Pourquoi est-ce important pour vous?
Pour préparer la paie chaque mois avec des données justes et fiables, Skello propose un accompagnement spécifique sur les différents onglets : employés, planning et rapport. Comprendre l'utilisation de ces fonctionnalités permet d'assurer une préparation de paie précise et efficace.
Quelles sont les actions à faire depuis l’espace Employés ?
Certaines informations SIRH sont nécessaires dans l’espace Employés pour obtenir un rapport de paie complet. Skello permet d’identifier rapidement si certains employés ont un profil incomplet.
Étapes à suivre :
Afficher les profils incomplets :
Cliquez sur Afficher dans l’encadré violet en haut à gauche de la liste des employés. Les employés dont les profils sont incomplets apparaissent dans la liste.
En cliquant sur Quitter, vous pouvez revenir à la liste de tous les employés actifs ou archivés dans l’établissement.
Sélectionner le profil de l’employé(e) :
Le profil s’ouvre automatiquement sur la catégorie qui doit être complétée : Informations personnelles, données contractuelles ou dossier RH. Les données manquantes sont mises en avant grâce à un encadré violet.
Si plusieurs catégories doivent être complétées, le profil employé s’ouvre sur la page Informations personnelles. Les catégories à compléter sont mises en avant avec une pastille violette. Cliquez sur chaque catégorie à compléter pour visualiser les données manquantes.
Aide supplémentaire
Plusieurs articles sont disponibles dans le centre d’aide pour vous aider à créer et gérer les profils des employés. Gestion des employés
Quelles sont les actions à faire depuis le planning ?
Mise à jour et verrouillage de la semaine
Lorsque le planning d’une semaine est mis à jour avec les heures travaillées et les absences des employés, il est possible de verrouiller la semaine pour la paie.
Verrouiller pour la paie :
Cliquez sur les trois points en haut à droite du planning.
Choisissez Verrouiller pour la paie dans le menu déroulant.
Lorsque la période est verrouillée pour la paie, l’administrateur système de l’établissement est informé par une notification. Il devient le/la seul(e) autorisé(e) à déverrouiller le planning pour y apporter des modifications.
Aide supplémentaire
Pour en savoir plus sur l’utilisation des verrous sur Skello, consultez cet article :
Quelles sont les actions à faire depuis le rapport ?
L’onglet Rapport donne accès à toutes les variables utiles à la préparation de la paie dans un même document.
Sélection de la période de paie
Une fois la période de paie sélectionnée en haut à gauche de la page du Rapport, deux cas de figure sont possibles :
Cadenas vert :
Un cadenas vert apparaît à côté de la période du rapport lorsque toutes les journées de la période ont été verrouillées pour la paie. Ce cadenas confirme que les données du planning sont à jour et ne peuvent plus être modifiées par les managers. Le rapport peut être exporté pour préparer la paie des employés.
Mention surlignée en violet :
Si toutes les journées de la période n’ont pas été verrouillées pour la paie, une mention surlignée en violet apparaît. Cliquez sur Afficher pour visualiser quelles sont les semaines et les jours qui doivent encore être verrouillés pour la paie. Une pastille violette apparaît également à côté de chaque semaine du rapport pour identifier les semaines à verrouiller en un coup d’œil.
Envoi de notification aux managers
Un e-mail pré-rédigé est proposé pour envoi à un ou plusieurs managers, encourageant une vérification des données du planning et une validation grâce au verrou pour la paie. Cliquez sur le bouton bleu Envoyer un e-mail.
Exportation et verrouillage du rapport
Lorsque toutes les données sont verrouillées pour la paie, les éléments violets disparaissent et le verrou devient vert à côté de la période de paie.
💡 Le rapport de paie peut être exporté depuis le bouton bleu Options d’exports.
Une fois les paies envoyées, le rapport peut être verrouillé en rouge pour indiquer à tous les administrateurs et managers qu’il ne doit plus être modifié.
Aide supplémentaire
Plusieurs articles sont disponibles dans le centre d’aide pour vous aider à gérer le temps de travail et préparer la paie. Gestion du temps et de la paie