Come manager, puoi creare e centralizzare i modelli di documenti amministrativi nella stessa area e riutilizzarli per tutti i tuoi dipendenti.
Per sapere come gestire i documenti aggiunti a Skello, ti invitiamo a leggere questi articoli:
Disponibile nell'offerta RH Expert.
Come creare un modello di documento?
Per un solo dipendente
Questa funzionalità è accessibile da Impostazioni > Gestione dei modelli > Crea un modello.
È accessibile a tutti gli amministratori di sistema e ai livelli di autorizzazione master standard/avanzato, pianificatore standard/avanzato e accesso in sola lettura standard/avanzato, purché abbiano accesso all'autorizzazione associata.
Come creare un modello di documento
La creazione di un modello di documento comporta la stesura di un corpo di testo fisso e l'aggiunta di variabili che verranno automaticamente compilate con le informazioni inserite nelle schede dei dipendenti quando il modello viene utilizzato.
Fai clic su + Crea un modello: Viene visualizzata una pagina vuota che consente di redigere il corpo del testo.
💡 Copia/incolla: È possibile copiare/incollare da un documento già creato in formato testo, Word o PDF.
Personalizza l'impaginazione del corpo del testo dalla barra degli strumenti nella parte superiore della pagina:
Stile del testo
Tipo di blocco (titolo, sottotitolo, paragrafo, ecc.)
Dimensione e tipo di carattere
Grassetto, Corsivo, Sottolineato, Barrato
Colore di evidenziazione, Colore del testo
Impaginazione
Sinistra, Centrato, Destra, Giustificato
Interlinea
Interruzione di pagina
Numerazione
Elenco ordinato, Elenco non ordinato
Righello
Multimedia
Collegamento ipertestuale
Tabella
Cronologia
Annulla
Ripristina
Aggiunta di variabili: Sulla destra della pagina, seleziona le variabili corrispondenti ai dati personali e contrattuali inseriti nella scheda del dipendente e dell'azienda (cognome, nome, data di nascita, indirizzo, date del contratto, ecc.)
Per aggiungere una variabile al corpo del testo:
Posiziona il puntatore del mouse sulla variabile e fai clic per selezionarla.
Tieni premuto il pulsante del mouse e trascina la variabile nell'area desiderata del documento per aggiungerla.
La variabile può essere rimossa dal documento facendo clic sulla croce a destra del riquadro.
Aggiungere immagini: Nella parte destra della pagina, puoi caricare e aggiungere immagini (logo, ecc.) e spostarle nel documento.
Per aggiungere un'immagine al corpo del testo:
Posiziona il mouse sull'immagine e fai clic per selezionarla.
Tieni premuto il clic con il mouse e sposta l'immagine nella zona desiderata sul documento per inserirla. Puoi modificarne le dimensioni e spostarla dove vuoi nel documento.
L'immagine può essere eliminata dal documento selezionandola e facendo clic sul pulsante di eliminazione della tastiera.
Queste immagini vengono automaticamente aggiunte alla tua libreria e potranno essere riutilizzate per le prossime creazioni di modelli.
Salva il modello: Una volta aggiunto il testo del corpo e le variabili al modello di documento, fai clic sul pulsante Salva in alto a destra della pagina e scegli un titolo per il modello.
Il modello salvato può essere consultato e modificato, se necessario, da Impostazioni stabilimento > Modelli di documenti amministrativi.
Come utilizzare un modello di documento?
Come utilizzare un modello di documento
Una volta salvato nelle impostazioni dello stabilimento, il modello di documento può essere utilizzato dai dipendenti dello stabilimento:
Accedere alla scheda del dipendente:
Dipendenti > Scheda del dipendente > Documenti
Creare un documento: Nell'area Documenti della scheda del dipendente, fai clic sul pulsante Crea un documento e seleziona il modello di documento desiderato.
Completamento automatico: Quando utilizzi il modello per un dipendente, le variabili aggiunte al modello vengono completate automaticamente con i dati personali e contrattuali inseriti nella scheda del dipendente.
È possibile visualizzare in anteprima la versione finale del documento facendo clic sull'icona dell'occhio in alto a destra.
Per più dipendenti
Disponibile nell’offerta HR Expert
Una volta che il modello di documento è stato salvato nelle impostazioni dell’azienda, può essere utilizzato per i dipendenti dell’azienda:
Accedi allo spazio Dipendenti > Gestione collettiva dei documenti (icona in alto a destra)
Clicca su “Crea un documento da un modello”
Seleziona i dipendenti e/o i team per i quali desideri creare il documento
Scegli se richiedere o meno una firma elettronica
Scegli la cartella in cui il documento sarà archiviato
Scegli il tuo modello di documento
Anteprima del modello e di un esempio del documento finale in PDF con le informazioni di uno dei destinatari. Una volta che tutto è corretto, clicca su “Crea i documenti”
Compilazione automatica: quando il modello è utilizzato per più dipendenti, le variabili aggiunte al modello vengono automaticamente completate con i dati personali e contrattuali presenti nella scheda di ciascun dipendente
Se nella scheda del dipendente mancano una o più informazioni corrispondenti alle variabili del modello, il documento non può essere creato. A sinistra del nome del documento appare un punto rosso con un punto esclamativo. Spostando il puntatore del mouse su questo punto, viene visualizzato un elenco di variabili non compilate, che mostra ciò che deve essere compilato nella scheda del dipendente prima che il documento possa essere creato.
Salvare e inviare il documento:
Una volta completato, il documento può essere salvato in formato PDF direttamente nell'area Documenti del dipendente.
Il documento salvato può poi essere inviato via e-mail al dipendente dalla piattaforma.
È necessario inserire un indirizzo e-mail nel file del dipendente per poter inviare il documento via e-mail.
Se l'opzione Firma elettronica dei documenti è attivata, il documento può anche essere inviato al dipendente per la firma elettronica dalla piattaforma. Ulteriori informazioni sulla firma dei documenti |
Il documento salvato può quindi essere visualizzato, condiviso ed eliminato dall'area personale del dipendente.
Scopri come gestire i documenti come manager o come dipendente.