Perché è importante?
Molti contratti collettivi richiedono la firma dei singoli fogli di presenza. Skello facilita questo processo con la firma elettronica.
Quali sono le condizioni necessarie?
Creare un turno di lavoro o un'assenza per la settimana da firmare.
Aggiungere un indirizzo e-mail al dipendente interessato.
Avere sottoscritto l'opzione di firma elettronica di Skello.
Come iniziare?
Accedere alla settimana del planning
Vai sulla settimana da firmare.
Fai clic sulla matita in alto a destra dello schermo.
Come inviare i fogli di presenza firmati elettronicamente?
Seleziona i dipendenti:
Si apre una finestra con la scheda Invia.
Seleziona i dipendenti interessati:
Fai clic su Invia.
Nota: I fogli di presenza possono essere inviati per la firma elettronica solo per un'intera settimana di calendario. Non è possibile inviare per la firma elettronica periodi più lunghi (come un mese intero) o periodi personalizzati.
Se vuoi gestire altri periodi, puoi scaricare il foglio di presenza direttamente dal calendario, selezionare il periodo desiderato, stamparlo e farlo firmare ai tuoi dipendenti. Per ulteriori informazioni, ti invitiamo a leggere questo articolo: Come stampare i fogli di presenza?
Come monitorare l'invio con firma elettronica?
Seguire lo stato:
Accedi alla scheda Monitoraggio.
L'elenco dei dipendenti viene visualizzato con i seguenti stati:
Inviato: L'e-mail è stata ricevuta ma non ancora firmata.
Fai clic su Rispedisci per rispedirlo.
Firmato: Il foglio di presenza è stato firmato.
Fai clic su Download per ottenere il foglio firmato.
Come rispedire un foglio di presenza per la firma elettronica?
Se sono state apportate delle modifiche al foglio di presenza dopo il primo invio
Se vuoi rispedire il foglio di presenza con le modifiche apportate, procedi come segue:
Vai sulla scheda Planning.
Fai clic sull'icona della matita in alto a destra.
Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Invio, non la scheda Monitoraggio.
Seleziona i dipendenti interessati:
Fai clic su Invia.
Se non sono state apportate modifiche alla pianificazione dopo l'invio iniziale
Se vuoi inviare nuovamente lo stesso foglio di presenza inviato inizialmente, procedi come segue :
Vai sulla scheda Planning.
Fai clic sull’icona della matita in alto a destra.
Nella finestra che si apre, vai alla scheda Monitoraggio e fai clic su Rispedisci per il dipendente interessato.
Come configurare i fogli di presenza per la firma elettronica?
Se vuoi configurare la visualizzazione del contaore e/o dei pasti alla fine di ogni foglio di lavoro inviato per la firma elettronica, procedi come segue:
Vai sulla scheda Planning.
Fai clic sull'icona della stampante in alto a destra dello schermo.
Seleziona l'opzione "Fogli di presenza individuali" dal menu a discesa.
Apri il menu "Impostazioni di esportazione e di stampa".
Seleziona o deseleziona le opzioni "Visualizza contatore" e "Visualizza pasti" in base alle tue preferenze.
Fai clic su "Stampa" per salvare le modifiche.
Puoi quindi inviare i fogli per la firma facendo clic sull'icona della matita in alto a destra dello schermo.
Cosa ricevono i dipendenti?
I dipendenti ricevono un'e-mail che consente loro di firmare elettronicamente i loro fogli di presenza. Per maggiori dettagli, ti invitiamo a leggere questo articolo.
Quali orari appaiono sul foglio di presenza individuale?
Gli orari del singolo foglio di presenza dipendono dalla configurazione:
Con orologio marcatempo: Gli orari indicati sono quelli convalidati (programmati, timbrati o personalizzati).
Senza orologio marcatempo: Gli orari corrispondono direttamente a quelli del planning.
Informazioni aggiuntive
Per ulteriori informazioni sulla conformità e la legislazione in materia di firma elettronica, fai clic qui.