Cet article vous explique comment :
Envoyer des e-mails aux employé(e)s
Ajouter des notes et commentaires depuis le planning
Pour communiquer avec les employés et piloter leur activité, des tâches peuvent également être ajoutées dans les shifts de travail. Cette fonctionnalité est disponible en abonnement Premium.
Consulter cet article pour en savoir plus 👉 Gérer les activités des employé(e)s
Envoyer un e-mail aux employé(e)s
Depuis l’onglet Employés, il est possible d’envoyer un e-mail vers la messagerie d’un(e) ou plusieurs employé(e)s
Cliquer sur l’enveloppe en haut à droite de la page pour accéder à cette fonctionnalité.
Choisir les employé(e)s destinataires de l’e-mail, en cliquant sur le bouton “envoyer à” : l’e-mail peut être envoyé à tous les employés(e)s de l’établissement en même temps, ou à quelques employé(e)s sélectionné(e)s dans la liste déroulante.
⚠️ L’employé(e) doit avoir une adresse e-mail renseignée sur son compte Skello pour être sélectionné(e), sinon son nom est grisé dans la liste.
Renseigner l’objet de l’e-mail
Rédiger le corps du message
Ajouter une pièce jointe si besoin
Cliquer sur Envoyer.
💡Si l’e-mail est envoyé à plusieurs employé(e)s, les adresses e-mail de l’ensemble des destinataires peuvent être cachées en cochant l’option “Envoyer en copie cachée”.
💡Il est possible d’ajouter un document en pièce jointe à l’e-mail, dans une limite d’un fichier de 4Mo.
⚠️L’e-mail est envoyé depuis l’adresse no-reply@skello.io : les employés(e)s destinataires ne peuvent donc pas y répondre pour échanger avec l’émetteur.
💡Une copie de l’e-mail est automatiquement envoyée à l’émetteur pour un meilleur suivi de la date et de l’heure d’envoi.
Ajouter des notes depuis le planning
Côté manager
L’ajout de notes sur le planning, permet de transmettre des informations utiles aux employé(e)s sur le terrain.
Depuis l’onglet Planning, dans le shift de travail de l’employé(e) : pour l’informer dans le cadre de son activité (par exemple pour préciser un lieu d’activité) ou pour apporter une précision utile au suivi du temps de travail (par exemple, pour renseigner un motif de retard).
Depuis l’onglet Badgeuse, si l’option est activée dans l’établissement : pour préciser des éléments utiles au suivi du temps de travail, dans le cadre de la validation des heures badgées. Une fois la journée ou la semaine validée depuis l’onglet badgeuse, la note est ajoutée sur le shift mis au réel sur le planning.
⚠️ Le planning doit être déverrouillé pour qu’une note soit ajoutée sur le shift, depuis le planning et depuis l’onglet badgeuse.
💡Une fois le planning verrouillé, le contenu du shift de travail peut être consulté lorsqu’on clique dessus.
Lorsqu’une note est ajoutée sur un shift de travail, un pictogramme en forme de bloc-notes apparaît en haut à droite du shift sur le planning.
💡En passant la souris sur ce pictogramme, le contenu de la note apparaît.
Si des tâches sont ajoutées au shift également, l’indication précise le nombre de tâches réalisées, et la présence d’une note à consulter en ouvrant le shift.
La note renseignée dans le shift de travail, peut être consultée par l’employé(e) concerné(e), une fois le planning publié, ainsi que par tous les managers, qui ont accès au planning de l’employé(e).
Côté employé(e)
L’employé(e) peut ajouter un commentaire sur son shift de travail depuis l’application mobile, en touchant le shift pour l’ouvrir : il peut ainsi répondre à une note laissée par son manager, ou préciser une information sur son activité (par exemple justifier un retard).
Le commentaire ajouté sur le shift est accessible à tous les managers qui ont accès au planning.
⚠️ L’ajout des commentaires par l’employé(e) n’est possible que depuis l’application mobile. Cette fonctionnalité n’est pas proposée sur l’espace en ligne de l’employé(e).
⚠️Le commentaire ajouté ne peut pas être modifié ou supprimé.
⚠️ Depuis son espace en ligne, l’employé(e) voit un point jaune, en haut à gauche du shift sur le planning, quand une note est ajoutée. Il peut consulter le contenu de la note en passant sa souris sur le point jaune. Il ne peut pas cliquer sur le shift pour l’ouvrir et répondre à la note.
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