Come manager, puoi creare e centralizzare i modelli di documenti amministrativi nella stessa area e riutilizzarli per tutti i tuoi dipendenti.
Per sapere come gestire i documenti aggiunti a Skello, ti invitiamo a leggere questi articoli:
Come creare un modello di documento?
Accedere alla creazione di modelli
Questa funzionalità è accessibile da Impostazioni dello stabilimento > Modelli di documenti amministrativi > + Crea un modello.
È accessibile a tutti gli amministratori di sistema e ai livelli di autorizzazione master standard/avanzato, pianificatore standard/avanzato e accesso in sola lettura standard/avanzato, purché abbiano accesso all'autorizzazione associata.
Come creare un modello di documento
La creazione di un modello di documento comporta la stesura di un corpo di testo fisso e l'aggiunta di variabili che verranno automaticamente compilate con le informazioni inserite nelle schede dei dipendenti quando il modello viene utilizzato.
Fai clic su + Crea un modello: Viene visualizzata una pagina vuota che consente di redigere il corpo del testo.
💡 Copia/incolla: È possibile copiare/incollare da un documento già creato in formato testo, Word o PDF.
Layout di pagina: È possibile personalizzare il layout del testo del corpo dalla barra degli strumenti in alto nella pagina:
Dimensione del titolo o del paragrafo
Testo in grassetto, corsivo, sottolineato, barrato
Allineamento a sinistra, al centro o a destra / testo giustificato
Punti elenco o numeri
Aggiunta di un'immagine dai file del computer
La dimensione dei caratteri può essere modificata per un intero paragrafo. Il colore del testo non può essere modificato.
Aggiunta di variabili: Sulla destra della pagina, seleziona le variabili corrispondenti ai dati personali e contrattuali inseriti nella scheda del dipendente (cognome, nome, data di nascita, indirizzo, date del contratto, ecc.)
Per aggiungere una variabile al corpo del testo:
Posiziona il puntatore del mouse sulla variabile e fai clic per selezionarla.
Tieni premuto il pulsante del mouse e trascina la variabile nell'area desiderata del documento per aggiungerla.
La variabile può essere rimossa dal documento facendo clic sulla croce a destra del riquadro.
Salva il modello: Una volta aggiunto il testo del corpo e le variabili al modello di documento, fai clic sul pulsante Salva in alto a destra della pagina e scegli un titolo per il modello.
Il modello salvato può essere consultato e modificato, se necessario, da Impostazioni stabilimento > Modelli di documenti amministrativi.
Come utilizzare un modello di documento?
Come utilizzare un modello di documento
Una volta salvato nelle impostazioni dello stabilimento, il modello di documento può essere utilizzato dai dipendenti dello stabilimento:
Accedere alla scheda del dipendente:
Dipendenti > Scheda del dipendente > Documenti
Creare un documento: Nell'area Documenti della scheda del dipendente, fai clic sul pulsante Crea un documento e seleziona il modello di documento desiderato.
Completamento automatico: Quando utilizzi il modello per un dipendente, le variabili aggiunte al modello vengono completate automaticamente con i dati personali e contrattuali inseriti nella scheda del dipendente.
Se nella scheda del dipendente mancano una o più informazioni corrispondenti alle variabili del modello, il documento non può essere creato. A sinistra del nome del documento appare un punto rosso con un punto esclamativo. Spostando il puntatore del mouse su questo punto, viene visualizzato un elenco di variabili non compilate, che mostra ciò che deve essere compilato nella scheda del dipendente prima che il documento possa essere creato.
Salvare e inviare il documento:
Una volta completato, il documento può essere salvato in formato PDF direttamente nell'area Documenti del dipendente.
Il documento salvato può poi essere inviato via e-mail al dipendente dalla piattaforma.
È necessario inserire un indirizzo e-mail nel file del dipendente per poter inviare il documento via e-mail.
Se l'opzione Firma elettronica dei documenti è attivata, il documento può anche essere inviato al dipendente per la firma elettronica dalla piattaforma. Ulteriori informazioni sulla firma dei documenti |
Il documento salvato può quindi essere visualizzato, condiviso ed eliminato dall'area personale del dipendente.
Scopri come gestire i documenti come manager o come dipendente.