Come manager, puoi trasformare i tuoi contratti esistenti in modelli Skello in pochi minuti. Importa un documento HR in .docx o PDF: il layout resta invariato (loghi, colori, font, tabelle) e l'IA individua le informazioni specifiche del dipendente (nome, ruolo, retribuzione, data di assunzione…) per collegarle alle variabili giuste. L'IA prepara, tu convalidi: un'occhiata, una conferma e il tuo modello è pronto per essere generato e firmato senza uscire da Skello.

💡 Questa funzionalità è disponibile nel piano HR Expert.

Cosa fa l'importazione del modello

Hai già contratti, modifiche contrattuali o attestazioni in Word o PDF, spesso approvati dal tuo consulente del lavoro o dall'ufficio legale. Con l'importazione non devi ricrearli a mano in Skello:

Il layout viene mantenuto: testi, titoli, tabelle, loghi, colori, intestazioni e piè di pagina.
Le variabili vengono proposte in automatico: Skello individua le informazioni che cambiano da un dipendente all'altro (nome, cognome, ruolo, retribuzione, date…) e le sostituisce con variabili Skello.
Hai sempre il controllo: nessun documento viene inviato a un dipendente senza la tua conferma. Puoi modificare il modello come qualsiasi altro modello Skello.

🤖 Una funzionalità basata sull'IA
L'importazione usa l'intelligenza artificiale. Come ogni strumento di IA, può sbagliare o tralasciare un'informazione, e due importazioni dello stesso file possono dare risultati leggermente diversi. È normale: l'IA prepara il lavoro, tu lo verifichi. Rileggi sempre il documento prima di usare il modello.

Prima di importare: prepara bene il documento

Il risultato dipende molto dal file di partenza. Pochi minuti di preparazione ti faranno risparmiare tempo dopo.

Preferisci il formato Word (.docx). Dà risultati migliori del PDF perché testo e layout sono strutturati meglio.
Se usi un PDF, scegli quello esportato da Word (testo selezionabile), non una scansione o una foto.
Evita filigrane, caselle di testo sovrapposte e documenti protetti da password.
Un file = un modello. Se parti da un contratto già compilato per un dipendente, l'IA proverà a trasformare i suoi dati in variabili: controllale con attenzione.

Formati e limiti

Formati accettati	.docx e PDF (i file .doc non sono accettati: aprili in Word e salvali in .docx)
Dimensione massima	10 MB
Numero massimo di pagine	50 pagine
Documenti rifiutati	PDF protetti da password, documenti di oltre 50 pagine, altri formati (.doc, immagini, .odt, .zip…)
Scansioni e foto	Accettate, ma il risultato è meno affidabile: layout e variabili vengono ricostruiti a partire dall'immagine
Durata dell'importazione	In genere qualche decina di secondi, di più per un documento lungo

Cosa l'importazione non sa (ancora) fare alla perfezione:

Riprodurre in modo identico i layout complessi: colonne multiple, tabelle annidate, caselle di testo, font rari. Il risultato è molto vicino all'originale, ma potrebbe richiedere qualche ritocco.
Rilevare tutte le variabili: vengono inserite solo le variabili di cui l'IA è abbastanza sicura. Le altre restano come testo e puoi aggiungerle a mano.
Interpretare un'etichetta ambigua: se il documento riporta solo "Città: ……", l'IA può confondere la città del dipendente con quella della sede.

Importare un modello

Vai su Impostazioni > Gestione documenti > Modelli di documenti HR
Clicca su Importa un modello.
Trascina il file o clicca per selezionarlo dal computer, poi clicca su Importa.
Attendi le 3 fasi di caricamento: lettura del documento, rilevamento delle variabili, impaginazione. Puoi annullare in qualsiasi momento.
Il modello si apre nell'editor. Il titolo riprende il nome del file. Viene salvato come disattivato nell'elenco dei modelli: non potrai usarlo finché non lo attivi.

Verificare e correggere il risultato

È il passaggio più importante. Prenditi il tempo di rileggere il modello prima di attivarlo.

Rileggi ogni variabile. Passaci sopra con il mouse per vedere il testo originale che ha sostituito.
Elimina una variabile sbagliata cliccando sulla sua croce: il testo originale torna al suo posto.
Aggiungi una variabile mancante dalla scheda Variabili, trascinandola o cliccandoci sopra.
Sistema il layout se serve con la barra degli strumenti: font, dimensione, colori, allineamento, immagini.
Visualizza l'anteprima del modello per controllare il risultato finale.
Clicca su Termina, poi attiva il modello nell'elenco per poterlo usare.

Il risultato non è quello che ti aspettavi?

Cosa vedi	Perché	Cosa fare
Un'informazione non è stata trasformata in variabile	Il campo non era abbastanza esplicito, oppure l'IA non era abbastanza sicura	Aggiungi la variabile a mano dalla scheda Variabili.
Una variabile è nel posto sbagliato (es. la città della sede invece di quella del dipendente)	L'etichetta del documento era ambigua	Clicca sulla croce della variabile (il testo originale torna al suo posto) e inserisci quella giusta.
Il layout è diverso dall'originale (font, margini, tabella)	Skello ricrea il layout del tuo documento. È meno preciso partendo da un PDF e con layout complessi (colonne, tabelle annidate, font rari)	Reimporta la versione Word se ce l'hai, oppure correggi nell'editor.
Due importazioni dello stesso file non danno lo stesso risultato	È il normale funzionamento dell'IA	Tieni la versione migliore e sistemala. Elimina l'altra.
L'importazione viene rifiutata	Formato non accettato (.doc, per esempio), file oltre i 10 MB, PDF protetto o più di 50 pagine	Rimuovi la protezione, salva il file in .docx o riducine le dimensioni.
Del testo è sparito o è stato modificato	Non è un comportamento previsto	Contattaci allegando il file originale.

Usare il modello importato

Una volta salvato, il modello funziona come qualsiasi modello creato in Skello.

Per un solo dipendente: vai alla scheda del dipendente > Documenti > Crea un documento > seleziona il tuo modello. Le variabili vengono compilate in automatico con i dati della sua anagrafica HR.
Per più dipendenti: vai su Dipendenti > Gestione documenti di gruppo > Crea un documento da un modello, seleziona i destinatari e scegli il modello importato.

Chi può usarlo? Gli amministratori e le altre licenze con accesso ai modelli di documenti nelle impostazioni, con l'opzione HR Expert.

Contattare il supporto

Prima di scriverci, prova a:

Reimportare il file una o due volte.
Importarlo in .docx se avevi usato un PDF.
Correggere il risultato nell'editor.

Domande frequenti

Posso modificare un modello importato?

Sì, come qualsiasi modello Skello: testo, layout, variabili, immagini.

Perché alcune variabili non sono state rilevate?

L'IA inserisce una variabile solo quando è abbastanza sicura, per evitare errori. Aggiungi le variabili mancanti dalla scheda Variabili e rendi i campi più espliciti nei prossimi file.

Posso importare un documento in un'altra lingua?

Sì. Le variabili vengono proposte nella lingua del tuo account.

Come importare un modello di documento?