Disponibili nelle offerte Planning Max e Duo Max.
Per vedere i suggerimenti di sostituzione intelligenti, basta andare sul tuo calendario.
Sono disponibili in due casi:
Attivandoli manualmente su qualsiasi turno di lavoro:
Clicca sul menu “...” sul turno per cui vuoi trovare un sostituto al dipendente inizialmente previsto, quindi seleziona “Trova un sostituto”.
In caso di conflitto tra un turno di lavoro e una nuova assenza convalidata:
I turni di lavoro in conflitto con l'assenza verranno automaticamente inseriti nella riga “Non assegnato” con l'etichetta “Da sostituire”.
Clicca su uno di questi turni per vedere i suggerimenti di sostituzione.
Se la riga “Non assegnato” non è visualizzata sul tuo calendario, i turni da sostituire rimarranno nel calendario, in duplicato dell'assenza.
Puoi visualizzarla facilmente:
Nella pagina Pianificazione: clicca su “...” accanto a “Pubblica la pianificazione” > Opzioni di visualizzazione > Mostra turni non assegnati
Questo ti permette di preparare i tuoi turni prima di assegnarli a un dipendente specifico, in particolare per assicurarti di coprire tutte le tue esigenze per la settimana o la giornata. È anche su questa riga che appariranno i turni da sostituire.
Successivamente, vedrai i suggerimenti di sostituzione in base ai seguenti criteri (dettagliati di seguito):
Il dipendente ha un contratto in corso?
Il dipendente ha questa posizione tra le sue posizioni principali o secondarie?
Il dipendente è disponibile in quella fascia oraria (nessun conflitto con un altro turno, un'assenza convalidata o un riposo)?
C'è il rischio che venga attivato un avviso normativo per il dipendente sostitutivo?
Come capire e migliorare i suggerimenti?
Perché un dipendente venga raccomandato, deve essere idoneo, cioè:
Avere un contratto in corso alla data e all'ora del turno
Essere visibile sul calendario
Non essere archiviato
Se queste condizioni sono soddisfatte, le raccomandazioni prendono poi in considerazione una serie di criteri per capire quali dipendenti sono più adatti a coprire il turno.
Un dipendente sarà identificato come:
“Ideale” se:
ha questa posizione tra le sue posizioni principali o secondarie
non ha conflitti di pianificazione
non genera ore di straordinario o supplementari
non attiva avvisi
Se vengono trovati più dipendenti ideali, vengono presentati in base al volume orario settimanale, dal più piccolo al più grande.
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“Possibile” se:
ha questa posizione tra le sue posizioni principali o secondarie
attiva solo avvisi non bloccanti
genera ore di straordinario o supplementari
è in riposo quel giorno
Se ci sono più dipendenti possibili, vengono presentati in base al numero di avvisi attivati, dal più piccolo al più grande.
Non sarà consigliato se:
non può coprire quel turno
ha un conflitto di pianificazione
fa scattare avvisi legali bloccanti
In ogni caso, puoi sempre riassegnare quel turno a qualsiasi dipendente visualizzato nella pianificazione. Il motivo per cui un dipendente non viene proposto viene mostrato nell'elenco dei dipendenti.
Verifica della posizione
Un dipendente è considerato in grado di coprire una posizione se la posizione da sostituire si trova tra le sue posizioni principali o secondarie.
Puoi definire le posizioni principali e secondarie dei tuoi dipendenti:
Individualmente nella loro pagina Dipendente > Informazioni personali > Accesso alle reti e alle strutture (in fondo alla pagina)
Collettivamente nelle impostazioni della struttura > Impostazioni Smart Planner > Assegnazione dei turni (in alto nella pagina)
Per assicurarti che i consigli siano sempre di qualità, è importante specificare chiaramente le posizioni principali e secondarie quando crei un dipendente e mantenerle aggiornate in caso di cambiamento di posizione.
Controllo della disponibilità
Un dipendente viene incluso nei consigli se, quando lo metti nel turno da sostituire:
Ideale:
Non ha nessun conflitto in quel turno
Possibile:
È in riposo settimanale in quel turno
Non sarà consigliato:
È già stato assegnato a quel turno
Ha un'assenza approvata in quel turno
Controllo dei contatori delle ore
I consigli si basano sul volume orario settimanale e per ora non tengono conto dei contatori di modulazione mensili o annuali.
Un dipendente viene incluso nei consigli se, quando lo metti nel turno da sostituire:
Ideale:
Non fa straordinari o ore supplementari
Possibile:
Supera il totale delle ore settimanali previste dal suo contratto
Questo totale di ore è nel formato: “Totale ore se il dipendente è messo in quel turno (differenza tra questo e il totale delle ore settimanali previste dal suo contratto)”
Per esempio:
Per un dipendente con un contratto di 35 ore: “Totale ore: 34 ore (-1 ora)”
Controllo della conformità legale
Le raccomandazioni tengono conto dei vincoli legali più comuni. Ti consiglio di controllare sempre che, mettendo il dipendente scelto nel turno sostitutivo, rispetti i vincoli specifici del tuo CCN o dei tuoi accordi aziendali.
La conformità viene verificata sulla base di 7 avvisi identificati come critici e applicati in base al tuo contratto collettivo e alle impostazioni della tua struttura:
Tempo pieno:
Volume orario giornaliero
Tempo massimo di lavoro settimanale
Riposo giornaliero
Riposo settimanale
Tempo parziale (avvisi specifici):
Numero massimo di ore supplementari (il totale delle ore non deve essere pari o superiore al totale delle ore di un tempo pieno)
Limite di ore supplementari (il totale delle ore supplementari non deve superare una percentuale del volume di ore settimanali previsto dal contratto)
Ampiezza oraria par-time (tempo tra l'inizio del primo turno e la fine dell'ultimo turno)
Per ciascuno di questi avvisi, controlliamo se:
L'avviso è attivato nella tua struttura
Se no, la regola non viene verificata dal nostro motore di raccomandazioni
L'avviso è segnalato come bloccante
Se sì, il mancato rispetto di questa regola escluderà il dipendente dalle raccomandazioni
Se no, il mancato rispetto di questa regola mostrerà un avviso nelle raccomandazioni