peuvent être modifiés ou complétés en cliquant de nouveau sur l’icône Besoins en personnel > choisir Modifier les besoins.
Dupliquer une journée
Une fois les besoins renseignés sur une journée, la journée peut servir de modèle, et ses besoins peuvent être dupliqués sur d’autres journées, dont les besoins sont identiques.
Depuis l’icône Besoins en personnel > choisir Dupliquer une journée
Sélectionner une journée comme modèle à dupliquer
Sélectionner les postes à dupliquer : choisir le ou les poste(s) pour lesquels le besoin en personnel est le même que sur le modèle.
Appliquer sur : choisir la ou les journée(s) dont les besoins sont les mêmes que sur le modèle, pour les postes sélectionnés, afin de les dupliquer.
💡Les besoins en personnels peuvent être dupliqués sur une ou plusieurs journées, passées ou futures. Sélectionner les dates sur le calendrier.
Créer des plannings sur mesure
Les besoins en personnel renseignés sur une journée permettent de guider la planification, pour créer un planning adapté aux besoins de l’établissement.
Les besoins en personnel apparaissent sous forme de graphique, au-dessus du planning en vue jour.
💡Le graphique peut être visible ou masqué, en cliquant sur la flèche à côté de l’intitulé Besoins en personnel.
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En cliquant sur la flèche à côté de Tous les postes, la liste des postes apparaît : il est possible de voir en même temps les besoins en personnel pour tous les postes, ou bien de ne sélectionner qu’un seul poste pour faire un focus sur le planning.
⚠️ La sélection d’un poste via la fonctionnalité Besoins en personnel, est indépendante des filtres utilisés sur le planning.
Lorsque les shifts sont créés sur le planning, le graphique permet de savoir si le bon nombre d'employé(e).s est shifté sur le poste, pour ajuster la planification.
Exemple : deux personnes sont shiftées en plonge de minuit à 2h00, alors qu’il devrait y en avoir trois durant 45 minutes. Par contre, trois personnes sont shiftées en plonge à partir de 2h00 du matin, alors que je n’ai besoin que de deux personnes à ce moment sur ce poste.
⚠️Lorsqu’aucun poste n’est sélectionné, le graphique tient compte des besoins en personnel tous postes confondus.
💡En passant la souris sur le graphique, il est possible d’avoir le détail par poste, du nombre de personnes shiftées par rapport au besoin.
💡Une fois les plannings créés, à partir des besoins en personnel sur une période, il est possible de créer un modèle de planning, qui pourra être utilisé sur les jours et/ou semaines à venir.