💡À retenir
L’Assistant Skello est votre bras droit RH, planning et paie, disponible à tout moment dans Skello avec les packs Standard et Duo.
Il répond en quelques secondes à vos questions sur vos employés et vos plannings, et vous fournit des analyses concrètes pour avancer plus vite dans vos tâches du quotidien.
Chaque mois, il vous aide à anticiper la préparation de la paie en vous alertant sur les éléments à vérifier et en vous accompagnant dans vos contrôles.
Pourquoi est-ce important pour vous?
Pour préparer la paie chaque mois avec des données justes et fiables, il est essentiel de vérifier les informations issues des employés, du planning et du rapport avant l’export.
Ces contrôles permettent de limiter les oublis, de réduire les corrections de dernière minute et de transmettre des variables de paie plus fiables à votre logiciel de paie ou à votre cabinet comptable.
Skello vous accompagne dans ces vérifications grâce à plusieurs espaces dédiés, et l’Assistant Skello vous aide à aller plus vite en identifiant les éléments pouvant impacter votre paie.
1. Vérifier les informations nécessaires depuis l'espace Employés
Certaines informations SIRH sont nécessaires dans l’espace Employés pour obtenir un rapport de paie complet. Skello permet d’identifier rapidement si certains employés ont un profil incomplet.
Depuis l’espace Employés, Skello vous permet d’identifier les profils incomplets et les champs à renseigner.
Nouveau : l’Assistant Skello peut désormais repérer les informations employés manquantes utiles à la paie et vous proposer de les compléter en masse, toujours sous votre validation.
Étapes à suivre :
Rendez-vous dans l'espace Employés.
Cliquez sur Afficher dans l’encadré violet pour voir les profils incomplets.
Ouvrez le profil concerné.
Complétez les champs manquants mis en avant dans les catégories concernées.
👉 Pour aller plus loin, consultez la page dédiée à la Gestion des employés.
2. Mettre à jour et verrouiller le planning pour la paie
Le planning permet de vérifier les heures travaillées, absences, congés, arrêts maladie et anomalies de planification avant l’export.
Verrouiller une semaine pour la paie
Rendez-vous dans le Planning.
Vérifiez que les heures travaillées et absences sont à jour.
Cliquez sur les trois points en haut à droite.
Sélectionnez Verrouiller pour la paie.
Une fois la période verrouillée, seul l’administrateur système de l’établissement peut la déverrouiller.
👉 Pour en savoir plus, consultez l'article dédié : Verrouiller/déverrouiller le planning
3. Utiliser l’Assistant Skello pour repérer les éléments à vérifier
L’Assistant Skello identifie les éléments pouvant impacter vos variables de paie :
arrêts maladie ;
absences injustifiées ;
anomalies de planning ;
shifts non assignés ;
shifts planifiés pendant une absence ;
informations employés manquantes.
Chaque mois, il peut vous alerter depuis le Planning ou le Rapport. Vous choisissez par quoi commencer, puis avancez dans un parcours guidé dédié à la préparation de la paie.
Vous pouvez aussi lui poser directement vos questions :
Quels éléments dois-je vérifier pour préparer la paie ce mois-ci ?
Y a-t-il eu des arrêts maladie ce mois-ci ?
Quelles absences injustifiées dois-je traiter avant la clôture de paie ?
Quelles fiches employés sont incomplètes pour la paie ?
👉 Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à l’Assistant Skello.
4. Préparer et exporter le rapport de paie
L’onglet Rapport centralise les variables utiles à la préparation de la paie.
Si le rapport est prêt
Un cadenas vert apparaît lorsque toutes les journées de la période ont été verrouillées pour la paie. Le rapport peut alors être exporté depuis Options d’exports.
Si certaines journées doivent encore être verrouillées
Une mention violette apparaît. Cliquez sur Afficher pour voir les semaines ou journées concernées, puis demandez aux managers de les vérifier et verrouiller.
5. Envoyer une notification aux managers
Depuis le Rapport, vous pouvez envoyer un e-mail pré-rédigé aux managers concernés pour leur demander de vérifier les données du planning et de verrouiller la période pour la paie.
Cette étape permet de limiter les oublis avant l’export.
6. Verrouiller le rapport après l’envoi de la paie
Une fois les paies envoyées, le rapport peut être verrouillé en rouge afin d’indiquer aux administrateurs et managers qu’il ne doit plus être modifié.
Questions fréquentes sur la préparation de la paie avec Skello
Quels éléments vérifier avant de préparer la paie ?
Vérifiez les fiches employés, les absences, les arrêts maladie, les heures travaillées, les anomalies de planning et les informations manquantes pouvant impacter les variables de paie.
Comment savoir si mon rapport de paie est prêt à être exporté ?
Un cadenas vert apparaît à côté de la période de paie lorsque toutes les journées concernées ont été verrouillées.
Comment identifier les profils employés incomplets ?
Depuis l’espace Employés, cliquez sur Afficher dans l’encadré violet. Les champs manquants apparaissent ensuite dans la fiche de chaque employé.
À quoi sert le verrouillage du planning pour la paie ?
Le verrouillage confirme que les heures travaillées et les absences d’une période sont à jour. Une fois verrouillé, le planning ne peut plus être modifié librement par les managers.
Comment l’Assistant Skello aide-t-il à préparer la paie ?
L’Assistant Skello repère les éléments pouvant impacter la paie, vous alerte au bon moment et vous accompagne dans vos vérifications.
L’Assistant Skello remplace-t-il le rapport de paie ?
Non. Il intervient en complément du rapport pour vous aider à identifier les éléments à vérifier avant l’export.
Puis-je envoyer une demande de vérification aux managers ?
Oui. Depuis le Rapport, vous pouvez envoyer un e-mail pré-rédigé aux managers concernés.
Aide supplémentaire
Plusieurs articles sont disponibles dans le centre d’aide pour vous aider à gérer le temps de travail et préparer la paie. Gestion du temps et de la paie