Perché è importante per te?
L'archiviazione di un dipendente in partenza aiuta a mantenere un planning pulito e preciso. Il ripristino di un dipendente reintegrato ne facilita il ritorno senza perdere alcuna informazione.
Come archiviare un dipendente?
Contesto dell'archiviazione
Quando un contratto termina, il dipendente rimane visibile nel planning per gestire le date o creare un nuovo contratto. Se il dipendente non lavora più, la sua scheda deve essere archiviata in modo che scompaia dai planning.
Per i lavoratori stagionali, archivia la loro scheda alla fine del contratto e ripristinarlo al loro ritorno.
Come funziona l'archiviazione
Accedi alla scheda del dipendente tramite la scheda Dipendenti.
Fai clic su "Archivia dipendente".
Scegli la data di archiviazione
L'archiviazione può essere retroattiva o programmata. Il dipendente viene archiviato la sera della data scelta.
Dopo l'archiviazione, il dipendente appare nel planning fino alla domenica della settimana di archiviazione scelta.
Ad esempio, un dipendente archiviato a partire dal martedì della settimana 45 apparirà nel planning fino alla domenica della settimana 45. Non sarà più visibile dal lunedì della settimana 46.I turni futuri che erano stati assegnati al dipendente ora archiviato vengono eliminati o spostati nella riga Non assegnati (se questa opzione è attiva).
Tutte le richieste di assenza, disponibilità e trasferimento di turno vengono cancellate una volta archiviate.
Nota
Elenco dei dipendenti archiviati: Scheda "Archiviati" nell'area Dipendenti.
Report di paga: Il dipendente appare per un mese dopo l'archiviazione.
Accesso all'account: Eliminato dopo l'archiviazione.
Indirizzo e-mail: viene cancellato automaticamente al momento dell'archiviazione e deve essere nuovamente compilato al momento del ripristino.
Modello di planning: Turni spostati in Non assegnati se l'opzione è attivata.
Per ulteriori informazioni sulla riga dei turni Non assegnati, ti invitiamo a leggere il seguente articolo: Come attivare e utilizzare la riga dei turni non assegnati nel planning?
L'archiviazione riguarda tutti gli stabilimenti dell'organizzazione. Se desideri eliminare l'accesso a uno o più stabilimenti, ma non a tutti, non archiviare il dipendente. Sarà infatti sufficiente rimuovere l'accesso allo stabilimento in questione dalla scheda del dipendente interessato.
Per ulteriori informazioni sulla gestione degli stabilimenti a cui i dipendenti hanno accesso, ti invitiamo a leggere il seguente articolo: Come impostare l'accesso dei dipendenti a reti e stabilimenti?
Come ripristinare un dipendente archiviato?
Funzionamento del ripristino
In caso di errore o di reintegro del dipendente nello stabilimento, ripristinane la scheda.
Accedi alla scheda archiviata.
Fai clic su "Ripristina dipendente".
Il ripristino è immediato e il dipendente diventa nuovamente attivo.
Se la compensazione delle ore supplementari è attivata, il contaore deve essere azzerato manualmente dopo il ripristino.
Cosa devo fare se il mio collaboratore è attivo ma non compare nel planning?
Controlla la scheda del dipendente:
Accedi alla scheda del dipendente in questione in Informazioni personali.
Scorri verso il basso e seleziona Mostra nel planning.
Controlla i filtri attivi nel planning:
Verifica che l'icona del filtro non sia blu.
Disattiva tutti i filtri attivi.
Controlla i dati contrattuali:
Verifica che la data di inizio del contratto non sia futura.
Per ulteriori informazioni sulla gestione dei contratti di lavoro, ti invitiamo a leggere il seguente articolo: Come aggiungere un contratto per i dipendenti?
Come eliminare definitivamente una scheda di dipendente?
Si dovrebbe cancellare definitivamente un record di dipendente solo se il dipendente non ha mai lavorato nel tuo stabilimento. L'eliminazione della scheda di un dipendente cancella definitivamente tutti i dati associati.
Se disponi delle autorizzazioni necessarie, è possibile archiviare i record dei dipendenti direttamente da Skello. Tuttavia, per effettuare una cancellazione definitiva, contattaci tramite la chat o via e-mail all'indirizzo hello@skello.io.
Affinché la richiesta venga elaborata, deve essere effettuata da un utente con il livello di autorizzazione "Amministratore di sistema".