Pourquoi est-ce important ?
Une fois le document envoyé pour signature électronique, vous pouvez suivre son état de deux façons : depuis l’espace documents de l’employé(e) ou depuis l’espace de suivi de la e-signature des documents.
Dans l’espace documents de l’employé(e)
Depuis le dossier où le document est enregistré (par exemple : Contrats), un état des signatures apparaît à droite de la ligne du document envoyé pour signature électronique. Cet état permet de savoir si le document est envoyé et en attente de signature, ou signé.
Le document peut être renvoyé pour signature s’il n’est pas encore signé. Cliquez sur les trois points à droite de la ligne et sélectionnez “Renvoyer pour signature”.
Le document ne sera renvoyé qu’aux personnes qui n’ont pas encore signé.
Une fois signé, le document envoyé est remplacé par la version signée, qui peut être consultée et téléchargée.
Depuis l’espace de suivi de la signature électronique
Un espace de suivi a été créé pour suivre la signature électronique de plusieurs documents envoyés depuis l’onglet Employés.
Cliquez sur l’icône stylo en haut à droite de la page pour y accéder.
L’espace de suivi apparaît sur la droite de l’écran et permet de suivre la date d’envoi et l’avancée de la signature de tous les documents envoyés.
Le statut de la signature peut être suivi dans la colonne signature. Trois statuts sont possibles :
Un cercle vide 0/2 : aucun des signataires n’a encore signé le document.
Un demi-cercle vert 1/2 : un des deux signataires a signé le document.
Un cercle vert plein 2/2 : les deux signataires ont signé le document.
Passez la souris au-dessus du cercle pour savoir qui a signé le document.
Si le document n’est pas encore signé par tous les signataires, une flèche à droite de la ligne permet de renvoyer le document pour signature.