Pour préparer la paie chaque mois, avec des données justes et fiables, Skello propose un accompagnement spécifique sur les différents onglets : employés, planning et rapport.
Depuis l’espace employés
Depuis le planning
Depuis le rapport
Depuis l’espace Employés
Certaines informations SIRH sont nécessaires, dans l’espace Employés, pour obtenir un rapport de paie complet.
Skello permet d’identifier rapidement si certains employés ont un profil incomplet :
Cliquer sur Afficher, dans l’encadré violet en haut à gauche de la liste des employés : les employés dont les profils sont incomplets apparaissent dans la liste.
💡 En cliquant sur Quitter, vous pouvez revenir à la liste de tous les employés actifs ou archivés dans l’établissement.
Sélectionner le profil de l’employé.e dans la liste
Le profil s’ouvre automatiquement sur la catégorie qui doit être complétée : Informations personnelles, données contractuelles ou dossier RH. Les données manquantes sont mises en avant grâce à un encadré violet.
Si plusieurs catégories doivent être complétées, le profil employé s’ouvre sur la page Informations personnelles. Les catégories à compléter sont mises en avant avec une pastille violette. Cliquez sur chaque catégorie à compléter pour visualiser les données manquantes.
Plusieurs articles sont disponibles dans le centre d’aide, pour vous aider à créer et gérer les profils des employés.
Depuis le planning
Lorsque le planning d’une semaine est mis à jour avec les heures travaillées et absences des employés, il est possible de verrouiller la semaine pour la paie.
Cliquer sur les 3 points en haut à droite du planning > choisir Verrouiller pour la paie, dans le menu déroulant.
⚠️Lorsque la période est verrouillée pour la paie, l’administrateur système de l’établissement est informé par une notification. Il devient le/la seul.e personne autorisé.e à déverrouiller le planning, pour y apporter des modifications.
Pour plus en savoir plus sur l’utilisation des verrous sur Skello, consultez cet article
Depuis le Rapport
L’onglet Rapport donne accès dans un même document, à toutes les variables utiles à la préparation de la paie.
Une fois la période de paie sélectionnée en haut à gauche de la page du Rapport 2 cas de figures sont possibles :
Un cadenas vert apparaît à côté de la période du rapport, quand toutes les journées de la période ont bien été verrouillées pour la paie : ce cadenas confirme que les données du planning sont à jour, et ne peuvent plus être modifiées par les managers. Le rapport peut être exporté pour préparer la paie des employés.
Une mention surlignée en violet, peut apparaître, si toutes les journées de la période n’ont pas été verrouillées pour préparer la paie. Cliquer sur Afficher pour visualiser quelles sont les semaines et les jours qui doivent encore être verrouillés pour la paie, afin de fiabiliser l’export de données à jour et validées. 💡Une pastille violette apparait également à côté de chaque semaine du rapport pour identifier les semaines à verrouiller en un coup d’œil.
Un e-mail pré-rédigé est proposé pour envoi à un ou plusieurs managers, pour encourager une vérification des données du planning, et une validation grâce au verrou pour la paie > cliquer sur le bouton bleu, Envoyer un e-mail
Lorsque toutes les données sont verrouillées pour la paie, les éléments violets disparaissent et le verrou devient vert à côté de la période de paie.
💡Le rapport de paie peut être exporté depuis le bouton bleu Options d’exports.
Une fois les paies envoyées, le rapport peut être verrouillé en rouge, pour indiquer à tous les administrateurs et managers, qu’il ne doit plus être modifié.
Plusieurs articles sont disponibles dans le centre d’aide, pour vous aider gérer le temps de travail et préparer la paie.
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