Il blocco del planning è essenziale per garantire la stabilità e la chiarezza dell'organizzazione del lavoro. Impedisce modifiche dell'ultimo minuto che possono disturbare la gestione del team e la preparazione delle buste paga.
Il lucchetto blu
I lucchetti blu sono accessibili ai manager e agli amministratori di sistema di uno stabilimento. Vengono utilizzati principalmente per informare gli altri manager sullo stato di avanzamento della pianificazione.
Utilizzo
L'aggiunta di un lucchetto blu a un planning giornaliero o settimanale è reversibile: il lucchetto può essere rimosso in qualsiasi momento facendo clic su di esso.
Viene utilizzato per distinguere gli orari convalidati da quelle ancora da concludere.
Esempio: Un manager ha completato il planning del lunedì e del martedì, ma non ancora degli altri giorni della settimana. Può contrassegnare questi due giorni con un lucchetto blu per indicare che sono stati completati, in modo che gli altri manager sappiano che non devono essere modificati.
Posizionamento
Livello dell'intera settimana.
Livello giornaliero: dalla vista giorno o settimana del planning.
Convalida automatica tramite l'orologio marcatempo
La convalida dei turni retribuiti attiva automaticamente un blocco blu sul giorno o sulla settimana convalidati. Se il periodo (giorno o settimana) viene convalidato tramite l'orologio marcatempo per un dipendente, il blocco viene attivato per lo stesso periodo per tutti i dipendenti del planning.
Il lucchetto verde
Il lucchetto verde viene utilizzato per bloccare le ore lavorate e le assenze del planning prima della paga.
Utilizzo
Accesso: Fai clic sui tre punti in alto a destra del planning, quindi scegli Blocca per la preparazione della busta paga dal menu a discesa.
Si apre una finestra che consente di selezionare le date del periodo da bloccare. È possibile bloccare periodi brevi (uno o diversi giorni) o lunghi (diverse settimane).
Funzionamento
Una volta bloccato, il manager non può più apportare modifiche.
Il supervisore del manager (amministratore di sistema) riceve un'e-mail che lo informa che il periodo è stato bloccato.
Il supervisore può controllare se il planning è valido o richiedere modifiche.
Se sono necessarie modifiche, il manager può inviare una richiesta di sblocco all'amministratore del sistema facendo clic sul lucchetto verde attivato.
Nota bene: Solo gli amministratori di sistema possono sbloccare un planning bloccato con un lucchetto verde. Possono fare clic sul lucchetto verde (a livello di settimana o di giorno) per sbloccarlo. Il lucchetto diventa blu per indicare che il planning può essere nuovamente modificato.
Il lucchetto rosso
Il lucchetto rosso è il livello più alto di convalida del planning. È visibile sul planning quando è attivo, ma è possibile accedervi solo dalla scheda Report per attivarlo/disattivarlo.
Utilizzo
Accesso: Per impostazione predefinita, è utilizzato dagli amministratori di sistema. Un'autorizzazione specifica consente ai master e agli utenti con autorizzazione di sola lettura di accedervi quando questa opzione è selezionata nelle impostazioni delle autorizzazioni.
Si utilizza quando il periodo è terminato e il planning riflette le ore effettivamente lavorate dai dipendenti.
Viene utilizzato principalmente per la convalida delle paghe a fini contabili: una volta che il periodo è stato bloccato, si considera pagato.
Funzionamento
Gli amministratori possono rimuovere il lucchetto rosso in qualsiasi momento dalla scheda Report, selezionando il periodo bloccato.
Stabilimenti multipli: Quando l'organizzazione comprende più stabilimenti, è possibile attivare il lucchetto rosso con un solo clic per lo stesso periodo in tutti gli stabilimenti.