Pourquoi est-ce important ?
Une fois le document envoyé pour signature électronique, vous pouvez suivre son état de deux façons : depuis l’espace documents de l’employé(e) ou depuis l’espace de suivi de la e-signature des documents.
Dans l’espace documents de l’employé(e)
Depuis le dossier où le document est enregistré (par exemple : Contrats), un état des signatures apparaît à droite de la ligne du document envoyé pour signature électronique. Cet état permet de savoir si le document est envoyé et en attente de signature, ou signé.
Le document peut être renvoyé pour signature s’il n’est pas encore signé. Cliquez sur les trois points à droite de la ligne et sélectionnez “Renvoyer pour signature”.
Le document ne sera renvoyé qu’aux personnes qui n’ont pas encore signé.
Une fois signé, le document envoyé est remplacé par la version signée, qui peut être consultée et téléchargée.
Depuis l’espace de suivi de la signature électronique
Un espace de suivi a été créé pour suivre la signature électronique de plusieurs documents envoyés depuis l’onglet Employés.
Cliquez sur l’icône stylo en haut à droite de la page pour y accéder.
L’espace de suivi apparaît sur votre écran et permet de suivre chaque document envoyé avec des informations détaillées visibles :
Signataire : la ou les personnes qui doivent signer le document.
Nom du document : identification claire du document envoyé.
Dossier du document : indique à quel projet ou catégorie appartient le document.
Statut de signature : indique si le document a été signé, avec le nom de la personne qui l'a signé.
Le statut de la signature peut être suivi dans la colonne signature. Trois statuts sont possibles :
Un rectangle jaune vide 0/2 : aucun des signataires n’a encore signé le document.
Un rectangle jaune 1/2 : un des deux signataires a signé le document.
Un rectangle vert 2/2 : les deux signataires ont signé le document.
Passez la souris au-dessus du cercle pour savoir qui a signé le document.
Date d'envoi : pour suivre depuis combien de temps le document a été envoyé.
Date de rappel : le cas échéant, indique le dernier rappel envoyé pour obtenir la signature.
Actions pouvant être effectuées directement à partir du tableau :
Annuler l'envoi : retirer le document du processus de signature si nécessaire.
Relancer en masse : permet de relancer pour signature tous les documents non signés en un clic.
Filtrage et recherche avancée :
Possibilité de filtrer les documents par destinataire, dossier ou statut de signature (les filtres peuvent être combinés).