¿Por qué es importante?
Ciertos convenios colectivos exigen que se firmen las hojas de horas individuales. Skello facilita este proceso con una firma electrónica.
¿Cuáles son los requisitos?
Desde la planificación, se debe de crear un turno de trabajo o una ausencia para la semana que se va a firmar.
Desde la ficha de los empleados, se debe añadir una dirección de correo electrónico para los empleados que se desea enviar la hoja de horas para firma.
Estar suscrito a la opción de firma electrónica de Skello.
¿Cómo envío las hojas de horas para firma electrónica?
Accede a la semana de planificación:
Ve a la semana que deseas firmar.
Haz clic en el bolígrafo situado en la parte superior derecha de tu pantalla.
Selecciona a los empleados:
Se abre una ventana con la pestaña Envío.
Selecciona a los empleados en cuestión.
Haz clic en Enviar.
Nota: Las hojas de horas solo pueden enviarse para firma electrónica correspondiente a una semana completa del calendario. No es posible enviar para firma electrónica periodos más largos (como un mes completo) ni personalizados.
Si necesitas gestionar otros periodos, puedes descargar la hoja de horas directamente desde tu planificación, seleccionar el periodo deseado, imprimirla y hacerla firmar por tus empleados. Para más información, consulta este artículo: Cómo imprimir las hojas de firmas
¿Cómo hago el seguimiento de las hojas de horas enviadas?
Ve a la pestaña Seguimiento.
Verás una lista de empleados con los siguientes estados:
Enviado: El correo ha sido recibido, pero la hoja aún no ha sido firmada.
Puedes hacer clic en Reenviar para enviar un recordatorio al empleado.Firmado: La hoja de horas ha sido firmada.
Haz clic en Descargar para obtener la hoja de horas firmada.
¿Cómo reenvío una hoja de horas para su firma electrónica?
Si se realizaron modificaciones en la planificación después del envío inicial
Si deseas reenviar la hoja de horas con los cambios incluidos, sigue estos pasos:
Ve a la pestaña de Planificación.
Haz clic en el icono del bolígrafo en la parte superior derecha.
En la ventana que se abre, ve a la pestaña "Envío", no a la pestaña "Seguimiento".
Selecciona los empleados correspondientes.
Haz clic en "Enviar".
Si no se realizaron modificaciones en la planificación después del envío inicial
Si deseas reenviar la misma hoja de horas que se envió inicialmente, sigue estos pasos:
Ve a la pestaña de Planificación.
Haz clic en el icono del bolígrafo en la parte superior derecha.
En la ventana que se abre, ve a la pestaña "Seguimiento" y haz clic en "Reenviar" para el empleado correspondiente.
¿Cómo configuro las hojas de asistencia para su firma electrónica?
Si deseas personalizar la visualización del contador de horas o de las comidas de los empleados al final de cada hoja de horas individual, sigue estos pasos:
Ve a la pestaña Planificación.
Haz clic en el ícono de la impresora en la parte superior derecha de tu pantalla.
Selecciona la opción "Horarios individuales" en el menú desplegable.
Abre el menú "Ajustes de exportación e impresión".
Marca o desmarca las opciones "Mostrar el contador" y "Mostrar las comidas" según tus preferencias.
Haz clic en "Imprimir" para guardar los cambios realizados.
Finalmente, puedes enviar las hojas para su firma electrónica haciendo clic en el ícono del bolígrafo en la parte superior derecha de tu pantalla.
¿Qué reciben los empleados?
Los empleados reciben un correo electrónico para firmar su hoja de horas electrónicamente. Consulta este artículo para más detalles.
Información adicional
Para obtener más información sobre el cumplimiento y la legislación en materia de firma electrónica, haz clic aquí.