Perché è importante?
Definire le regole per il sistema di timbratura è essenziale per garantire un monitoraggio accurato delle ore di lavoro e per semplificare la gestione delle presenze. In questo modo si garantisce che i dipendenti siano pagati correttamente per le ore lavorate e si evitano controversie per arrivi in ritardo o partenze anticipate.
È possibile accedere alle impostazioni del sistema di timbratura dall'area online. Impostazioni stabilimento > Regole del sistema di timbratura OPPURE dall'applicazione, installata sul tablet (accessibile con login manager + codice pin dello stabilimento).
Come configurare le regole del sistema di timbratura?
Impostazioni generali del sistema di timbratura
Orario effettivo: Queste regole ti permettono di pre-compilare automaticamente la colonna "turni retribuiti" della tua scheda Timbratura quando convalidi le giornate di timbratura.
⚠️ Importante:
In nessun caso le ore di timbratura dei tuoi dipendenti vengono modificate direttamente ; solo le ore che desideri conservare per l'aggiornamento della pianificazione e l'invio alle buste paga sono interessate da questi cambiamenti.
Prima di applicare queste regole, assicurati che i tuoi dipendenti ne siano informati per iscritto per proteggerti da eventuali reclami.
Configura le regole di arrivo e partenza
Per configurare le regole di aggiornamento, vai su Impostazioni > Impostazioni timbratura > Regole di aggiornamento.
Definisci come deve essere pre-compilato il turno retribuito. Hai tre opzioni: Conservare l'orario previsto, l'orario di timbratura, oppure l'orario previsto con tolleranza
Esempio: se il dipendente doveva arrivare alle 9:00 ma arriva alle 9:07, puoi conservare le 9:00 (orario previsto), le 9:07 (orario di timbratura), o le 9:00 (se la tua tolleranza è di 10 min).
💡 Punti chiave da ricordare:
La tolleranza è limitata a 119 minuti massimo. Al di là, viene creata una seconda riga corrispondente a un nuovo turno.
L'orario limite è inclusivo. Esempio: se la tolleranza è di 10 minuti e il dipendente timbra alle 9:10 per un turno previsto alle 9:00, è considerato in orario (vengono registrate le 9:00).
Non è possibile definire una tolleranza per gli arrivi in anticipo (solo la scelta tra orario previsto e orario di timbratura).
Caso particolare: timbratura senza turno pianificato. L'orario retribuito è sempre l'orario di timbratura, poiché la nozione di "ritardo" non si applica.
Attiva l'arrotondamento automatico (facoltativo)
Puoi scegliere di arrotondare gli orari di timbratura a 5, 10 o 15 minuti per facilitare i calcoli nelle buste paga. L'arrotondamento si applica solo agli orari di inizio e fine turno, e solo quando scegli di conservare l'orario di timbratura.
Recuperare le timbrature: Scegli dove registrare le timbrature (lo stabilimento principale del dipendente o lo stabilimento in cui ha timbrato).
L'arrivo e la partenza di un turno devono essere timbrati nello stesso stabilimento, sullo stesso tablet.
Per consentire ai dipendenti di timbrare in uno stabilimento secondario, questa opzione deve essere attivata nelle impostazioni generali dell'organizzazione: Impostazioni stabilimento > Impostazioni generali > I dipendenti possono timbrare fuori sede (in fondo alla pagina).
Frequenza delle timbrature: Stabilisci se i dipendenti devono timbrare all'inizio/alla fine di ogni turno o una volta per ogni serie di turni.
Parametri della tablet
Notifiche di ritardo: Ricevere un SMS se un dipendente è in ritardo. Condizioni necessarie:
Tablet sincronizzato e applicazione mobile aggiornata.
Numero di telefono del responsabile inserito.
Opzione riservata ai pianificatori standard o avanzati.
Autorizzare le pause: Consentire ai dipendenti di contrassegnare le pause previste durante il loro turno.
Le pause non sono considerate tali: devono essere timbrate come arrivi e partenze del turno.
Se l'opzione è disattivata, se il dipendente timbra per andare in pausa, la timbratura sarà considerata come la fine del suo turno. Non potrà quindi timbrare il rientro dalla pausa.
Firme e foto: Scegli se far firmare o fotografare il dipendente al momento della timbratura.
La Commissione nazionale per l'informatica e le libertà civili (CNIL) ritiene che l'acquisizione sistematica di foto nei sistemi di controllo delle presenze costituisca una raccolta eccessiva di dati. L'implementazione di questa opzione deve essere concordata con i dipendenti.
Attivare la possibilità di timbrare da tutti i tablet dello stesso stabilimento:
Questa opzione consente ai tuoi dipendenti di timbrare l’entrata, la pausa e l’uscita da qualsiasi tablet all’interno dello stesso stabilimento, senza dover tornare al punto di partenza.
⚠️ Prima di attivare questa opzione, assicurati che:
La connessione internet sia stabile. I dipendenti non potranno timbrare in assenza di connessione e riceveranno un messaggio di errore.
Tutti i tablet siano collegati allo stesso stabilimento Skello. Se i tablet appartengono a sedi diverse, la sincronizzazione non sarà possibile.
Nella scheda Dipendenti > Informazioni personali:
L’opzione “Mostra nella pianificazione” è attivata.
I dipendenti che devono timbrare sono collegati correttamente a questo stabilimento (come principale o secondario).
L’app è aggiornata all’ultima versione disponibile su Play Store o App Store.
Sistema di timbratura sull'applicazione mobile
Quando l'opzione Sistema di timbratura mobile è attivata nello stabilimento, è possibile accedere a un'ultima categoria di impostazioni dalle regole del sistema di timbratura per attivare il sistema di timbratura mobile.