Perché è importante?
Molti contratti collettivi richiedono la firma dei singoli fogli di presenza, Skello facilita questo processo attraverso la firma elettronica.
Quali sono le condizioni necessarie?
All'interno del Planning creare un turno di lavoro o un'assenza per la settimana da fare firmare.
Dal profilo personale del dipendente, aggiungere un indirizzo e-mail a tutti i dipendenti a cui inviare i fogli di firma.
Avere sottoscritto l'opzione di firma elettronica di Skello.
Come inviare i fogli di presenza per la firma elettronica?
Accedere alla settimana nella pianificazione
Vai sulla settimana da fare firmare.
Fai clic sull'icona matita in alto a destra dello schermo.
Selezionare i dipendenti
Si apre una finestra con la scheda Invia.
Seleziona i dipendenti interessati.
Fai clic su Invia
Nota: I fogli di presenza possono essere inviati per la firma elettronica esclusivamente su base settimanale, non è possibile inviare per la firma elettronica periodi più lunghi (come un mese intero) o periodi personalizzati.
Se vuoi gestire altri periodi, puoi scaricare il foglio di presenza direttamente dal calendario, selezionare il periodo desiderato, stamparlo e farlo firmare ai tuoi dipendenti. Per ulteriori informazioni, ti invitiamo a leggere questo articolo: Come stampare i fogli di presenza?
Come monitorare lo stato dei fogli di presenza da firmare?
Accedi alla scheda Monitoraggio della firma dei documenti.
Visualizzerai l'elenco dei dipendenti con i seguenti stati:
Invio in corso: la richiesta di invio è stata registrata e l'e-mail verrà inviata al più presto.
Inviato: L'e-mail è stata ricevuta ma non ancora firmata.
Fai clic su Rispedisci per rispedirlo.
Firmato: Il foglio di presenza è stato firmato.
Fai clic su Download per ottenere il foglio firmato.
Invio scaduto: il documento non è più disponibile per la firma poiché è stato inviato più di 12 mesi fa.
Come inviare nuovamente un foglio di presenza per la firma elettronica?
Se sono state apportate delle modifiche al foglio di presenza dopo il primo invio
è possibile spedire nuovamente il foglio di presenza con le modifiche apportate; per farlo, procedi come segue:
Vai alla sezione Pianificazione (Planning).
Fai clic sull'icona della matita in alto a destra.
Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Invio, non la scheda Monitoraggio.
Seleziona i dipendenti interessati:
Fai clic su Invia.
Se non sono state apportate modifiche alla pianificazione dopo l'invio iniziale
Se vuoi inviare nuovamente lo stesso foglio di presenza inviato inizialmente, procedi come segue:
Vai alla sezione Pianificazione (Planning).
Fai clic sull’icona della matita in alto a destra.
Nella finestra che si apre, vai alla scheda Monitoraggio e fai clic su Rispedisci per il dipendente interessato.
Come configurare i fogli di presenza per la firma elettronica?
Se vuoi configurare la visualizzazione del contaore e/o dei pasti alla fine di ogni foglio di lavoro inviato per la firma elettronica, procedi come segue:
Vai sulla pagina Pianificazione/Planning.
Fai clic sull'icona della stampante in alto a destra dello schermo.
Seleziona l'opzione "Fogli di presenza individuali" dal menu a tendina.
Clicca su "Impostazioni di esportazione e di stampa".
Seleziona o deseleziona le opzioni "Visualizza contatore" e "Visualizza pasti" in base alle tue preferenze.
Fai clic su "Stampa" per salvare le modifiche.
Puoi quindi inviare i fogli per la firma facendo clic sull'icona della matita in alto a destra dello schermo.
Cosa ricevono i dipendenti?
I dipendenti ricevono un'e-mail che consente loro di firmare elettronicamente i loro fogli di presenza. Per maggiori dettagli, ti invitiamo a leggere questo articolo.
Quali orari appaiono sul foglio di presenza individuale?
Gli orari del singolo foglio di presenza dipendono dalla configurazione:
Con sistema di timbratura: Gli orari indicati sono quelli dei turni convalidati (programmati, timbrati o personalizzati).
Senza sistema di timbratura: Gli orari corrispondono direttamente a quelli dei turni pianificati.
Informazioni aggiuntive
Per ulteriori informazioni sulla conformità e la legislazione in materia di firma elettronica, fai clic qui.