Perché è importante?
Una volta inviato il documento per la firma elettronica, è possibile monitorarne lo stato in due modi: dall’area documenti del dipendente o dall’area di monitoraggio delle firme elettroniche dei documenti.
Nell’area documenti del dipendente
Dalla cartella in cui è salvato il documento (ad esempio: Contratti), a destra della riga del documento inviato per la firma elettronica compare uno stato delle firme. Questo stato permette di sapere se il documento è stato inviato ed è in attesa di firma, oppure se è stato firmato.
Il documento può essere rinviato per la firma se non è ancora stato firmato. Clicca sui tre puntini a destra della riga e seleziona “Reinvia per la firma”.
Il documento verrà rinviato solo alle persone che non hanno ancora firmato.
Una volta firmato, il documento inviato viene sostituito dalla versione firmata, che può essere visualizzata e scaricata.
Dall’area di monitoraggio della firma elettronica
È stata creata un’area di monitoraggio per seguire la firma elettronica di diversi documenti inviati dalla scheda Dipendenti.
Clicca sull’icona della penna in alto a destra nella pagina per accedervi.
L’area di monitoraggio appare sullo schermo e consente di seguire ogni documento inviato con informazioni dettagliate visibili:
Firmatario: la o le persone che devono firmare il documento.
Nome del documento: identificazione chiara del documento inviato.
Cartella del documento: indica a quale progetto o categoria appartiene il documento.
Stato della firma: indica se il documento è stato firmato, con il nome della persona che lo ha firmato.
Lo stato della firma può essere monitorato nella colonna “Firma”. Sono possibili tre stati:> Un rettangolo giallo vuoto 0/2: nessuno dei firmatari ha ancora firmato il documento.
> Un rettangolo giallo 1/2: uno dei due firmatari ha firmato il documento.
> Un rettangolo verde 2/2: entrambi i firmatari hanno firmato il documento.
Passa il mouse sopra il cerchio per scoprire chi ha firmato il documento.
Data di invio: per verificare da quanto tempo il documento è stato inviato.
Data del promemoria: se presente, indica l’ultimo promemoria inviato per ottenere la firma.
A seconda della situazione, si possono riscontrare anche altri 4 tipi di stato
Lo stato può indicare “invio in corso”: La richiesta di invio è stata presa in carico e l’e-mail verrà inviata al più presto.
Lo stato può indicare “invio scaduto”: Il documento non è più disponibile per la firma poiché è stato inviato più di 12 mesi fa.
Lo stato può indicare “invio annullato”: Il documento non è più disponibile poiché l’invio è stato annullato.
Lo stato può indicare “errore”: È sufficiente passare il mouse sullo stato per vedere cosa lo ha causato e correggerlo.
Azioni che possono essere eseguite direttamente dalla tabella:
Annullare l’invio: rimuovere il documento dal processo di firma, se necessario.
Invio di promemoria in massa: consente di inviare con un solo clic un promemoria per la firma a tutti i documenti non firmati.
Filtraggio e ricerca avanzata:
Possibilità di filtrare i documenti per destinatario, cartella o stato della firma (i filtri possono essere combinati).