Perché è importante?
Le regole di fabbisogno di personale ti permettono di definire una sola volta la logica di calcolo dei tuoi fabbisogni (numero di persone necessarie in ogni fascia oraria, per ogni ruolo) e poi lasciare che Skello alimenti automaticamente il tuo piano di carico ogni settimana.
A cosa servono le regole di fabbisogno di personale?
In molti esercizi, i fabbisogni di personale seguono una logica ricorrente: un organico fisso su alcune fasce orarie (ad esempio, 2 panettieri ogni mattina dalle 8:00 alle 11:30), oppure un organico che varia in base a un indicatore di attività (ad esempio, 1 cassiere per ogni scaglione di 250 € di fatturato previsto). Con le regole di fabbisogno di personale, configuri questa logica una sola volta e si applica automaticamente al tuo piano di carico.
Sono disponibili due tipi di regole:
Regola fissa: un numero costante di persone su una o più fasce orarie, indipendentemente dal livello di attività.
Regola dinamica: un numero di persone calcolato automaticamente a partire da un indicatore previsionale (fatturato, numero di clienti, numero di articoli).
Quali autorizzazioni sono necessarie?
Per configurare le regole, devi disporre dell'autorizzazione «Posso modificare le regole e le assenze dell'esercizio».
Per consultare e interagire con i fabbisogni calcolati sul planning, devi disporre dell'autorizzazione «Ho accesso agli indicatori di gestione sul planning e sulla scheda di monitoraggio».
Se non disponi di queste autorizzazioni, contatta l'amministratore del tuo esercizio.
Dove si configurano le regole?
Le regole si configurano da Impostazioni > Previsione di attività > Fabbisogni di personale.
Come creare una regola di fabbisogno di personale?
Dalla scheda «Fabbisogni di personale», clicca su Aggiungi una regola. Si apre una finestra che ti invita a selezionare:
Il ruolo interessato dalla regola
Il tipo di regola: fissa o dinamica
Puoi creare una sola regola per ruolo. Se esiste già una regola per un ruolo, questo non sarà disponibile nell'elenco: dovrai prima modificare o eliminare la regola esistente.
Puoi creare fino a 50 regole per esercizio.
Regola di fabbisogno fisso
La regola fissa ti permette di definire un numero di persone necessarie su una o più fasce orarie specifiche, indipendentemente dal livello di attività. È particolarmente adatta ai ruoli il cui organico non dipende dal volume di attività.
Esempio: 2 panettieri dalle 8:00 alle 11:30 tutti i giorni.
Per configurare una regola fissa, indica:
Una o più fasce orarie (ora di inizio e ora di fine, di una durata minima di 15 minuti)
Il numero di persone necessarie per ogni fascia (un numero intero tra 1 e 100)
La granularità della fascia (oraria o a quarti d'ora)
Più fasce possono sovrapporsi: in questo caso, i valori si sommano sulle zone interessate.
Regola di fabbisogno dinamico
La regola dinamica calcola automaticamente i tuoi fabbisogni in funzione di un indicatore previsionale. È particolarmente adatta ai ruoli il cui carico segue l'attività (cassa, accoglienza, servizio in sala, ecc.).
Esempio: 1 cassiere per ogni scaglione di 250 € di fatturato previsto, con un minimo di 1 persona e un massimo di 4 persone.
Per configurare una regola dinamica, compila i seguenti campi:
Campo | Descrizione |
Indicatore | L'indicatore previsionale su cui si basa il calcolo: fatturato al netto dell'IVA, numero di clienti o numero di articoli. |
Rapporto | Il valore di attività coperto da una persona su un intervallo di 15 minuti (ad esempio, 250 € per persona per quarto d'ora). |
Minimo di dipendenti | Il numero minimo di persone da prevedere, anche se l'attività è molto bassa. |
Massimo di dipendenti | Il numero massimo di persone da prevedere, anche se l'attività è molto elevata. |
Sfasamento (opzionale) | Permette di anticipare o spostare il fabbisogno rispetto al picco di attività. Ad esempio, uno sfasamento di -1h per un ruolo in cucina permette di prevedere l'organico necessario un'ora prima dell'arrivo dei clienti in sala. |
💡Lo sento è particolarmente utile nella ristorazione: ti permette di allineare il fabbisogno di personale al momento in cui il lavoro viene effettivamente svolto (preparazione, mise en place, ecc.), e non al picco di attività in sala.
Come modificare o eliminare una regola?
Dalla tabella che elenca le tue regole in Impostazioni > Previsione di attività > Fabbisogni di personale, clicca sulla regola di tua scelta per visualizzarne il dettaglio.
Per modificare la regola: regola i campi desiderati e salva. La data di effetto della regola resta quella della creazione iniziale: non cambia in caso di modifica.
Per eliminare la regola: utilizza l'azione di eliminazione. La regola viene immediatamente rimossa e non si applica più, né ai giorni passati né a quelli futuri.
Dove ritrovare i fabbisogni calcolati sul planning?
Una volta configurate le regole, i tuoi fabbisogni di personale vengono calcolati automaticamente e mostrati in due punti del tuo planning, a intervalli di 15 minuti.
Nella vista giorno (grafico di carico)
I fabbisogni di personale per ruolo appaiono direttamente nel grafico di carico della vista giorno, esattamente come se fossero stati inseriti manualmente. Puoi così confrontare i tuoi fabbisogni con i tuoi turni pianificati e regolare la tua copertura.
Nella tabella KPI della previsione di attività
Nella finestra di previsione di attività, ogni riga corrisponde a un intervallo di 15 minuti e ogni colonna a destra corrisponde a un ruolo. I valori calcolati dalle tue regole vengono mostrati automaticamente nelle celle.
Ad esempio, per un ruolo «Panettiere» (regola fissa di 2 persone dalle 8:00 alle 11:30) e un ruolo «Cassa» (regola dinamica di 1 persona per scaglione di 250 € di fatturato), potresti vedere:
Ora | Fatturato previsto | Panettiere (fissa) | Cassa (dinamica) |
08:00 | 500 € | 2 | 2 |
08:15 | 400 € | 2 | 2 (arrotondato per eccesso) |
08:30 | — | 2 | — |
Quando la regola è dinamica e nessuna previsione è stata inserita per un intervallo, la cella mostra «—»: il calcolo non è possibile finché non si conosce l'indicatore di attività.
Buono a sapersi
L'inserimento manuale resta prioritario: se inserisci manualmente un valore nella tabella KPI, questo valore ha la priorità sul calcolo automatico della regola e non viene sovrascritto. Se noti che i tuoi fabbisogni non si aggiornano automaticamente, verifica che non restino valori inseriti manualmente nella giornata interessata. Affinché la regola riprenda il controllo, elimina tutti i valori della giornata: il calcolo automatico si applicherà di nuovo.
Le regole dinamiche richiedono una previsione: se non è stata inserita alcuna previsione di attività per un intervallo, la regola non può calcolare il fabbisogno e la cella resta vuota («—»). Assicurati di inserire correttamente la tua previsione per sfruttare appieno le regole dinamiche.
Le regole non si applicano retroattivamente: una regola appena creata si applica a partire dalla sua data di creazione. Non ricalcola i fabbisogni delle settimane già passate.
Fabbisogni ben compilati sono la base di una pianificazione ottimizzata: un piano di carico aggiornato ti permette di sfruttare al meglio le altre funzionalità di Skello (analisi della copertura, ottimizzazione dei turni, ecc.).