Perché è importante ?
Una volta inviato il documento per la firma elettronica, è possibile monitorarne lo stato in due modi: dall'area documenti del dipendente o dall'area di monitoraggio della firma elettronica dei documenti.
Nell'area documenti del dipendente
Nella cartella in cui è salvato il documento (ad esempio: Contratti), a destra della riga del documento inviato per la firma elettronica compare uno stato delle firme. Questo stato consente di sapere se il documento è stato inviato e in attesa di firma, oppure se è stato firmato.
Il documento può essere rinviato per la firma se non è ancora stato firmato. Clicca sui tre puntini a destra della riga e seleziona “Rinvia per firma”.
Il documento verrà rinviato solo alle persone che non hanno ancora firmato.
Una volta firmato, il documento inviato viene sostituito dalla versione firmata, che può essere consultata e scaricata.
Dall'area di monitoraggio della firma elettronica
È stata creata un'area di monitoraggio per seguire la firma elettronica di più documenti inviati dalla scheda Dipendenti.
Clicca sull'icona a forma di penna in alto a destra della pagina per accedervi.
L'area di monitoraggio appare sullo schermo e consente di monitorare ogni documento inviato con informazioni dettagliate visibili :
Firmatario : la o le persone che devono firmare il documento.
Nome del documento : chiara identificazione del documento inviato.
Cartella del documento : indica a quale progetto o categoria appartiene il documento.
Stato della firma : indica se il documento è stato firmato, con il nome della persona che lo ha firmato.
Lo stato della firma può essere monitorato nella colonna firma. Sono possibili tre stati :
Un rettangolo giallo vuoto 0/2: nessuno dei firmatari ha ancora firmato il documento.
Un rettangolo giallo 1/2: uno dei due firmatari ha firmato il documento.
Un rettangolo verde 2/2: entrambi i firmatari hanno firmato il documento.
Passa il mouse sul cerchio per sapere chi ha firmato il documento.
Data di invio : per monitorare da quanto tempo il documento è stato inviato.
Data di sollecito : se del caso, indica l'ultimo sollecito inviato per ottenere la firma.
Azioni che possono essere eseguite direttamente dalla tabella :
Annulla invio : rimuove il documento dal processo di firma, se necessario.
Rinvia in blocco : consente di rinviare per la firma tutti i documenti non firmati con un solo clic.
Filtraggio e ricerca avanzata :
Possibilità di filtrare i documenti per destinatario, cartella o stato della firma (i filtri possono essere combinati).