Perché è importante?
Sottoscrivendo l'opzione di firma elettronica, è possibile inviare ai dipendenti vari tipi di documenti da far firmare online in modo sicuro.
L'opzione di firma elettronica può essere utilizzata anche per far firmare ai dipendenti i fogli di presenza settimanali.
Come inviare i documenti per la firma?
Accesso all'opzione di firma elettronica
L'opzione di firma elettronica dei documenti è accessibile dalla sezione Dipendenti > Documenti.
Tutti i documenti aggiunti alle schede dei dipendenti possono essere inviati per la firma elettronica, sia che siano stati creati utilizzando un modello di documento su Skello sia che siano stati importati dall'esterno.
I documenti importati devono essere salvati in formato PDF prima di poter essere inviati per la firma.
Quando si crea un documento utilizzando un modello di documento
Quando si crea un documento utilizzando un modello di documento su Skello, è possibile inviarlo per la firma subito dopo la sua creazione.
Al termine della creazione del documento, appare una finestra che conferma che il documento è stato salvato nell'area personale del dipendente e propone di inviarlo per la firma o semplicemente per e-mail, senza firma elettronica.
Se il documento non viene inviato per la firma in questa fase, può essere inviato successivamente tramite il documento salvato.
Una volta che il documento è stato salvato o importato nell'area personale del dipendente
Fai clic sui tre punti a destra della riga del documento.
Seleziona Invia per la firma.
Selezione del/dei firmatario/i
Viene visualizzata una finestra per selezionare il/i destinatario/i del documento per la firma elettronica.
Per impostazione predefinita, il documento viene inviato al dipendente nella cui area personale è archiviato il documento.
È possibile aggiungere un secondo firmatario: solo i manager con autorizzazione di Amministratore di sistema o Master avanzato possono essere selezionati come secondi firmatari.
Per poter essere selezionato, il manager deve avere un indirizzo email valido inserito nella propria scheda.
È possibile aggiungere le iniziali del dipendente e del manager in fondo a ogni pagina del documento selezionando la casella "Aggiungi iniziali in fondo a ogni pagina".
Preparare il documento prima dell'invio
Una volta selezionato il/i firmatario/i, una nuova finestra offre la possibilità di visualizzare il documento per:
Rivedere il contenuto del documento prima di inviarlo.
Posizionare il riquadro per la/le firma/e sul documento.
Fai clic sulle frecce a destra e a sinistra del documento per navigare tra le pagine. Fai clic sull'icona della lente di ingrandimento per ingrandire la pagina.
Fai clic nel punto della pagina in cui desideri posizionare la firma. Per aiutarti a definire il posizionamento della firma, ti verrà fornita un'anteprima.
Se la firma non è posizionata correttamente, fai clic sulla croce a destra del nome del firmatario per modificarne la posizione.
Invio del documento per la firma
I firmatari ricevono un'e-mail che li invita a firmare il documento. Possono accedere al documento, leggerlo e scegliere di firmarlo.
Sotto la firma del firmatario vengono aggiunte automaticamente le parole "Letto e approvato" e la data della firma.
Vengono inviati promemoria automatici ai firmatari se non firmano il documento: vengono inviati tre promemoria ogni due giorni.